Protocole : Contrôles requis pour l'éligibilité aux certificats d'exportation partiellement remplis

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• 1. Objectif
• 2. Portée
• 3. Autorisations
• 4. Définitions
• 5. Conditions d'admissibilité
  • 5.1 Admissibilité d'un établissement
  • 5.2 Admissibilité d'un produit
• 6. Exigences du protocole
  • 6.1 Contrôles de l'exportateur
  • 6.2 Surveillance de protocole et procédures d'action corrective
• 7. Administration des protocoles
  • 7.1 Renouvellement du protocole

1. Objectif

Le présent document fournit aux entreprises des lignes directrices concernant les critères d'admissibilité à la participation à un protocole pour recevoir des certificats d'exportation partiellement remplis ainsi que les exigences du protocole. Le protocole décrit le processus administratif que l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) suivra pour délivrer des certificats aux établissements qui répondent aux critères d'admissibilité décrits ci-dessous.

2. Portée

Les présentes directives s'appliquent aux établissements (voir 5.1 Admissibilité d'un établissement) qui sont titulaires de licence sur le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) et ont besoin de certificats d'exportation partiellement remplis pour les produits éligibles vivants et / ou frais (voir 5.2 Admissibilité d'un produit).

3. Autorisations

Loi sur la salubrité des aliments au Canada, (L.C. 2012, ch. 24)

Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, (DORS/2018-108)

Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

4. Définitions

Certificat partiellement remplis

Un certificat d'exportation rempli, signé et timbré par un inspecteur désigné en vertu de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada (LSAC) et contenant tous les renseignements devant figurer sur le certificat, à l'exception du destinataire (nom / adresse), taille et identification du lot (par exemple, nombre d'unités, poids, numéros de lot / code (s) de production, poids total), date de départ et mode de transport.

Certificat de remplacement

Les certificats de remplacement sont des certificats d'exportation délivrés pour remplacer un certificat original après que le produit a quitté le Canada. Un certificat de remplacement ne peut être délivré que par un inspecteur désigné de l'ACIA. Un certificat partiellement rempli ne doit pas être utilisé comme certificat de remplacement.

5. Conditions d'admissibilité

Les établissements peuvent participer à un protocole pour les certificats d'exportation partiellement remplis lorsque les critères définis dans cette section sont remplis. L'ACIA ne délivrera pas de certificats partiellement remplis si ces critères ne sont pas remplis.

5.1 Admissibilité d'un établissement

Licence pour la salubrité des aliments au Canada (SAC)

Seuls les établissements possédant licence pour la salubrité des aliments au Canada (SAC) valide de l'ACIA peuvent recevoir des certificats partiellement remplis.

Veuillez noter que les titulaires de licence pour la SAC dont l'exportation d'aliments est la seule activité sous licence ne sont pas éligibles pour recevoir des certificats partiellement remplis.

Les courtiers et les entrepôts frigorifiques ne sont pas admissibles à ce protocole.

Mesures de contrôle de la certification de l'exportation

L'établissement a un plan de contrôle préventif (PCP) et les mesures de contrôle de la traçabilité, acceptable par l'ACIA.

Les établissements ont une approche flexible lors de la construction d'un PCP. Les contrôles de certification à l'exportation pourraient être incorporés dans le PCP, ou écrits séparément dans le cadre d'un programme distinct d'un plan du Programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE). Voir le Guide de préparation d'un plan du programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE) pour plus de détails sur les éléments de contrôle de l'exportation.

Demande motivée

L'établissement a une raison valable pour les certificats d'exportation en dehors des heures de bureau normales de l'ACIA.

L'établissement a fourni une raison valable de demander des certificats d'exportation en dehors des heures de bureau normales de l'ACIA qui est fondée sur des considérations liées à l'expédition, la périssabilité du produit (voir 5.2 Admissibilité d'un produit), et les délais normaux d'obtention d'un certificat signé.

Antécédents en matière de conformité

L'établissement a des antécédents acceptables en ce qui a trait à la conformité de son produit et de son exportation.

L'établissement a des antécédents acceptables en ce qui concerne la conformité du poisson et des produits de la mer qu'il exporte déjà ainsi que l'exactitude des renseignements fournis pour la certification des envois.

Les défauts de conformité antérieurs peuvent rendre un établissement inadmissible à participer au présent protocole, auquel cas l'établissement doit suivre les procédures normales de certification de l'exportation. Voici quelques exemples :

• L'établissement a des antécédents de non-coopération.
• Le demandeur a falsifié ou forgé des documents ou des dossiers pendant qu'il était un exportateur.
• Des droits de certification demeurent impayés.
• L'ACIA a des preuves fondées de l'incapacité ou de l'indisposition de l'établissement à respecter les exigences.
• L'établissement a des antécédents de manquement aux exigences d'exportation d'un pays étranger.
• Le contrôle et le suivi inadéquats des certificats partiellement remplis.

5.2 Admissibilité d'un produit

Les produits éligibles à la certification à l'aide de certificats d'exportation partiellement remplis sont :

• poissons vivants;
• crustacés vivants (par exemple : crabes, homards);
• mollusques bivalves vivants (par exemple : huîtres, palourdes, moules);
• entier frais;
• frais paré.

Le poisson peut être d'origine nationale ou importée. Les produits doivent être étiquetés de manière à répondre aux exigences du RSAC. Les produits qui ne répondent pas au RSAC doivent satisfaire aux exigences du pays importateur (pour plus de détails, consultez la Politique relative à l'exportation d'aliments non conformes).

Les produits pour lesquels des certificats partiellement remplis sont délivrés doivent être en possession de l'expéditeur au moment où le certificat est rempli par l'expéditeur.

6. Exigences du protocole

L'établissement doit élaborer un protocole écrit qui réponde aux exigences du présent document d'orientation. Les contrôles et procédures doivent être mis en œuvre afin de garantir le maintien de l'intégrité des certificats d'exportation et des envois certifiés délivrés.

6.1 Contrôles de l'exportateur

Les établissements doivent soumettre au bureau local de l'ACIA un protocole écrit qui présente les éléments suivants :

Engagement de la direction

Une déclaration de la direction témoignant de l'acceptation des exigences du protocole et attestant de son engagement à maintenir les mesures de contrôle et les dossiers nécessaires pour garantir la conformité.

Produits à certifier

Une description des produits éligibles vivants et / ou frais (voir 5.2 Admissibilité d'un produit) pour lesquels les certificats partiellement remplis sont requis.

Contrôles lors de la demande de certificats

Les procédures, les formulaires utilisés et les personnes responsables des mesures suivantes :

• demande des certificats partiellement remplis à l'ACIA;
• vérification et confirmation, à l'ACIA, de la réception de la bonne quantité et du bon type de certificats;
• maintien de l'intégrité des certificats partiellement remplis, tel que requis pour les documents juridiques;
• détermine le numéro d'inventaire de chaque type de certificat demandé.

Remplir les certificats

Les procédures expliquant comment remplir les certificats et vérifier leur exactitude sont correctes et exactes.

Les renseignements figurant sur le certificat ou dans la demande de certification doivent comprendre :

• les types de certificat, et le nombre de chaque demandé;
• le pays d'exportation;
• la description du produit;
• le nom et l'adresse de l'expéditeur.

Le certificat partiellement rempli doit être complété avec les informations suivantes avant expédition :

• le nom et l'adresse du consignataire (destinataire);
• le moyen de transport (s'il est connu);
• la date du depart;
• la taille du lot (c'est-à-dire, unités, poids);
• les marques d'identification (c'est-à-dire, code de production).

Utilisation de certificats partiellement remplis

Les procédures expliquant comment aviser l'ACIA, au moins une fois par mois, de tous les envois utilisant des certificats partiellement remplis. Cela doit comprendre un résumé du nombre et des types de certificats utilisés et une copie de chaque certificat rempli.

Remplacement et certificats annulés

Les procédures expliquant comment aviser l'ACIA^{Note de bas de page 1} des certificats remplis et des certificats annulés par l'entreprise (non utilisés). Les certificats annulés originaux doivent être envoyés à l'ACIA tous les mois.

Seule l'ACIA peut délivrer des certificats de remplacement (voir Certificats de remplacement). Un certificat partiellement rempli ne doit pas être utilisé comme un certificat de remplacement.

Suivi des certificats

Les procédures de suivi des certificats partiellement remplis reçus, remplis et annulés, qui devraient comprendre :

• le numéro (coin main supérieur droit) de chaque certificat partiellement rempli reçu;
• le titre du certificat;
• la date de réception du certificat partiellement rempli de l'ACIA;
• la date à laquelle le certificat a été rempli et utilisé pour un envoi;
• la date et la raison de l'annulation d'un certificat (le cas échéant);

6.2 Surveillance de protocole et procédures d'action corrective

Le protocole doit décrire les éléments suivants pour les éléments identifiés ci-dessus sous 6.1 Contrôles de l'exportateur :

1. Les mesures de contrôle, les procédures, les formulaires utilisés et la ou les personnes responsables.
2. Les procédures de surveillance visant à vérifier la mise en œuvre telle que prévue par écrit des mesures de contrôle.
3. Les mesures correctives prises pour régler les situations de non-conformité avec les exigences. Cela inclut les mesures correctives prises pour redevenir conforme aux exigences et empêcher que la situation ne se présente à nouveau.

Les renseignements suivants doivent être inclus :

• une description de la situation;
• le numéro de certificat visé, le cas échéant;
• la date à laquelle la situation a été remarquée;
• une description des mesures correctives prises;
• le résultat des mesures correctives prises;
• le nom et la signature de la personne responsable de mettre en œuvre les mesures correctives et d'en vérifier l'efficacité.

7. Administration des protocoles

Les protocoles sont valides pendant un an à compter de leur date d'approbation et ne sont pas transférables. Les protocoles peuvent être soumis à l'ACIA lorsque l'exportateur soumet sa demande de renouvellement de licence pour la SAC afin de réduire le fardeau administratif.

L'admissibilité à ce programme peut être annulée en tout temps si les exigences du protocole ne sont pas satisfaites ou si les droits de certification sont impayés.

7.1 Renouvellement du protocole

Une demande de renouvellement du protocole, dans le cadre de la délivrance de licence sous le RSAC, doit être soumise à l'ACIA avant la date d'expiration annuelle.

L'ACIA effectuera des vérifications réglementaires afin d'évaluer la conformité avec les exigences du protocole. Les lacunes identifiées par l'ACIA doivent être corrigées avec des procédures d'action corrective.