Tenue de registres pour votre plan de contrôle préventif

Introduction

Dans un plan de contrôle préventif (PCP), une tenue de registres systématique simplifie la récupération des registres au moment opportun. La tenue de registres est le septième principe d'un système d'analyse des risques-Points critiques (HACCP).

Les registres fournissent un historique précis de l'aliment et de son processus de fabrication. Ils sont la preuve que le PCP a été mis en œuvre et qu'il est efficace.

Objectif

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a créé ce document à titre de ligne directrice afin d'aider les entreprises du secteur alimentaire à se conformer aux exigences du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada.

Ce qui est inclus

Ce document d'orientation fournit de bonnes pratiques génériques pour la tenue de registres que vous pouvez ajouter à leurs procédures de tenue de registres. Il énonce également ce qui suit :

• ce que sont les registres
• le but des registres
• ce qu'il faut faire pour garantir l'intégrité des données électroniques;
• les éléments que devrait comprendre une procédure de tenue de registres.

Ce qui n'est pas inclus

Bien que le document d'orientation fournisse des exemples de registres, il ne mentionne pas les registres précis qu'il faut conserver puisque cela varie pour chaque entreprise. Pour la même raison, il ne spécifie pas non plus la façon dont l'information est consignée. Par exemple, pour un point de contrôle critique particulier ou une autre mesure de contrôle, une entreprise peut choisir de consigner les activités de surveillance sur un registre et les activités de vérification dans un autre, alors qu'une autre entreprise peut choisir d'inscrire les deux types d'activité sur le même registre.

Rôles et responsabilités

Il incombe aux parties réglementées de se conformer à la loi. Elles démontrent la conformité en s'assurant que les produits alimentaires et les procédés dont elles sont responsables répondent aux exigences réglementaires. Lorsqu'une partie réglementée doit mettre en place un PCP, le plan est élaboré, consigné et mis en œuvre, et la partie réglementée en surveille la mise en œuvre et vérifie l'efficacité de toutes les mesures de contrôle établies.

L'ACIA vérifie si la partie réglementée respecte la loi au moyen d'activités d'inspection et de surveillance. Lorsque l'ACIA constate une infraction, elle prend les mesures de conformité et d'application de la loi appropriées.

Rôle des registres

Pour exécuter un plan de contrôle préventif, il est essentiel que la tenue des registres soit exacte. Les registres permettent de confirmer facilement et avec assurance que votre plan de contrôle préventif a été mis en œuvre et qu'il est efficace. Les registres peuvent également vous aider à améliorer votre plan de contrôle préventif en vous permettant, par exemple :

• de déterminer la cause profonde d'un problème;
• d'analyser un processus ou une procédure et de l'améliorer;
• de cerner les lacunes en matière de formation et les besoins en formation.

Les registres que vous conservez sont propres à votre entreprise alimentaire, puisqu'ils peuvent varier selon la taille de votre exploitation, les aliments que vous préparez ou importez et la conception de votre PCP. Voici quelques exemples de registres :

• observations ou mesures relevées pour surveiller les points de contrôle critique par rapport à leurs limites critiques (comme les relevés d'heure et de température) et autres registres liés à la transformation des aliments;
• résultats d'analyse d'ingrédients, de produits finis et de surfaces en contact avec les aliments;
• registres d'étalonnage du matériel;
• registres de formation du personnel;
• registres d'animaux blessés, estropiés ou malades (établissements d'abattage);
• rapports d'incidents (tel que le verre brisé, déversements de produits chimiques);
• registres des écarts et des mesures correctives connexes;
• registres des activités de vérification.

L'intégrité des registres

Les pratiques suivantes permettent de s'assurer que les registres papier et électroniques sont complets, utiles et exacts :

• l'information consignée est lisible, permanente et reflète avec exactitude l'événement, la condition ou l'activité réel;
• chaque inscription sur un registre est faite par la personne responsable au moment où l'événement en question a eu lieu
• les registres remplis sont signés et datés par la personne responsable
• pour les enregistrements numériques, l'unité de mesure est indiquée

Registres électroniques

Pour garantir l'intégrité et l'authenticité des données de surveillance électroniques, un système électronique de consignation et de stockage des données devrait :

• être validé pour assurer son exactitude, sa fiabilité et sa constance;
• détecter les registres invalides ou modifiés;
• produire des copies de registres dans un format lisible;
• protéger les registres pour permettre la récupération des données de façon précise et rapide tout au long de la période de conservation;
  • Pour ce faire, les systèmes pourraient devoir conserver des copies de sauvegarde pertinentes.
    Remarque : Une copie de sauvegarde peut être une copie d'un registre électronique conservée ailleurs.
• créer une piste de vérification en consignant séparément la date et l'heure des entrées et des interventions visant à créer, modifier ou supprimer des registres électroniques;
  • les modifications apportées aux registres ne doivent pas embrouiller l'information déjà consignée.
• limiter son accès aux personnes autorisées et dûment formées;
• enregistrer les données à une fréquence qui permet de consigner les écarts liés au processus;
  • si l'espace mémoire détecte une erreur, est supprimé ou atteint sa capacité de stockage maximale, le système d'enregistrement électronique devrait automatiquement reconnaître la situation, la consigner, puis déclencher les mesures nécessaires pour empêcher les activités non sécuritaires ou non contrôlées.
• s'accompagner de documents techniques à jour pour l'exploitation et l'entretien du système de consignation;
• être protégé contre les pannes de courant afin de réduire au minimum le risque de perte de données;
• permettre le transfert de données à un autre système (le cas échéant) sans modifier l'information.

Signatures électroniques

Une signature électronique est un moyen électronique sûr d'indiquer qui a créé le registre. Il peut s'agir d'une combinaison de lettres, de caractères, de chiffres ou d'autres symboles uniques à la personne apposant la signature.

Les bonnes pratiques de signatures électroniques comprennent les suivantes :

• la signature électronique comporte un identificateur unique au signataire qui n'est pas réutilisé ni réattribué
• le processus employé pour faire la signature relève strictement de la personne apposant la signature
• une signature électronique est clairement liée au registre électronique
• des contrôles sont en place pour vérifier que les signatures électroniques et leurs liens avec les registres ne peuvent être supprimés, copiés ou manipulés de quelque autre façon
• l'identité des personnes autorisées à utiliser des signatures électroniques est documentée

Procédures de tenue des registres

Les procédures de tenue des registres sont considérées comme étant une pratique exemplaire vous aidant à gérer ces registres.

Les procédures de tenue des registres :

• précisent la version actuelle du registre à utiliser et son emplacement;
• donnent des directives sur la consignation des renseignements dans le registre (qui, quoi, comment, quand);
• précisent l'emplacement des registres remplis;
• précisent la période de conservation des registres;
• énoncent les mesures en place pour assurer l'intégrité et l'authenticité des registres pendant la période de conservation;

Dites m'en plus! Lectures supplémentaires

Les références suivantes renferment des renseignements permettant d'expliquer les mesures de contrôle de la salubrité des aliments, indiquent comment élaborer de telles mesures et donnent des exemples. L'ACIA des aliments n'est pas responsable du contenu des documents qui ont été créés par d'autres organismes gouvernementaux ou par des sources internationales.

Références de l'ACIA

• Modèles de plan de contrôle préventif – pour les entreprises alimentaires canadiennes
• Modèles de plan de contrôle préventif (PCP) pour les importateurs

Autres références

• Commission du Codex Alimentarius, Principes Généraux D'Hygiène Alimentaire, CXC 1-1969, 2020
• Institute for Thermal Processing Specialists, Guidelines for validating electronic chart recorders, 2018 (en anglais seulement)
• U.S. Food and Drug Administration, Grade "A" Pasteurized Milk Ordinance 2017, Appendix H, Part V – Criteria for the evaluation of electronic data collection, storage and reporting (en anglais seulement)