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Remplir le formulaire CFIA/ACIA 5344 – Formulaire de demande vérification à l'exportation – Annexe H

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Définitions

Demandeur

Le demandeur est un exploitant d'un établissement licencié.

Formulaire de demande vérification à l'exportation – Annexe H (CFIA/ACIA 5344)

Ce formulaire est rempli pour chaque envoi destiné à l'exportation et soumis par le demandeur au vétérinaire officiel de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) ou à l'inspecteur de l'établissement demandeur. L'Annexe H (CFIA/ACIA 5344) comprend les trois (3) parties. Le Partie 1 et le Partie 2 sont remplies par le demandeur. Le Partie 3 est remplie par l'inspecteur de l'établissement demandeur.

Partie 1 :
Décrit le demandeur, la destination du produit, le site d'inspection, etc.

Partie 2 :
Sert à attester de la conformité du produit de viande décrit dans la Partie 1. La section intitulée Attestation supplémentaire permet à l'établissement de fabrication ou d'expédition de faire une déclaration lorsque le demandeur n'a pas d'information pour attester à aucun des cinq (5) éléments.

Partie 3 :
Utilisée par l'inspecteur pour déclarer qu'une vérification finale a été effectuée (voir les Procédures à suivre pour vérifier un envoi de produits carnés destinés à l'exportation) et que l'envoi est, sur la foi de cette vérification, jugé admissible à l'exportation vers le pays désigné.

Établissement du demandeur

L'établissement du demandeur est l'exploitant de l'établissement licencié qui soumet une demande de certification. Cet exploitant reçoit le certificat d'exportation du personnel du l'ACIA, et remplit la Partie 1 et la Partie 2 de l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344), le Certificat officiel d'inspection des viandes (COIV) et les annexes, générales ou par pays, additionnelles si nécessaire.

Établissement de fabrication

Le dernier établissement licencié où le produit de viande a été conditionné. C'est le numéro de l'établissement de fabrication qui apparaît dans l'estampille d'inspection apposée sur l'emballage final de présentation.

Établissement d'expédition

L'établissement licencié où l'envoi est assemblé et vérifié. Peut désigner un établissement ou les activités relatives à l'abattage sont effectuées, un établissement de transformation, ou une installation d'entreposage.

Vétérinaire officiel

Le vétérinaire officiel est un inspecteur vétérinaire nommé ou désigné à titre d'inspecteur par l'ACIA.

Procédures à suivre pour vérifier un envoi de produits carnés destinés à l'exportation

L'Annexe H (CFIA/ACIA 5344) est remplie pour chaque lot de produit destiné à l'exportation par une personne responsable au nom de l'exploitant/du demandeur. Cette personne doit avoir une connaissance pratique des exigences du pays importateur et des normes de conformité du produit, pour pouvoir émettre la déclaration de conformité.

Pour mettre-à-jour leurs connaissances pratiques des exigences des pays importateurs, les opérateurs peuvent conserver un Plan du programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE) bien entretenu. Les informations contenues dans le plan du PCCE peuvent inclure:

Une copie de l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344) avec des numéros superposés correspondant aux directives pour compléter le formulaire peut être fournie aux demandeurs par l'inspecteur de son établissement de viande.

Partie 2 : Déclaration de conformité

L'élément 1 identifiés dans la Partie 2 du formulaire peut être complété par le demandeur quand le pays importateur n'a pas des exigences plus strictes que les exigences canadiennes.

Lorsqu'un produit de viande sera exporté d'une installation qui n'est pas l'établissement de fabrication et que le pays importateur a des exigences plus strictes que les exigences canadiennes, une déclaration de l'exploitant de l'établissement de fabrication à l'effet que le produit est conforme aux exigences du pays importateur doit être reçu, comme attestation supplémentaire (Annexe H – Partie 2, élément 1). Cette déclaration devra être corroborée par l'inspecteur de l'établissement de fabrication dans la Partie 2, section attestation supplémentaire du formulaire.

Dans la situation suivante, lorsque des nombreuses exportations journalières ont la même origine, c'est-à-dire fabriqués dans le même établissement de fabrication, sont destinées vers le même pays importateur, les produits sont de la même espèce et ces produits sont expédiés du même établissement d'expédition, une alternative à l'utilisation continuelle de l'attestation supplémentaire par l'établissement de fabrication serait une déclaration écrite que le produit est conforme aux exigences du pays importateur émise par l'établissement de fabrication à l'établissement d'expédition. Dans ce cas, si l'établissement d'expédition (demandeur) est d'accord pour accepter la responsabilité pour l'établissement de fabrication, l'établissement d'expédition (demandeur) peut le faire en certifiant les éléments d'exportation normalement réservés à l'établissement de fabrication. Une confirmation écrite de l'éligibilité d'exporter des produits de viande spécifiques de l'établissement de fabrication doit être reçue par l'établissement d'exportation (demandeur) immédiatement après une modification au statut d'exportation actuel de l'établissement de fabrication ou immédiatement après une modification des exigences applicables du pays importateur. Cette confirmation écrite devrait aussi être corroborée par l'inspecteur de l'établissement de fabrication.

Partie 3 : Déclaration de vérification

Lorsqu'il reçoit un formulaire d'Annex H (CFIA/ACIA 5344), l'inspecteur doit, avant de le signer, en vérifier la Partie 1 et la Partie 2 pour s'assurer qu'elles sont dûment remplies. L'élément 1 de la Partie 2 (Déclaration de conformité) signifie que l'établissement est admissible à l'exportation et que le produit de viande à exporter est conforme aux exigences techniques du pays de destination. L'inspecteur chargé de vérifier la demande doit informer le demandeur que le processus peut être accéléré si le formulaire est accompagné de tous les documents nécessaires à l'appui. Quand le demandeur n'est pas le même que l'établissement de fabrication, l'inspecteur doit vérifier que les déclarations reliées à l'application des documents de soutien émis par l'établissement de fabrication.

Autorisation de l'utilisation des marques d'exportation et délivrance du certificat d'exportation

Lorsque l'information fournie ci-dessus est jugée satisfaisante, l'inspecteur :

Alternativement, un inspecteur peut attribuer un certain nombre de certificats d'exportation vierges à l'exploitant avant la présentation de l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344). Le nombre de certificats doit être en relation avec le volume d'exportation, par exemple, le stock d'une semaine. Pour ce faire, l'opérateur doit avoir mis en place des procédures écrites acceptables à l'inspecteur de l'ACIA pour assurer le contrôle des certificats. Chaque certificat délivré au titulaire de licence doit être enregistré dans le registre de l'ACIA et l'exploitant doit maintenir les certificats sous contrôle de sorte que chaque certificat soit justifié à tout moment.

L'inspecteur peut délivrer les certificats d'exportation et permettre l'estampillage des boîtes durant les heures d'inspection approuvées même s'il n'est pas présent dans l'établissement. Il doit, cependant, vérifier au préalable que l'exploitant a :

L'inspecteur peut permettre à l'exploitant d'utiliser un timbre-estampille inviolable d'exportation généré par ordinateur ou un timbre autocollant inviolable sur lequel l'estampille d'exportation est appliquée manuellement. Ceux-ci sont considérés comme des étiquettes d'exportation. Ce type d'étiquette ne doit pas être confondu avec la reproduction de timbres d'exportation Annexe O : Formulaire de commande pour les timbres d'exportation (CFIA/ACIA 4091). L'exploitant doit soumettre des procédures écrites à l'inspecteur pour approbation et l'intégrer aux procédures d'exportation de l'établissement. Aux procédures écrites soumises à l'inspecteur pour fins d'approbation, doivent s'ajouter des mesures de contrôle relatives à :

L'exploitant doit maintenir un registre indiquant le nombre de timbres-estampilles générés, le nombre utilisé, et le nombre détruit le cas échéant.

Estampilles et timbres d'exportation

Estampilles d'exportation

Sauf dans les cas lorsque des timbres d'exportation sont utilisés, l'étampe d'exportation ou l'étiquette d'exportation devra être apposée sur les contenants d'expédition des produits de viande destinés à l'exportation. L'estampille d'exportation garantit que l'expédition a reçu une inspection finale avant d'être exportée et permet d'identifier l'envoi à la certification. Les étampes doivent demeurer sous le contrôle de l'inspecteur comme toute autre étampe officielle. À la discrétion de l'inspecteur, l'estampillage peut être fait par lui-même ou, sous sa surveillance, par un employé de l'établissement.

L'estampille d'exportation porte le numéro de licence de l'établissement d'expédition. Elle peut aussi porter le numéro de l'établissement de fabrication, si une demande écrite est présentée à cet effet par l'exploitant de l'établissement de fabrication.

Le tampon de caoutchouc reproduit une estampille ovale, à l'intérieur de laquelle se trouvent le mot « Canada » joint au numéro de l'établissement. A côté de l'ovale se trouvent les abréviations « Cert. No. Cert. » (numéro de certificat), et un espace où insérer des chiffres (voir l'Annexe L : Modèle d'estampille pour les cartons d'expédition). L'exploitant peut modifier le numéro du certificat apparaissant sur l'estampille d'exportation seulement lorsque cela est autorisé par un inspecteur. Les chiffres à insérer en dessus des abréviations doivent correspondre aux chiffres formant le numéro du certificat accompagnant l'expédition. Avant d'estampiller les boîtes, il faudra donc vérifier que les chiffres ont été placés selon la bonne séquence.

L'encre à utiliser, préférablement de couleur noire, est l'encre qui sert habituellement à imprimer sur papier, carton ou tout autre matériau similaire. Il faudra voir à ce que l'impression de l'estampille sur les boîtes soit entière et nettement lisible et soit appliquée en un endroit réservé à cette fin.

Lorsqu'un certificat de remplacement doit être émis et que le numéro du premier certificat a déjà été estampillé sur les boîtes, le numéro du premier certificat devra apparaître sur le nouveau certificat. En outre, une mention devra être inscrite sur le nouveau certificat à l'effet qu'il s'agit d'un certificat remplaçant le premier certificat.

« Ce certificat annule et remplace le certificat no space (numéro du premier certificat) émis le space (date). »

Timbres d'exportation (CFIA/ACIA 4091)

Les timbres d'exportation (voir Annexe M : Modèle sceau pour les certificats d'exportation) devront être utilisés uniquement pour les produits de viande destinés à la Suisse et la Russie selon les circonstances. L'Union Européenne (UE) exige que tous les contenants d'expédition soient scellés avec la marque de salubrité. Veuillez consulter les sections des pays associés dans la Bibliothèque des exigences en matière d'exportation pour plus d'informations.

Il n'est généralement pas permis de poser des timbres d'exportation sur les cartons de produits de viande destinés à l'entreposage avant exportation. Une exception peut cependant être faite pour les lots bien identifiés, dont la destination est connue, couverts par les certificats d'exportation dûment complétés, et seulement pour une courte période, en attendant le chargement final.

Les timbres d'exportation doivent être apposés à la jonction du couvercle et du contenant ou au-dessus d'un ruban encerclant la boîte. Cette méthode a pour but de prévenir toute manipulation frauduleuse du produit.

Les timbres d'exportation garantissent que l'expédition a reçu une inspection finale avant d'être exportée et permettent d'identifier l'expédition à la certification.

Un contrôle rigoureux doit être exercé sur les timbres d'exportation. On doit enregistrer le numéro de série des timbres en inventaire (voir Annexe P : Formulaire d'inventaire). Chaque fois qu'un timbre est utilisé, le numéro de série doit être enregistré avec une référence au numéro de série du certificat d'exportation correspondant. Comme pour les certificats, les timbres d'exportation doivent être gardés sous clés. Les timbres d'exportation doivent êtres apposés sous le contrôle d'un inspecteur (voir Annexe Q : Registre d'utilisation).

Les timbres d'exportation sont des formulaires officiels (CFIA/ACIA 4091). Le groupe de la Gestion des formulaires de l'ACIA est responsable de fournir à chaque bureau régional les spécifications applicables aux formulaires. Les dimensions de l'estampille apparaissant dans le timbre d'exportation sont spécifiées à l'Annexe M : Modèle sceau pour les certificats d'exportation. Chaque timbre d'exportation doit porter un numéro de série. Les inspecteurs s'assureront que les numéros de série ne se répèteront pas. Le numéro de série et le numéro de licence de l'établissement, qui fait partie de l'estampille, rend le timbre d'exportation unique. Les timbres d'exportation autocollants doivent être inviolables. L'exploitant qui commande les timbres d'exportation autocollants est responsable de fournir les spécifications pour le papier et la colle qui devront être utilisés pour les fabriquer. L'inspecteur de l'établissement agréé sera responsable de spécifier quels numéros de série devront être utilisés sur les timbres d'exportation commandés. L'inspecteur sera aussi responsable de mettre en place les contrôles mentionnés ci-haut.

Pour faire une commande de timbre d'exportation, la Partie 1 du formulaire fourni à l'Annexe O : Formulaire de commande pour les timbres d'exportation doit être complétée par l'exploitant et présenté à l'inspecteur.

Remarque :

Tous les timbres d'exportation devront être payés par l'exploitant conformément aux instructions de l'imprimeur.

Remarque :

La marque de salubrité pour l'Union européenne (UE) est soumise aux mêmes contrôles que les timbres d'exportation.

Vérification visuelle de l'envoi

Pour les établissements qui ont développé des procédures écrites pour la vérification visuelle des produits à exporter, approuvés par l'inspecteur et si les programmes appropriés sont maintenus à la satisfaction de l'inspecteur signataire, les documents d'appui de ce programme peuvent être une preuve suffisante pour satisfaire les exigences d'exportation dans Partie 2 du formulaire (élément 4 et élément 5) sans la présence de l'inspecteur. Dans le contexte des procédures ci-haut mentionnées, la vérification de la quantité totale de produits de viande indiquée sur l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344) peut être effectuée par la vérification de ces documents d'appui au lieu de compter physiquement le nombre de boîtes. Également, la vérification du numéro de scellé du conteneur d'exportation inscrit sur le formulaire (le scellé officiel et le scellé de l'exploitant) peut aussi être effectuée par la vérification de document d'appui au lieu d'une vérification visuelle du scellé intact sur les portes du conteneur d'exportation. Dans le cas d'un scellé officiel, il est entendu que l'utilisation du scellé doit recevoir l'autorisation préalable de l'inspecteur.

Une fois que les estampilles et les timbres nécessaires sont apposés sur l'envoi, ce dernier doit être placé de façon à être facilement accessibles afin que l'inspecteur chargé de la vérification et l'employé désigné de l'établissement d'exportation puissent bien voir les produits dont il doit déterminer l'admissibilité à l'exportation. Une alternative, tel le « chargement en continu » dans les établissements de fabrication où l'équipe d'inspection est présente pour la vérification en continu du produit dont elle doit déterminer l'admissibilité à l'exportation, peut être considérée acceptable.

Avant la signature de l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344), certifiant l'élément 2 à l'élément 5 de la Partie 2, l'inspecteur chargé de la vérification et l'employé désigné de l'établissement d'exportation vérifient ce qui suit :

La vérification visuelle des éléments ci-dessus par l'inspecteur de l'ACIA peut être réalisée en examinant un échantillon représentatif du lot. La grandeur de l'échantillon est basée sur l'histoire de la conformité de l'établissement, le jugement de l'inspecteur, et les instructions du superviseur.

Lorsque tous les éléments susmentionnés ont été vérifiés et jugés satisfaisants, la direction de l'établissement atteste de la conformité de l'élément 2 à l'élément 5 de la Partie 2 concernant l'expédition dans l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344). Lorsque l'établissement d'expédition n'est pas l'établissement demandeur, l'inspecteur et la direction de l'établissement attestent de la conformité de l'élément 2 à l'élément 5 concernant l'expédition dans le champ approprié de la section intitulée attestation supplémentaire de l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344). Une fois la demande dûment remplie, celle-ci est retournée à l'inspecteur de l'installation demandeur.

Après avoir suivi les étapes décrites ci-dessus, l'inspecteur de l'établissement demandeur examine la conformité des documents d'exportation à signer. Dans ce processus de révision, l'inspecteur vérifie la concordance de l'information présente sur l'Annexe H (CFIA/ACIA 5344) avec l'information écrite sur le formulaire CFIA/ACIA 1454 et ses annexes respectives (voir Remplir le formulaire CFIA/ACIA 1454 – Certificat d'inspection pour les produits carnés).

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