Vérification du cadre de dotation de l'ACIA - Rapport de vérification
4.0 Annexes
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Annexe A – Critères de vérification
Les critères ont été élaborés à partir des principales mesures de contrôle établies dans le manuel Auditing Employee Hiring and Staffing de la fondation de recherche de l'Institut des auditeurs internes, le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation 2014-2015 de la Commission de la fonction publique du Canada et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général.
Les critères de vérification sont organisés en fonction des secteurs d'intérêt suivants :
Secteur d'intérêt 1 : Les valeurs de dotation sont intégrées à tous les aspects de la dotation, y compris les politiques, les pratiques, les outils, la formation et les communications.
1. Les valeurs de dotation sont suffisamment définies et communiquées, le respect pour celles-ci est renforcé, et la conformité est surveillée.
Secteur d'intérêt 2 : L'efficience et l'efficacité dans la dotation sont réalisées par la planification, le ressourcement et la surveillance.
2. Il existe des plans de dotation qui sont harmonisés aux plans d'activités et aux objectifs organisationnels, mis à jour au besoin, communiqués et mis en œuvre.
3. Un cadre de mesure du rendement est en place pour surveiller l'efficience et l'efficacité de la dotation de l'ACIA.
4. Des mécanismes efficaces de surveillance et de reddition de comptes sont en place pour fournir à la direction des renseignements exacts, pertinents et fiables pour la prise de décisions.
Secteur d'intérêt 3 : La mise en œuvre du cadre de dotation a été planifiée et gérée de façon à assurer la bonne compréhension, l'acceptation et la conformité des intervenants.
5. Un plan de projet a été établi pour la mise en œuvre du cadre de dotation de 2013. Il décrit les phases, les ressources, les intervenants, les principales activités et les échéances. Les progrès par rapport au plan font l'objet d'un suivi, et des ajustements sont apportés au besoin.
6. Les cadres de gouvernance et de gestion des risques soutiennent la conception et la mise en œuvre du cadre de dotation.
7. Les rôles, les responsabilités et les obligations relativement à la dotation ont été établis et communiqués.
8. Des politiques, des lignes directrices, des outils et de la formation en matière de dotation ainsi que des ressources de la DGRH sont en place pour que les intervenants s'acquittent efficacement de leurs responsabilités et obligations en la matière.
Annexe B – Organigramme illustrant les fonctions liées à la dotation
Annexe C – Réponse et plan d'action de la direction
Recommandation 1 : Le vice-président de la DGRH doit s'assurer que des contrôles de gestion de base sont en place pour soutenir le cadre de dotation de l'Agence. L'ensemble des politiques de dotation devraient être mises à jour, et une entente devrait être conclue concernant les rôles et les responsabilités en matière de dotation, du début à la fin, y compris les obligations, la surveillance et la tenue de dossiers relativement à la dotation à l'ACIA.
Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) | Date cible | Responsables |
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La Politique sur le cadre de dotation (PCD) a été mise à jour en avril 2016 et elle sera remplacée par le cadre de dotation et de recrutement, la politique en matière de dotation et de recrutement et les lignes directrices précises en matière de dotation. Le nouvel ensemble de politiques apporte des précisions relatives aux rôles, aux responsabilités et aux obligations à l'égard de la dotation. | Avril 2016 – le cadre de dotation et de recrutement ainsi que la politique et les lignes directrices qui ont été mis à jour seront diffusés dans le Bulletin d'information national du 21 avril 2016 en plus d'être affichés sur Merlin | VP-DGRH |
On a défini les rôles et les responsabilités de la dotation collective des directions générales, des représentants des directions générales et des ressources humaines, et on les a communiqués aux directions générales. | Février 2016 (terminé) | Directeur, Direction des services de RH |
Une équipe spéciale de dotation sera formée afin d'examiner le cadre de dotation et de recrutement, ainsi que les politiques, les lignes directrices, les directives et la matrice de responsabilisation. | Juin 2016 – formation de l'équipe spéciale de dotation Examen du cadre, de la politique et des lignes directrices à effectuer pour le mois d'août 2017 Diffusion du cadre, de la politique et des lignes directrices révisés sur Merlin pour novembre 2017 |
Directeur, Direction des services de RH |
L'équipe spéciale de dotation effectuera un exercice d'évaluation des risques afin de cerner les secteurs à risque élevé, moyen et faible qui serviront à orienter la matrice de responsabilisation de la dotation, l'ensemble des politiques et le prochain programme de surveillance. | Août 2016 |
Recommandation 2 : Le vice-président de la DGRH doit mettre en œuvre un système de surveillance axé sur les risques pour surveiller la conformité avec le cadre de dotation de l'Agence.
Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) | Date cible | Responsables |
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L'équipe spéciale de dotation établira un système de surveillance fondé sur les risques des activités de dotation de l'Agence afin d'assurer la conformité au cadre de dotation et de recrutement et à la matrice de responsabilisation de la dotation de l'Agence. | Novembre 2016 – établissement du système de surveillance. Décembre 2016 – mise en œuvre du système de surveillance Avril 2017 – premier cycle d'établissement de rapports sur les activités du quatrième trimestre de 2016-2017 |
Directeur, Direction des services de RH |
Recommandation 3 : Le vice-président de la DGRH doit continuer de déployer des efforts afin de promouvoir la planification des RH stratégiques de la DG ainsi que la planification consolidée des RH à l'échelle de l'Agence en vue de fournir des commentaires sur les besoins globaux en matière de RH de l'ACIA, les lacunes importantes liées aux compétences, l'offre et la demande de talents essentiels et les stratégies de ressourcement ciblées.
Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) | Date cible | Responsables |
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L'équipe de soutien aux secteurs d'activité des RH travaillera en collaboration avec toutes les directions générales afin d'établir des plans pour chaque direction générale, lesquels seront intégrés au plan des RH de l'Agence, qui émane d'un plan des activités organisationnelles intégrées. Le plan fera correspondre les exigences et les besoins des RH aux priorités ministérielles indiquées dans le plan d'activités de l'organisation. Il présentera les lacunes sur le plan des compétences, des ensembles d'habiletés et des talents en vue de satisfaire aux besoins futurs de l'Agence sur le plan des RH. | Mai – octobre 2016 : Décembre 2016 : Consultations-lacunes actuelles et futures dans l'effectif -validation. Septembre - Décembre 2016 : Réalisation de l'analyse des lacunes par la direction générale Décembre 2016 : Élaboration et validation des plans des directions générales Mars 2017 : Intégration dans le plan des RH de l'agence-aux fins d'approbation Avril 2017 : Diffusion sur Merlin du Plan stratégique de l'effectif de l'Agence et suivi par rapport au progrès. |
Directeur exécutif, Soutien des secteurs d'activité |
Recommandation 4 : Le vice-président de la DGRH doit s'assurer que les spécialistes des RH et les gestionnaires ont facilement accès aux renseignements et aux mécanismes contenant des directives exhaustives et claires, dont les exigences liées à la tenue de dossiers, lors de l'application du cadre de dotation de l'Agence.
Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) | Date cible | Responsables |
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En collaboration avec la Direction générale de la GI/TI et l'APC, l'équipe spéciale de dotation et la Division du recrutement examineront et mettront à jour les éléments suivants afin de les harmoniser avec l'ensemble des politiques de dotation de l'Agence :
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Septembre 2016 – examen et nettoyage de Merlin Octobre 2016 – établissement des exigences relatives à la tenue de dossiers Décembre 2016 – communication des besoins en matière de tenue de dossiers aux spécialistes et gestionnaires des RH Juillet 2017 – mise à jour des modules de formation en fonction de l'examen du cadre |
Directeur, Direction des services de RH |
Recommandation 5 : Le vice-président de la DGRH doit élaborer et mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement (CMR) officiel pour évaluer la mesure dans laquelle le cadre de dotation atteint ses objectifs. Le CMR doit inclure des indicateurs avec des objectifs et des échéances, des données de rendement mesurables et des processus de surveillance et de reddition de comptes.
Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) | Date cible | Responsables |
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L'équipe spéciale de dotation établira un cadre de mesure du rendement officiel pour la surveillance des activités de dotation de l'Agence, y compris des normes de services, des mesures et des cibles de rendement, et elle déterminera une stratégie ainsi que des mécanismes de production de rapports. | Novembre 2016 – établissement des mesures de rendement et des exigences relatives aux données Janvier 2017 – mise en œuvre des mesures prêtes pour la collecte de données Avril 2017 – premier cycle d'établissement de rapports sur les activités du quatrième trimestre de 2016-2017 |
Directeur, Direction des services de RH |
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