D-10-02 : Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

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Entrée en vigueur : le 22 août 2012
(Original)

Objet

Dans le cadre du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG), qui est facultatif, les entreprises peuvent prélever des échantillons dans les envois de semences, de grain et de produits du grain et les présenter aux fins de certification phytosanitaire, en vue de l'exportation de ces envois. La présente directive énonce les critères utilisés par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) pour autoriser les entreprises à participer au PCEG, de même que la marche à suivre pour prélever les échantillons et les présenter à l'ACIA. L'ACIA se fonde sur les résultats de l'analyse de ces échantillons pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Table des matières

Révision

La présente directive sera révisée tous les cinq ans, à moins d'avis contraire. Pour des précisions ou des éclaircissements, prière de communiquer avec l'ACIA.

Approbation

Approuvé par :

Dirigeant principal de la protection des végétaux

Registre des modifications

Les modifications apportées à la présente directive seront datées, puis distribuées selon la liste suivante.

Liste de distribution

  1. Liste d'envoi des directives (Régions, ERP, USDA)
  2. Gouvernements provinciaux, industrie (déterminé par l'auteur)
  3. Organisations sectorielles nationales (déterminé par l'auteur)
  4. Internet

Introduction

Aux termes de la Loi sur la protection des végétaux et de son règlement d'application, les végétaux et produits végétaux exportés à partir du Canada doivent satisfaire aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Un certificat phytosanitaire conforme au modèle établi par la Convention internationale pour la protection des végétaux doit attester que chaque envoi de végétaux, de produits végétaux ou d'autres articles réglementés respecte les exigences phytosanitaires du pays importateur. L'ACIA, à titre d'organisation nationale de la protection des végétaux du Canada, est responsable de la certification phytosanitaire des exportations de végétaux et produits végétaux ainsi que de l'établissement de programmes de certification tenant compte des exigences phytosanitaires des pays importateurs.

La plupart des pays ont établi des exigences d'importation visant à garantir une réduction réelle des risques phytosanitaires avant l'exportation des produits. Le commerce international des semences, du grain et des produits du grain est considéré comme un vecteur d'organismes nuisibles réglementés. Le Canada, grand exportateur de ces marchandises, reconnaît que leur commerce n'est possible que s'il prend les mesures nécessaires pour atténuer le risque de transmission d'organismes nuisibles vers les pays importateurs.

Depuis 1991, l'ACIA autorise les entreprises à présenter des échantillons aux fins de certification phytosanitaire dans le cadre du Programme d'échantillonneurs désignés. En 1997, un programme pilote de certification phytosanitaire et de certification de la qualité a été entrepris en Ontario. Grâce à ce programme, les entreprises exportatrices ont pu présenter des échantillons à la Commission canadienne des grains (CCG) aux fins de leur analyse phytosanitaire. Ces deux programmes, qui avaient relativement peu changé depuis leur lancement, ont récemment été révisés par l'ACIA.

Le Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) remplace le Programme d'échantillonneurs désignés et le programme pilote de certification phytosanitaire et de certification de la qualité de l'Ontario et combine les modalités des deux programmes en un seul système de gestion de la qualité. Le PCEG est désormais le programme harmonisé offert aux clients à l'échelle du Canada. Toute entreprise autorisée en vertu de l'un ou l'autre des deux programmes précédents doit présenter une demande de participation au PCEG si elle désire continuer de présenter des échantillons aux fins de certification phytosanitaire.

Portée

Le présent document est destiné aux différentes directions générales de l'ACIA et aux entreprises autorisées (ou qui désirent être autorisées) à prélever des échantillons aux fins de certification phytosanitaire. Il énonce les critères et exigences que les entreprises doivent respecter pour prélever les échantillons officiels sur lesquels se fonde l'ACIA pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Dans le cadre du PCEG, les échantillons peuvent être prélevés dans les envois ensachés ou en vrac de céréales, de légumineuses à grains, d'oléagineux ou d'autres grains de spécialité destinés à l'exportation à partir du Canada, quelle que soit l'utilisation finale du produit (p. ex., multiplication, transformation, consommation humaine ou animale, entreposage ou manutention par des établissements de manutention et de transformation situés à l'intérieur du pays ou des établissements de transbordement de conteneurs, etc.) Le lot échantillonné doit être isolé des autres lots et manutentionné de manière à prévenir tout risque d'introduction, de propagation ou de multiplication d'organismes nuisibles jusqu'au moment de l'exportation.

Le programme n'autorise pas l'établissement à prélever des échantillons dans les silos terminaux, les silos de transbordement, les minoteries ou les malteries, qui sont visés par d'autres programmes d'inspection.

Le PCEG est un programme facultatif. Les établissements exportateurs qui ne participent pas au programme ou qui n'utilisent pas les services d'un tiers échantillonneur autorisé peuvent faire prélever les échantillons officiels par un inspecteur de l'ACIA aux fins de la certification phytosanitaire.

Références

  • Guide ISO 8402, Vocabulaire des systèmes qualité.
  • NIMP no 5, Glossaire des termes phytosanitaires, FAO, Rome (mis à jour annuellement).
  • Manuel des systèmes d'échantillonnage et du Guide d'approbation de la Commission canadienne des grains, 2007.
  • ACIA R-006, Canadian Grain Sampling Program – Audit Manual
  • NIMP no 31 - Méthodes d'échantillonnage des envois.

Documents par la présente directive remplacés : Politique de l'ACIA. Designated Inspector Sampling Manual, 1991, et Phytosanitary/Quality Certification Program Pilot Project, 1er avril 1997.

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Exigences générales

1.1 Fondement législatif

Loi sur la protection des végétaux, S.C. 1990, ch. 22
Règlement sur la protection des végétaux, DORS/95-212
Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Partie I de la Gazette du Canada (tel que modifié de temps à autre)

1.2 Droits

L'ACIA impose des droits conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Pour tout autre renseignement sur les droits, communiquer avec n'importe quel bureau local de l'ACIA ou visiter le site web Avis sur les prix.

Les audits d'établissements et de tiers ainsi que la délivrance des certificats phytosanitaires sont visés par le recouvrement des coûts, conformément au Règlement sur les droits exigibles - Protection des végétaux.

1.3 Organismes nuisibles réglementés

Les semences, le grain et les produits du grain sont une voie de propagation pour un nombre d'organismes nuisibles réglementés. Les organismes nuisibles réglementés propres à chaque marchandise sont généralement énumérés dans les exigences phytosanitaires du pays importateur. Veuillez contacter un bureau régional de l'ACIA afin d'obtenir les exigences phytosanitaires spécifiques du pays qui s'appliquent à la marchandise destinée à l'exportation.

1.4 Marchandises admissibles

Les semences, le grain et les produits du grain provenant de céréales, de légumineuses à grains, d'oléagineux et d'autres grains de spécialité qui exigent la délivrance d'un certificat phytosanitaire avant l'exportation peuvent être échantillonnés dans le cadre du PCEG.

1.5 Marchandises exemptées

Les marchandises dont l'exportation n'exige pas de certificat phytosanitaire de l'ACIA ne sont pas visées par le programme. Veuillez communiquer avec le bureau de l'ACIA de votre région pour obtenir des précisions sur les exigences phytosanitaires du pays importateur qui visent la marchandise destinée à l'exportation.

1.6 Demandeurs admissibles

Seuls les établissements situés au Canada sont admissibles au PCEG. Les demandeurs admissibles comprennent les établissements de transformation, de manutention et d'exportation de semences, de grain et de produits du grain. Les entreprises ou les particuliers qui prélèvent des échantillons de grains ou produits de grain aux fins de l'exportation pour le compte d'un exportateur peuvent également présenter une demande de participation au programme à titre de « tiers échantillonneurs ».

Les établissements, entreprises ou particuliers autorisés à prélever des échantillons dans le cadre du programme sont désignés par le terme entreprise(s) dans la suite du présent document.

Les silos terminaux, les silos de transbordement, les minoteries et les malteries ne sont pas admissibles au PCEG. La certification phytosanitaire des produits expédiés depuis ces installations relève d'autres programmes d'inspection de l'ACIA.

2.0 Certification des exportations

Tous les échantillons prélevés par les entreprises autorisées sont analysés en fonction des exigences phytosanitaires du pays importateur. L'ACIA se fonde sur les résultats de cette analyse pour délivrer les certificats phytosanitaires. Le certificat est émis uniquement si les résultats de l'analyse d'échantillon(s) représentatif(s) sont conformes aux exigences phytosanitaires du pays importateur.

Il est possible que les exigences phytosanitaires de certains pays importateurs obligent l'ACIA à réaliser des essais de laboratoire supplémentaires pour la certification. Dans ce cas, l'ACIA peut demander que des échantillons additionnels ou plus volumineux que ce qui est prévu dans les lignes directrices du PCEG soient prélevés et présentés. Il incombe à l'exportateur de connaître ces exigences et de les transmettre à l'entreprise chargée de l'échantillonnage dans le cadre du PCEG.

Prière de se reporter à la directive D-99-06, « Politique relative à la délivrance des certificats phytosanitaires », pour obtenir des précisions sur la politique et les méthodes adoptées par l'ACIA à cet égard.

2.1 Approbation des marchandises avant l'exportation

L'approbation des marchandises entreposées destinées à l'exportation peut se faire au moyen d'un échantillonnage et d'analyses phytosanitaires effectuées avant le chargement des envois à bord de véhicules en vue de leur exportation. Les établissements qui désirent obtenir une telle approbation doivent s'assurer que le lot échantillonné est isolé et que son identité est préservée jusqu'à l'exportation du produit. Les méthodes utilisées pour maintenir l'intégrité et l'identité du lot échantillonné doivent être décrites dans le manuel (voir la section 4.0).

Il revient à l'exportateur de coordonner le prélèvement des échantillons et leur acheminement à l'ACIA depuis l'entreprise autorisée à les prélever. L'exportateur doit prévoir le temps nécessaire pour obtenir la confirmation du fait que les échantillons sont exempts d'organismes nuisibles, puisque cette confirmation est exigée pour la certification phytosanitaire. De façon générale, le lot doit être échantillonné au cours du mois précédent la date d'exportation prévue.

L'ACIA peut exiger des échantillonnages et des analyses supplémentaires pour s'assurer que le lot est exempt d'organismes nuisibles, dans les circonstances suivantes :

  • si plus de 30 jours se sont écoulés entre l'échantillonnage des marchandises entreposées et le moment où l'ACIA reçoit la demande de certificat phytosanitaire;
  • si les conditions d'entreposage ou de manutention exposent un lot de grain approuvé à un risque d'infestation;
  • si l'intégrité du lot a été compromise durant l'entreposage;
  • si le lot n'a pas été approuvé pour ce qui est de certains organismes nuisibles réglementés par le pays importateur.

Dans ces circonstances, la décision d'exiger un échantillonnage et une analyse supplémentaires revient à l'ACIA.

3.0 Exigences du PCEG

3.1 Présentation de documents

L'entreprise souhaitant être autorisée à participer au PCEG doit faire parvenir au bureau régional de l'ACIA une Demande de participation au « Programme canadien d'échantillonnage des grains » (annexe 1) de même qu'un manuel système de gestion de la qualité. La demande doit être signée par un gestionnaire (section 3.3.2) de l'entreprise, qui assumera la responsabilité globale de l'administration du programme.

L'entreprise est tenue d'utiliser un système de gestion de la qualité afin d'assurer le respect constant des principes phytosanitaires établis en matière d'échantillonnage. Elle doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système qualité afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le manuel système de gestion de la qualité de l'entreprise, appelé manuel dans la suite du présent document.

Les entreprises ou les particuliers agissant à titre de tiers échantillonneurs sont tenues de présenter une demande ainsi qu'un manuel par bureau.

3.2 Examen de la demande

L'ACIA examine la demande et évalue le manuel de l'entreprise en se fondant sur les exigences énoncées à la section 4.0 et l'annexe 3 du présent document. Si le manuel n'est pas conforme à ces exigences, l'ACIA indique au demandeur les passages devant être modifiés. Une fois les modifications nécessaires apportées, le demandeur peut présenter de nouveau son manuel. Lorsque les exigences du programme sont satisfaites, l'ACIA fixe la date d'un audit d'évaluation initial.

Dans le cadre de l'audit d'évaluation, l'ACIA détermine si l'entreprise peut appliquer les méthodes décrites dans son manuel et si ces méthodes sont conformes aux objectifs du PCEG. Dans le cas d'un tiers échantillonneur, l'audit d'évaluation comprendra une visite sur les lieux d'un de leur client.

Si le manuel et les résultats de l'audit d'évaluation satisfont aux exigences de l'ACIA, le demandeur reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant son numéro d'identification unique aux fins du PCEG. Leur nom sera ajouté à la liste des entreprises approuvées sur le site Web de l'ACIA. L'entreprise ainsi autorisée est tenue de conserver une version à jour de son manuel et de la présenter à l'ACIA sur demande.

De plus, l'ACIA effectuera un audit des systèmes chaque année.

3.3 Responsabilités de l'entreprise

3.3.1 Direction de l'entreprise

  • L'entreprise doit rédiger et tenir à jour un manuel décrivant les méthodes d'échantillonnage utilisées dans le cadre du PCEG.
  • La direction de l'entreprise doit désigner un gestionnaire qui devra se conformer aux exigences à la énoncées section 3.3.2. La direction doit également désigner des remplaçants qualifiés capables de remplacer le gestionnaire, ou disposer d'un plan d'urgence approuvé par l'ACIA. Toute entreprise qui ne se conforme pas à ces exigences ne peut pas participer au PCEG.
  • La direction doit s'assurer que les méthodes décrites dans le manuel sont appliquées de façon à garantir l'intégrité du processus d'échantillonnage.
  • La direction doit offrir à chaque employé chargé de la mise en œuvre du manuel une formation portant sur les aspects dont il est responsable. Le programme de formation doit être décrit dans le manuel.
  • La direction doit prêter son concours au personnel de l'ACIA durant les audits et autoriser l'équipe d'audit à examiner les registres et documents, à prélever des échantillons, à inspecter les produits et à interroger les employés participant au processus d'échantillonnage, dont le nom figure dans le registre de formation.

3.3.2 Gestionnaire

Le gestionnaire doit :

  • avoir une connaissance approfondie du PCEG.
  • avoir le pouvoir et le mandat d'élaborer et de mettre en œuvre un manuel conforme aux exigences du PCEG.
  • être déterminé à assurer le respect des exigences du PCEG en appliquant le système qualité de l'entreprise, ce qui comprend notamment l'établissement et la mise en œuvre d'un système de gestion et de conservation des documents.
  • tenir à jour des registres détaillés sur les audits internes effectués, les cas de non-conformité, les mesures correctives prises et les audits de suivi.
  • connaître les situations dont l'ACIA doit être informée et indiquer dans le manuel la marche à suivre pour transmettre de tels avis.
  • se charger de la mise en œuvre des mesures correctives.
  • veiller à ce que les employés qui réalisent les échantillonnages savent effectuer les tâches en rapport avec le PCEG et sont bien formés.
  • prendre des dispositions pour des audits internes.

Le gestionnaire assume la responsabilité globale du manuel, mais peut désigner des employés ou des entrepreneurs qualifiés qui l'aideront à élaborer et à mettre en œuvre différents aspects du manuel, comme le contrôle des documents, la tenue des registres, l'administration et les audits internes. Le gestionnaire doit confier ces tâches à des personnes qualifiées.

Le gestionnaire, ou un remplaçant désigné, doit être présent lors des audits effectués par l'ACIA.

4.0 Manuel

4.1 Administration

Le manuel doit fournir des précisions sur les fonctions et responsabilités des employés chargés d'assurer le respect des exigences du PCEG. Un simple organigramme peut suffire à cette fin. Le manuel doit être dactylographié, et toutes ses pages doivent être numérotées. Il doit indiquer le nom et l'adresse de l'entreprise et comporter une table des matières ainsi qu'une liste des personnes ayant reçu un exemplaire du manuel.

L'entreprise doit établir une marche à suivre pour la révision du manuel. Elle doit décrire la façon dont l'ACIA sera informé de toutes mises à jour du manuel lorsqu'elles se produisent. L'entreprise doit tenir à jour une liste des modifications apportées et inclure dans le manuel une liste des endroits où on peut en trouver des exemplaires. Cette liste doit préciser le nom des personnes qui reçoivent les modifications apportées au manuel, afin que l'entreprise puisse assurer le suivi des différentes versions du manuel.

L'entreprise doit décrire les méthodes utilisées pour pouvoir conserver et récupérer les registres portant sur tous les aspects du PCEG pendant une période minimale de deux ans. Tous les registres doivent être mis à la disposition de l'ACIA sur demande. Se reporter à l'annexe 2 pour connaître les autres directives s'appliquant au manuel.

4.2 Santé et sécurité

L'échantillonneur doit bien connaître les méthodes établies par l'entreprise en matière d'échantillonnage et de sécurité avant de procéder au prélèvement d'échantillons. Chaque entreprise doit établir ses propres mesures de sécurité en la matière. Le port d'équipement de protection individuelle approprié est recommandé en toutes circonstances. Si un produit à échantillonner a subi un traitement chimique, il est recommandé de prendre les mesures de précaution dictées par l'employeur.

4.3 Salubrité

De bonnes pratiques d'hygiène constituent la première étape pour prévenir les infestations et minimiser les coûts de la lutte contre les insectes nuisibles. Les grains répandus au sol, la poussière et les vieux résidus constituent une source de nourriture accessible et peuvent abriter des populations d'insectes qui sont en mesure de se propager en permanence dans différentes zones de l'établissement. Les résidus de grains diminuent l'efficacité des traitements aux pesticides en agissant comme une protection pour les insectes contre les insecticides ou en absorbant le produit insecticide et en diminuant ainsi la quantité de produit qui peut entrer en contact avec les insectes. En outre, la présence de nourriture peut permettre aux insectes de se rétablir à la suite de traitements pesticides. Par conséquent, il faut toujours nettoyer le grain répandu au sol, les résidus et la poussière avant d'appliquer un insecticide. Par ailleurs, de bonnes pratiques d'hygiène peuvent également diminuer les risques pour la santé et la sécurité.

Il est suggéré aux entreprises qui participent au programme d'ajouter un chapitre sur la politique et les procédures de salubrité à leur manuel d'échantillonnage.

4.4 Méthodes d'échantillonnage

Il incombe aux exportateurs et aux entreprises participant au PCEG de collaborer entre eux de même qu'avec l'ACIA afin de vérifier les exigences phytosanitaires du pays importateur à l'égard de certaines marchandises. Ces exigences doivent être connues avant le début de l'échantillonnage, puisqu'elles peuvent avoir une incidence sur les exigences visant la présentation des échantillons et leur analyse.

L'échantillonneur joue un rôle déterminant dans l'échantillonnage exhaustif des lots à analyser. Les renseignements fournis avec les échantillons sont essentiels pour la validité de tous les résultats d'analyse obtenus subséquemment.

4.4.1 Détermination du lot

Dans le cadre du PCEG, l'ACIA autorise le prélèvement d'un seul échantillon représentatif pour les lots pesant jusqu'à 300 tonnes métriques (tm). Lorsqu'un lot excède 300 tm, il faut présenter un échantillon pour chaque tranche supplémentaire de 300 tm ou partie de tranche. Avant de procéder à l'échantillonnage, il faut vérifier le lot à échantillonner et déterminer le type de produit, le nombre de sacs ou d'emballages et le numéro du lot. Il faut procéder avec soin, en s'assurant que le matériel et la méthode d'échantillonnage choisis permettent d'obtenir des échantillons représentatifs de l'ensemble du lot.

4.4.2 Matériel et méthodes d'échantillonnage

Il est obligatoire de disposer de matériel d'échantillonnage approprié et de maintenir la propreté de ce matériel, afin d'éviter les risques de contamination croisée entre échantillons provenant de lots différents. L'entreprise est tenue de décrire ses méthodes en détail dans son manuel. Prière de se reporter à l'annexe 4 pour plus de précisions sur le matériel et les méthodes d'échantillonnage.

4.4.3 Intensité d'échantillonnage

L'échantillon primaire est une petite quantité de produit prélevée dans un lot au cours d'une seule activité d'échantillonnage. Le nombre d'échantillons primaires devant être prélevés d'un lot pour être représentatifs dépend du nombre de sacs, ou du poids net dans le cas d'un envoi en vrac. On trouvera à l'annexe 5 des indications sur l'intensité d'échantillonnage minimale requise pour les envois ensachés et en vrac destinés à l'exportation.

4.5 Réduction et préparation des échantillons

Pour obtenir un échantillon composite représentatif du lot entier, il faut combiner tous les échantillons primaires prélevés. L'échantillon composite ainsi obtenu contient généralement plus de produit que ce qui est nécessaire aux fins de l'analyse. Il faut donc en réduire la taille en utilisant une méthode garantissant que l'échantillon final présenté à l'ACIA sera représentatif du lot destiné à l'exportation.

L'échantillon présenté doit toujours peser au moins 1 kg (pour les espèces trop volumineuses p. ex. le brome, la stipe verte, etc., il faut présenter un volume minimal de 2 litres). On s'assure ainsi que l'ACIA ou le laboratoire désigné par l'ACIA aura à sa disposition suffisamment de produit pour effectuer les analyses nécessaires. Se reporter à l'annexe 6 pour connaître les options offertes concernant les analyses de laboratoire.

En raison des exigences phytosanitaires de certains pays importateurs, il est possible que l'entreprise doive présenter des échantillons plus nombreux ou de taille plus importante afin de permettre des analyses supplémentaires.

Les méthodes de réduction des échantillons suivantes sont jugées acceptables :

A. Diviseur Boerner

Le diviseur Boerner est un appareil à fonctionnement par gravité qui permet de séparer un échantillon de grain. L'échantillon est placé dans la trémie supérieure. Lorsqu'on ouvre la valve inférieure de la trémie, le grain s'écoule vers le bas, puis est dispersé uniformément sur une pièce conique dotée de séparateurs à espacement régulier. Par la suite, l'échantillon divisé est réuni en deux flots de grain qui se déversent dans les deux bacs de réception au bas de l'appareil.

B. Diviseur à riffles

Le diviseur à riffles est constitué d'une trémie à laquelle sont fixés des conduits, d'un bâti supportant la trémie, de quatre bacs récepteurs et d'un bac verseur. Les conduits, qui sont dirigés alternativement d'un côté et de l'autre de l'appareil, acheminent les grains de la trémie aux bacs récepteurs. Le diviseur à riffles convient à la plupart des espèces. Les conduits sont de taille variable. Les diviseurs à conduits de fort calibre peuvent être utilisés pour les espèces à grosses graines.

C. Réduction à la main

Si on ne peut pas utiliser un diviseur Boerner ou à riffles, il est possible de réduire la taille des échantillons composites à la main, de la manière suivante. Comme les éléments les plus fins de l'échantillon ont tendance à se déposer au fond du contenant lors du mélange, l'échantillon composite doit être versé en une fine couche sur une surface propre (papier ou plastique, par exemple). À l'aide d'une planchette ou d'une règle propre, on peut ensuite le diviser pour obtenir un sous échantillon qui soit représentatif de l'échantillon composite et ait un poids suffisant pour l'analyse.

Une autre méthode consiste à mélanger l'échantillon composite à la main dans un grand contenant, puis à en verser ou prélever une portion représentative, qui sera présentée aux fins d'analyse.

4.6 Présentation des échantillons

Un formulaire de présentation d'échantillons doit accompagner les échantillons envoyés aux fins d'analyse. Le formulaire de présentation d'échantillons utilisé par l'entreprise doit être approuvé par l'ACIA lors de l'audit d'évaluation. Si un envoi renferme plusieurs échantillons, on peut remplir un seul formulaire, en précisant toutefois tous les numéros d'identification de wagon, de conteneur, de camion ou de lot. L'entreprise doit tenir un registre des échantillons envoyés. Les échantillons doivent être placés dans un sac en tissu ou en plastique robuste fermé hermétiquement, qui ne risque pas de se percer ou de fuir durant le transport. Le formulaire de présentation d'échantillons (annexe 7) dûment rempli doit être solidement fixé au sac contenant les échantillons. Il est conseillé d'inscrire directement sur le sac certains enseignements pertinents figurant sur le formulaire, au cas où celui ci se détacherait du sac durant le transport. Si l'envoi contient plusieurs échantillons, on conseille également de rédiger une fiche maîtresse regroupant les données concernant tous les échantillons envoyés.

Les sacs d'échantillons doivent être placés dans une boîte ou un contenant robuste et être protégés par une quantité suffisante de matériel d'emballage pour ne pas être endommagés durant le transport. Si on ne peut les expédier immédiatement après leur prélèvement, il faut les entreposer dans un lieu sûr, à ambiance contrôlée.

Si le produit échantillonné a subi un traitement chimique (c.-à-d., traitement des semences ou fumigation), il doit être indiqué dans la section appropriée du formulaire. Une fiche signalétique (FS) doit accompagner tout échantillon traité. Il faut prévenir le bureau de l'ACIA avant d'expédier des échantillons fumigés ou ayant subi un traitement chimique. En outre, un certificat de « dégazage » doit accompagner tout échantillon ayant été fumigé.

La tenue de registres d'échantillonnage est obligatoire et doit permettre d'établir un lien clair entre les échantillons prélevés et les envois destinés à l'exportation. En l'absence d'un tel lien, le certificat phytosanitaire ne peut être délivré. Par suite du prélèvement des échantillons, l'intégrité et l'identité de ceux ci doivent être préservées en tout temps. Les échantillons doivent parvenir à l'ACIA (ou à la Commission canadienne des grains (CCG), selon les indications de l'ACIA) le plus rapidement possible après leur prélèvement.

Il faut identifier l'échantillon de manière à établir un lien clair avec la « Demande d'inspection des exportations et de certification phytosanitaire » (formulaire no 3369 de l'ACIA). Cette demande est remplie par l'exportateur ou en son nom et doit être remise à l'ACIA suffisamment à l'avance pour permettre la réalisation des analyses de laboratoire requises pour la délivrance du certificat phytosanitaire. Un certificat phytosanitaire peut être émis jusqu'à un mois à partir du moment où l'échantillon représentatif (s) correspondant à l'envoi est soumis pour analyse. Le certificateur officiel autorisé (COA) de l'ACIA peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour délivrer des certificats phytosanitaires après le délai normal d'un mois suivant la réception des échantillons pour cet envoi, dans le cas où les tests de laboratoire nécessite une plus longue période de temps pour confirmer les résultats et / ou dans les cas où le COA peut vérifier que l'envoi a été entreposé, de manière à empêcher l'introduction potentiels, le développement ou la reproduction des ravageurs des plantes, ou le mélange avec d'autres lots.

Si un échantillon est prélevé et expédié avant que l'envoi ne soit transféré d'un véhicule à l'autre dans un établissement de transbordement, il faut remplir un Rapport de transbordement de l'établissement (annexe 8) et le présenter à l'ACIA sur demande. Ce rapport établit un lien entre l'échantillon prélevé avant le transfert et le moyen de transport finalement utilisé pour l'exportation. Aucun certificat sanitaire n'est délivré si l'ACIA ne peut établir de lien entre l'échantillon prélevé et l'envoi destiné à l'exportation.

4.7 Entreposage du produit avant exportation

Il appartient à l'exportateur de veiller à ce que l'intégrité phytosanitaire du lot échantillonné soit préservée jusqu'à son exportation. On recommande d'échantillonner l'envoi le plus près possible de leur point d'exportation final, de manière à pouvoir les protéger des risques d'infestation ou de contamination. Au moment de présenter la « Demande d'inspection des exportations et de certification phytosanitaire » (formulaire no 3369 de l'ACIA), l'exportateur doit établir un lien entre l'échantillon présenté par l'entreprise autorisée aux fins du PCEG et l'envoi destiné à l'exportation. L'entreprise chargée de l'échantillonnage pourrait devoir fournir des renseignements supplémentaires à l'ACIA.

Si l'entreprise échantillonne le lot au moment du transfert du produit dans des cellules d'entreposage, l'entreprise doit décrire dans son manuel, les procédures suivies afin de s'assurer de la préservation de l'identité du produit avant l'exportation.

4.8 Formation

L'entreprise doit préciser le plan de formation du personnel impliqué dans tout aspect du PCEG. Ce plan doit décrire les fréquences de séances de formation, ce qui a été couvert, qui a été formé et comment les registres de formation seront conservés. Le manuel devrait être suffisamment détaillé pour qu'il soit possible à l'ACIA d'évaluer que les gens sont bien formés.

4.9 Audit interne

L'entreprise doit décrire le processus employé pour l'audit interne afin d'assurer l'uniformité des méthodes d'échantillonnage utilisées. L'audit interne doit être réalisé tous les trimestres au cours de la première année puis ensuite au moins deux fois par an les années suivantes. Au cours de l'année, tous les critères cités à l'annexe 1 de la R-006 doivent être évalués. L'entreprise doit avertir l'ACIA immédiatement s'il existe une non conformité essentielle ou majeure. Les dossiers d'audit interne doivent être mis à la disposition de l'ACIA dans le cadre de l'audit des systèmes annuel.

4.10 Non-conformance

La non observation des exigences stipulées dans le PCEG est considérée comme non-conformité. Les non-conformités peuvent être relevées dans le cadre des audits internes effectués par l'entreprise ou des audits réalisés par l'ACIA ou par un auditeur désigné par l'ACIA.

L'entreprise doit indiquer les méthodes utilisées pour régler les cas de non-conformité et prévoir un plan s'appliquant aux processus et aux activités non conformes à une ou à plusieurs des exigences. Prière de se reporter à la section 5.3 pour obtenir plus de renseignements à ce sujet.

5.0 Audits par l'ACIA

5.1 Audit d'évaluation

L'ACIA doit effectuer un audit d'évaluation de l'entreprise pour que celle-ci puisse être autorisée à participer au PCEG. La date de cet audit est fixée lorsque l'ACIA juge que le manuel présenté par l'entreprise satisfait à tous les critères établis aux fins du PCEG. L'audit d'évaluation permet à l'ACIA de vérifier que l'entreprise est en mesure de suivre les méthodes énoncées dans son manuel et que ces méthodes sont conformes aux objectifs du PCEG. L'entreprise qui passe l'audit d'évaluation avec succès reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant son numéro d'identification unique.

Cependant, si des lacunes sont constatées dans le manuel ou dans la mise en œuvre des méthodes qui y sont décrites, l'entreprise doit prendre les mesures correctives qui s'imposent et en informer l'ACIA. L'ACIA peut alors fixer la date d'un deuxième audit d'évaluation visant à déterminer si l'entreprise peut être autorisée à participer au PCEG. L'ACIA tiendra à jour une liste des entreprises ainsi autorisées, sur son site Web.

5.2 Audit des systèmes

L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins une fois par année, mais il peut être plus fréquent si des problèmes de non-conformité surviennent. L'audit de système évaluera dans quelle mesure les pratiques de l'entreprise sont conformes aux exigences du PCEG. L'audit peut comporter des évaluations du programme, y compris un examen du manuel et des registres d'échantillonnage de l'entreprise, ainsi que des entrevues auprès des employés chargés des activités liées au PCEG et une observation de leur travail.

L'audit des systèmes vise principalement à garantir que l'entreprise se conforme aux exigences du PCEG et que tous les échantillons de marchandises prélevés et envoyés aux fins d'analyse satisfont aux critères du PCEG. L'audit permet de déterminer si l'entreprise met en œuvre les pratiques décrites dans son manuel. Il favorise en outre une amélioration continue des méthodes d'échantillonnage de l'entreprise. L'entreprise doit répondre aux exigences du PCEG. Il est acceptable de dépasser ses exigences. Toutefois, si l'audit du système révèle que l'entreprise ne suit pas son manuel, il en sera fait mention en tant qu'observation dans le rapport d'audit (R-006 annexe 1).

L'audit d'une entreprise comporte deux volets : examen des documents et vérification sur place de l'échantillonnage et de la préparation des échantillons en vue de leur envoi. Ces volets peuvent être réalisés à des moments différents. L'auditeur examine les documents que l'entreprise conserve aux fins de son manuel afin de s'assurer qu'ils satisfont aux conditions du PCEG. Il détermine alors l'endroit où se déroulera le volet pratique de la vérification. Ce volet a lieu dans un établissement où l'entreprise prélève des échantillons. L'ACIA produit ensuite un rapport d'audit (R-006 annexe 1) résumant les résultats de l'audit. Il peut être nécessaire d'effectuer des audits de suivi pour vérifier la mise en place des mesures correctives énoncées dans le rapport d'audit, le cas échéant.

Pour plus de précisions à ce sujet, se reporter au document R-006, « Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains ».

5.3 Non-conformités

L'ACIA produit une Demande de mesures correctives (DMC) (R-006 annexe 2) pour chaque non-conformité relevée durant l'audit des systèmes de l'entreprise. Les observations portant sur les changements ou les améliorations pouvant être apportés au manuel de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit du PCEG.

Le nombre et la nature des non-conformités constatées déterminent la situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Chaque DMC doit être accompagnée d'un plan d'action comprenant une description détaillée des mesures que l'entreprise doit mettre en œuvre pour éviter la récurrence de la non-conformité. L'auditeur fixe une date limite pour la mise en œuvre des mesures correctives.

A. Non-conformité critique - Les résultats de l'audit révèlent que l'intégrité du PCEG est compromise dans l'entreprise. Une non-conformité critique entraîne immédiatement la suspension de la participation de l'entreprise au PCEG.

B. Non-conformité majeure - Cas isolé de non-conformité n'ayant pas de répercussion immédiate sur l'intégrité du PCEG, mais pouvant éventuellement causer un problème. Pour conserver son autorisation, l'entreprise doit prendre les mesures correctives énoncées dans le rapport dans les dix jours ouvrables suivant la réception d'une DMC.

Si plus de deux non-conformités majeures sont relevées durant un audit ou que l'entreprise ne prend pas les mesures correctives prescrites avant l'expiration du délai fixé, on considère alors qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et l'autorisation accordée à l'entreprise est immédiatement suspendue.

C. Non-conformité mineure - Cas de non-conformité qui n'affecte pas immédiatement et/ou de manière appréciable l'intégrité du PCEG, mais qui pourrait conduire à une non-conformité majeure si le problème n'est pas réglé. L'entreprise doit corriger la situation dans le délai prescrit par l'ACIA.

Si trois non-conformités mineures sont relevées durant un audit, on considère qu'elles équivalent à une non-conformité majeure (p. ex., quatre non conformités mineures équivalent à une non-conformité majeure et à une non conformité mineure, et ces quatre non-conformités doivent être corrigées dans un délai de dix jours ouvrables. De même, six non conformités mineures équivalent à deux non-conformités majeures, lesquelles, équivalent à une non-conformité critique entraînant la suspension immédiate de l'entreprise).

Les observations portant sur certains éléments ou certaines pratiques peuvent être notées durant les audits et servir à améliorer le manuel de l'entreprise. On peut faire une observation pour signaler une situation préoccupante ne nécessitant toutefois pas de DMC ou pour mettre en évidence, suggérer ou renforcer certaines pratiques.

6.0 Application et suspension

Si un audit établit qu'une entreprise ne satisfait plus pleinement aux exigences du PCEG, l'ACIA suspend immédiatement son autorisation ou augmente la fréquence des audits, selon le degré de non-conformité constaté. Le nom de l'entreprise peut être retiré de la liste des entreprises autorisées par l'ACIA.

L'entreprise dont l'autorisation a été suspendue peut en tout temps demander de participer à nouveau au PCEG, à condition de joindre à son formulaire de demande (annexe 1) un rapport détaillé indiquant les mesures correctives prises pour régler les non-conformités relevées. L'ACIA effectue alors un audit d'évaluation afin de s'assurer que les mesures correctives prises sont adéquates. Si l'entreprise est de nouveau autorisée, l'ACIA la réinscrit dans la liste des entreprises approuvées sur le site Web de l'ACIA.

L'entreprise dont l'autorisation est suspendue ne peut plus présenter d'échantillons à l'ACIA aux fins de certification phytosanitaire. Les possibilités pour le prélèvement des échantillons sont alors de faire appel à l'ACIA ou à une autre entreprise, dont l'utilisation sera approuvé par l'ACIA. L'entreprise dont l'autorisation est suspendue doit collaborer étroitement avec l'ACIA pour connaître le meilleur moyen de rétablir sa participation.

7.0 Annexes

Annexe 1 : Demande de participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

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Annexe 1 : Demande de participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains. Description ci-dessous.

Demande de participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

Ce formulaire doit être rempli par les entreprises souhaitant être autorisées à participer au Programme d'échantillonnage des grains du Canada (PCEG). Il comprend une section à remplir par l'entreprise, ainsi qu'une section qui doit être complétée par l'ACIA afin de documenter que l'entreprise a achevé de façon satisfaisante, le manuel et l'audit d'évaluation. Cette section documente également que l'entreprise a reçu l'approbation finale par l'ACIA en vertu de la PCEG. Le formulaire contient les champs d'information suivants :

Titre du formulaire : Formulaire de demande de participation au Programme d'échantillonnage des grains (PCEG). (1)

Champ d'information à l'usage de l'ACIA seulement. (2)

Numéro d'identification du PCEG : ce numéro est ajouté au formulaire par l'ACIA lorsque l'entreprise est approuvé en vertu du PCEG. (3)

Types d'entreprises : le demandeur doit indiquer si l'entreprise est un établissement ou un tiers échantillonneur. (4)

Les coordonnées du gestionnaire sont demandées incluant :

Nom et prénom du gestionnaire (5)

Nom de l'entreprise (6)

Nom de l'établissement (7)

Coordonnées de l'entreprise (adresse, ville, province, code postal, téléphone, téléc., courriel). (8)

Adresse et numéro de l'établissement de l'établissement si différent de l'information ci-dessus. (9)

Nom et coordonnées de la personne responsable du manuel si différent de ci-dessus; incluant le nom, téléphone et courriel. (10)

Note au demandeur le référant à la D-10-02, section 3.1 concernant la présentation d'une copie du manuel avec cette demande. (11)

Accord et bloc de signature indiquant qu'en tant que participant au PCEG, nous (l'entreprise) acceptons de nous conformer aux directives et aux conditions du PCEG et consentons à ce que le nom de notre entreprise soit publié sur le site Web de l'ACIA; y compris les champs de données pour le titre du gestionnaire, signature du gestionnaire et la date. (12)

La section à l'usage de l'ACIA seulement sert à l'agent régional de programme de l'ACIA à informer le spécialiste de programme (centre opérationnel) qu'une entreprise a achevé les étapes demande de participation, examen du manuel et audit d'évaluation du processus d'approbation du PCEG, et que sa participation au Programme doit être prise en compte. S'il est d'accord, le spécialiste de programme du centre opérationnel signe le formulaire de demande de participation et le fait parvenir au gestionnaire national. Les champs à remplir inclus le nom de l'agent régional de programme, la signature de l'agent régional de programme, la date, le nom du spécialiste de programme, sa signature et la date. (13)

Annexe 2 : Manuel

1. Administration

1.1 Dactylographier le manuel et y inclure la date, le numéro de version et une table des matières. Les pages doivent être numérotées.
1.2 Indiquer sur la page titre le nom et l'adresse de l'établissement, la date, le nom du ou des rédacteur(s) du document et le nom du gestionnaire responsable.
1.3 Fournir une description générale de l'établissement ainsi que certains renseignements pertinents (nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, personne-ressource, courriel).
1.4 Le manuel doit inclure une liste de distribution.
1.5 Préciser la structure de l'entreprise (organigramme) ainsi que les fonctions et responsabilités des employés participant au programme.

2. Échantillonnage

2.1 Énumérer les appareils d'échantillonnage utilisés; indiquer à quel moment ils sont utilisés et comment ils sont entretenus.
2.2 Décrire les méthodes d'assainissement utilisées pour les outils et le matériel afin d'éliminer les risques de contamination croisée; préciser comment on assure leur mise en œuvre.
2.3 Décrire les méthodes d'échantillonnage utilisées pour chaque « type » d'envoi (en vrac ou ensaché), en précisant l'endroit où les échantillons sont prélevés dans l'établissement (inclure des schémas de l'établissement, au besoin).
2.4 Si un système d'échantillonnage automatique est utilisé, remplir la première partie de la Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique (annexe 9), y compris un récapitulatif de l'équipement utilisé, la liste de contrôle confirmant le fonctionnement correct de l'équipement et les exigences d'étalonnage du système.
2.5 Décrire les méthodes utilisées pour la réduction des échantillons.
2.6 Décrire les méthodes utilisées pour identifier, emballer et étiqueter les échantillons.
2.7 Expliquer comment l'intégrité des échantillons est préservée (c.-à-d. emballage intact).
2.8 Décrire les méthodes utilisées pour la présentation des échantillons.
2.9 Décrire ou fournir un exemple de registre d'échantillonnage qui sera maintenu. Au minimum, les informations suivantes doivent être consignées: date d'échantillonnage, nom de l'échantillonneur, produit, numéro de lot, nombre de sacs échantillonnés ou fréquence d'échantillonnage dans le flot d'écoulement pour les produits en vrac, date à laquelle l'échantillon a été envoyé et nom du bureau de l'ACIA ou du bureau d'analyse approuvé par l'ACIA où l'échantillon a été envoyé.

3. Entreposage du produit avant exportation

3.1 Expliquer comment l'intégrité des envois est préservée si l'échantillonnage est effectué avant le chargement du véhicule.
3.2 Expliquer comment l'établissement maintient un lien entre l'échantillon présenté et le lot qu'il représente.

4. Formation

4.1 Préciser le plan de formation, les méthodes de formation utilisées ainsi que la fréquence des séances de formation et de recyclage prévues.
4.2 Tenir un registre précisant les dates de formation, le nom des personnes formées et les responsabilités de ces personnes dans le cadre du PCEG.

5. Non-conformités

5.1 Décrire la méthode de traitement des non-conformités.

6. Audit interne

6.1 Expliquer comment les audits internes sont réalisés; préciser par qui ils le sont, à quelle fréquence, quels éléments sont examinés, etc.
6.2 Décrire le processus d'évaluation du rendement des employés dans le cadre du PCEG.

7. Modification du manuel

7.1 Expliquer comment les modifications sont apportées au manuel.
7.2 Tenir à jour une liste des modifications apportées.
7.3 Tenir à jour une liste de distribution du manuel.

8. Contrôle des documents

L'entreprise doit décrire les méthodes utilisées pour pouvoir conserver et récupérer les registres visant tous les aspects du PCEG pendant une période minimale de deux ans. Ces registres écrits portent notamment sur les aspects suivants :
8.1 Échantillonnage (registre d'échantillonnage, copie du formulaire de présentation d'échantillons, liste de onctôle de l'échantillonneur automatique, etc.)
8.2 Expédition (information sur l'échantillon associée à l'envoi destiné à l'exportation, rapport de transbordement, etc.)
8.3 Audit interne (liste de contrôle d'audit, non-conformités, mesures correctives prises, etc.)
8.4 Formation (registre de plan de formation, nom des personnes formées, date, etc.)
8.5 Mises à jour du manuel (dates, modifications, personnes ayant reçu les modifications, etc.)

N.B. : Tous les registres doivent être mis à la disposition de l'ACIA sur demande.

Annexe 3 : Liste de contrôle pour la révision du manuel

Nom et adresse de l'établissement espace
No de révision espace
Date de révision espace

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Annexe 3 : Liste de contrôle pour la révision du manuel. Description ci-dessous.

Liste de contrôle pour la révision du manuel

Cette liste de contrôle est utilisé par l'ACIA pour la révision du manuel de l'entreprise.

La liste couvre tous les éléments qui devraient figurer dans un manuel :

Administration :

  • Le manuel inclus la date et le numéro de version
  • Le manuel inclus une table des matières (les pages doivent être numérotées)
  • La page titre inclus le nom et l'adresse de l'entreprise
  • Liste de distribution
  • Le manuel inclus les coordonnées de l'établissement (adresse, téléphone, télécopieur, personne ressource, etc.)
  • Le manuel décrit les fonctions (titres et positions) et les responsabilités du personnel impliqué

Échantillonnage :

  • Le manuel fournit une liste des appareils d'échantillonnage utilisés et la méthodologie
  • Le manuel décrit les méthodes d'assainissement pour les appareils d'échantillonnage
  • Si un échantillonneur automatique est utilisé, une liste de contrôle de l'échantillonneur automatique, complétée (Annexe 9), est inclus en pièce-jointe au manuel
  • Le manuel décrit l'intensité d'échantillonnage et les méthodes
  • Le manuel décrit les méthodes de réduction des échantillons
  • Le manuel décrit les méthodes d'identification, d'emballage et d'étiquetage des échantillons
  • Le manuel décrit comment l'intégrité des échantillons est préservée
  • Le manuel décrit les méthodes utilisées pour la présentation des échantillons
  • Le manuel décrit les registres d'échantillonnage
  • Un exemple d'un registre des échantillons est en annexe
  • Un exemple du formulaire de présentation d'échantillons est en annexe
  • Un exemple d'un rapport de transbordement est en annexe

Entreposage produits avant exportation :

  • Le manuel décrit comment l'intégrité des envois est préservée avant le chargement
  • Le manuel décrit comment l'établissement maintient un lien entre l'échantillon présenté et le lot qu'il représente

Formation :

  • L'entreprise précise le plan de formation du personnel (éléments spécifiques de la formation)
  • Le manuel décrit les fréquences de séance de formation
  • Le manuel décrit comment l'entreprise maintient un registre de ceux qui ont reçu la formation, quand.
  • Un exemple du registre de formation est en annexe.
  • Un exemple du plan de formation est en annexe

Non-Conformité :

  • Le manuel comprend le plan d'action, les mesures correctives, les processus et les activités mises en œuvre pour remédier aux causes de la non-conformité
  • Un exemple de registre de mesure corrective d'une non-conformité est en annexe.

Audit interne :

  • Le manuel décrit le processus et la fréquence des audits internes
  • Un exemple d'une liste de contrôle d'audit est en annexe

Modification du manuel :

  • Le manuel précise les méthodes de modification du manuel et identifie ceux qui reçoivent une copie des modifications
  • Le manuel contient un registre des modifications
  • Le manuel inclus une liste de distribution

Tenu des registres :

  • Le manuel indique la durée pendant laquelle conserver les dossiers que l'établissement a utilisé pour suivre les activités et les procédures concernant le PCEG

Annexe 4 : Matériel et méthodes d'échantillonnage

1. Matériel d'échantillonnage

1.1 Échantillonnage automatique

Il existe de nombreux types et modèles d'appareils d'échantillonnage automatique. Les échantillonneurs automatiques, en éliminant la partialité humaine, sont ceux qui permettent de prélever les échantillons les plus représentatifs. Ces appareils prélèvent automatiquement une certaine quantité de produit à intervalles réguliers.

Si l'entreprise utilise un échantillonneur automatique, elle doit fournir les renseignements suivants dans son manuel :

  • une description des éléments qui composent le système d'échantillonnage, y compris l'échantillonneur, diviseur et le système de livraison (marque et modèle);
  • type d'échantillonneur (c.-à-d., marque et modèle);
  • fréquence de prélèvement des échantillons primaires;
  • méthode permettant de préserver l'intégrité des échantillons prélevés;
  • fréquence d'entretien et d'étalonnage de l'échantillonneur;
  • marche à suivre en cas de panne;
  • méthode d'échantillonnage de remplacement utilisée en cas de non-fonctionnement de l'échantillonneur automatique.

L'annexe 9 est une Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique que chaque entreprise doit remplir et joindre à son manuel. Elle doit être ensuite révisée et mise à jour par l'entreprise dans le cadre des audits internes. La troisième partie de la liste de contrôle comporte la fréquence à laquelle l'étalonnage du système de distribution est exigé, à savoir au moins une fois tous les trois ans ou lorsque des modifications sont apportées au système.

L'étalonnage peut être effectué par l'entreprise ou par une tierce partie externe conformément au protocole établi par la Commission canadienne des grains (CCG) dans le Manuel des systèmes d'échantillonnage et du Guide d'approbation consultable sur son site Internet

Les établissements dont le système d'échantillonnage automatique est approuvé par la CCG seront reconnus par l'ACIA. Une entreprise devra présenter la preuve de cette approbation à l'ACIA.

1.2 Matériel et méthodes d'échantillonnage manuel statique

L'échantillonnage manuel d'un lot statique se fait habituellement à l'aide d'une sonde. Pour choisir le matériel d'échantillonnage, il faut déterminer si l'échantillonnage doit être effectué verticalement ou horizontalement et prendre en compte le type de marchandise à échantillonner, la taille et le type d'emballage, le nombre d'échantillons primaires à prélever et la taille requise pour l'échantillon composite. L'appareil ne doit pas opérer une sélection du produit selon la taille des particules ni endommager les marchandises échantillonnées.

Certains types de graminées vêtues, difficiles à échantillonner à l'aide d'une sonde, peuvent l'être de façon manuelle (voir la section 1.2.5).

1.2.1 Sonde Nobbe

La sonde Nobbe est un tube pointu percé d'un orifice ovale près de sa pointe. Cette petite sonde assez compacte est facile à transporter. Le risque de contamination est faible, car il est facile de la garder propre. La sonde Nobbe convient bien à l'échantillonnage de produits coulants (graines de légumineuses, fléole, colza ou moutarde) qui sont ensachés, mais seulement si elle peut atteindre le centre de l'emballage. La sonde ne peut être utilisée qu'à l'horizontale, dans les emballages permettant une pénétration de la sonde.

Voici la marche à suivre pour utiliser la sonde Nobbe :

  1. Introduire délicatement la sonde dans le centre de l'emballage en maintenant l'orifice vers le bas et en pointant la sonde vers le haut à un angle d'environ 30 degrés par rapport à l'horizontale.
  2. Si on prélève l'échantillon par l'extrémité de l'emballage, l'ouverture de la sonde doit atteindre le centre de l'emballage. Introduire la sonde le plus près possible du bord inférieur de l'emballage (c.-à-d. sous la couture).
  3. Si on prélève l'échantillon par le côté de l'emballage, l'ouverture de la sonde doit atteindre le côté opposé. Introduire la sonde au bord inférieur de l'emballage de manière à obtenir l'angle de 30 degrés requis.
  4. Faire pivoter la sonde de 180 degrés, de manière à ce que l'orifice soit orienté vers le haut.
  5. Retirer la sonde en l'agitant doucement afin de maintenir un écoulement uniforme du produit.
  6. Ne pas agiter la sonde sans la retirer.
  7. Si on prélève l'échantillon par l'extrémité de l'emballage, retirer la sonde de plus en plus lentement de manière à ce que la quantité de produit obtenue en divers points successifs augmente progressivement à partir du milieu de l'emballage.
  8. Si on prélève l'échantillon par le côté de l'emballage, retirer la sonde à une vitesse constante.
1.2.2 Sonde à double tube

La sonde à double tube convient bien à l'échantillonnage des lots en vrac statiques d'espèces à petites ou à grosses graines placées dans des contenants standards ou de grande taille. Cette sonde consiste en un tube creux se terminant par une pointe pleine, dans lequel s'emboîte étroitement un second tube, de telle sorte que le produit ne peut s'infiltrer entre les deux. Le tube interne peut être muni ou non de cloisons entre ses ouvertures.

Les parois des tubes interne et externe présentent des ouvertures (fentes ou trous). On peut donc ouvrir et refermer les ouvertures de la sonde en faisant tourner le tube interne jusqu'à ce que les ouvertures des deux tubes soient alignées. Le risque de contamination est plus élevé avec ce type de sonde. Il faut veiller à ce que toutes les ouvertures des tubes soient propres. Il faut aussi fermer délicatement les ouvertures, car on pourrait endommager les semences prises entre les bords. On peut réduire ce risque en fermant lentement les ouvertures jusqu'à ce qu'on sente une résistance.

La totalité du contenu du tube constitue l'échantillon. On ne peut pas faire varier la quantité de produit obtenue de la partie inférieure et supérieure de l'emballage en réglant la vitesse à laquelle la sonde est retirée, car la sonde prélève la même taille d'échantillon à chaque échantillonnage. La sonde doit toujours être suffisamment longue pour atteindre le côté opposé de l'emballage en diagonale. Si on échantillonne un emballage verticalement, il faut utiliser une sonde avec cloisons, et celle ci doit être suffisamment longue pour atteindre le fond de l'emballage.

Voici la marche à suivre pour utiliser une sonde à double tube, à l'horizontale ou à la verticale :

  1. Introduire doucement la sonde dans l'emballage, en position fermée, jusqu'à ce qu'elle atteigne le côté opposé de l'emballage, mais sans le traverser.
  2. Ouvrir la sonde et l'agiter doucement pour permettre au produit d'entrer par les orifices.
  3. Fermer la sonde doucement jusqu'à ce qu'on sente une résistance, et retirer la sonde de l'emballage.
  4. Déverser l'échantillon sur un long morceau de papier propre ou dans un récipient propre approprié de la même longueur que la sonde, pour pouvoir en vérifier l'uniformité.
1.2.3 Sonde à grain

La sonde à grain (voir figure 1) est une sonde à double tube de très grandes dimensions. On l'utilise pour échantillonner les marchandises en vrac des wagons, des camions, des conteneurs, des cellules et des cales de navire. La longueur des sondes à grain varie de 1 à 3,65 mètres. Elles peuvent être compartimentées ou non. Les sondes à grain non compartimentées ne peut être utilisées qu'à l'horizontale, ce qui limite leur utilité. Les sondes compartimentées peuvent être utilisées à la verticale ou à l'horizontale.

Annexe 4 - Sonde à grains
Figure 1 Sonde à grain
1.2.4 Taille des sondes approuvées (Nobbe et double-tube) par espèce

Petite : Sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 8 mm à 14 mm
Moyenne : Sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 5 mm à 19 mm
Grande : Sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 20 mm ou plus

Espèces Taille de la sonde
Agropyre à crête Moyenne
Agropyre Moyenne
Agrostide Petite
Agrostide blanche Petite
Alpiste des Canaries Moyenne
Alpiste roseau Petite
Anthillide vulgaire Petite
Astragale pois-chiche Petite
Avoine élevée Moyenne
Avoine Grande
Betterave Moyenne
Blé commun Moyenne
Blé dur Grande
Bean, Faba Grande
Brassica spp. Petite
Brome inerme Moyenne
Brome caréné Grande
Colza fourrager Petite
Colza oléagineux, incluant le canola Petite
Coronille bigarrée Petite
Dactyle Moyenne
Dolique à œil noir Grande
Élyme Moyenne
Fétuques Moyenne
Féverole Grande
Fléole Petite
Haricot de grande culture Grande
Lentille Moyenne
Lespedeza spp. Petite
Lin Moyenne
Lotier corniculé Petite
Lupuline Petite
Luzerne Petite
Maïs Grande
Mélilot Petite
Millet des oiseaux Petite
Millet japonais Moyenne
Millet commun Petite
Moutarde d'Inde Petite
Moutarde blanche Petite
Moutarde noire Petite
Orge Grande
Pâturin Petite
Pois Grande
Pois chiche Grande
Puccinellie à fleurs distantes Petite
Ray-grass Moyenne
Sainfoin Moyenne
Seigle Grande
Soja Grande
Soja, type natto Moyenne
Sorghum spp. Moyenne
Sorgho du Soudan Moyenne
Tournesol Grande
Trèfle doré Petite
Trèfle rouge Petite
Trèfle incarnate Petite
Trèfle alsike Petite
Trèfle résupiné (trèfle de Perse) Petite
Trèfle fraise Petite
Trèfle souterrain Petite
Trèfle blanc Petite
Triticale Grande
Vesces Moyenne
Vulpins Moyenne
Graminés à graines très vêtues -
échantillonnage manuel ou du flux de semences

Note : Si un type de culture autre que celui figurant dans le tableau ci-dessus est échantillonné, communiquer avec l'ACIA.

1.2.5 Échantillonnage manuel

L'échantillonnage à la main d'espèces à graines vêtues qui s'écoulent difficilement ou l'échantillonnage à la main à partir du haut du sac durant l'ensachage du grain ou produit du grain avant la fermeture du sac, peut être la seule alternative d'échantillonnage pratique dans certaines situations.

Dans la mesure du possible, différents points à l'intérieur de l'emballage doivent être échantillonnés.

Voici la marche à suivre :

  1. Insérer la main à plat, les doigts fermement collés les uns aux autres, jusqu'à la profondeur voulue.
  2. Refermer la main, sans écarter les doigts, la tenir serrée pour que le moins possible de produit ne s'échappe, et la retirer lentement.

Répéter ce processus plusieurs fois dans différentes parties du lot et à différentes profondeurs, jusqu'à l'obtention du nombre requis d'échantillon primaires, comme il est indiqué à l'annexe 5.

1.3 Matériel et méthodes d'échantillonnage manuel du flot d'écoulement
  1. Sélectionner un endroit convenant à l'échantillonnage du flot d'écoulement. Cet endroit doit se situer à la dernière étape avant que le produit n'entre dans les emballages qui seront scellés.
  2. Établir la fréquence de l'échantillonnage requis, selon les indications de l'annexe 5.
  3. Veiller à ce que le matériel d'échantillonnage ne permette pas, durant l'échantillonnage, de sélectionner ou de séparer le produit selon leur grosseur, leur densité ou le fait qu'ils soient vêtus ou nus.
  4. Prélever des échantillons dans toute la section transversale du flot d'écoulement ou à divers points du flot, en alternance. Chaque passage du dispositif d'échantillonnage dans le flot correspond à une opération d'échantillonnage et produit un échantillon primaire.
  5. Prélever les échantillons à intervalles réguliers, de façon à échantillonner l'ensemble du lot, du début à la fin du flot d'écoulement.
1.3.1 Échantillonneur Pélican

On peut utiliser un échantillonneur Pélican pour échantillonner à la main les flots de grain destiné à l'exportation. Pour être jugé acceptable, ce type de dispositif doit être conforme aux exigences suivantes :

  1. son ouverture doit mesurer au moins deux fois le diamètre maximal des particules (semences et contaminants) du lot;
  2. les côtés doivent être suffisamment hauts pour empêcher les particules de rebondir à l'extérieur;
  3. l'échantillonneur doit être suffisamment long pour couvrir toute la section transversale (d'un bord à l'autre) du flot;
  4. sa capacité doit être suffisante pour empêcher les débordements lorsqu'on prélève un échantillon primaire; et
  5. il doit pouvoir être nettoyé correctement entre les lots.

Lorsqu'on utilise un échantillonneur Pélican, il faut le passer dans le flot d'écoulement de l'arrière vers l'avant afin de bien échantillonner toute la section transversale.

1.3.2 Pelle à main

La pelle à main (voir la figure 2) est un dispositif d'échantillonnage formé d'une coupelle rigide fixée au bout d'un manche solide et durable mesurant 50 à 100 centimètres. La capacité de l'appareil doit être d'au moins 50 grammes et d'au plus 200 grammes.

Pour chaque opération d'échantillonnage, la pelle à main doit être insérée à différents points du flot d'écoulement, en alternance (à gauche, au milieu et à droite). Il faut introduire la pelle « en amont » dans le flot, en s'assurant dans la mesure du possible que sa vitesse de déplacement correspond à la vitesse de la courroie ou de la chute du grain. À mesure que la pelle est déplacée « en aval », il faut la retourner pour la remplir. Le fait de déplacer la pelle à la même vitesse que le flot d'écoulement permet d'effectuer des prélèvements à des endroits appropriés sur la courroie sans répandre de grain ni trop remplir la pelle.

Annexe 4 - Pelle à main
Figure 2 Pelle à main

2. Nettoyage et entretien du matériel d'échantillonnage

Tout le matériel d'échantillonnage doit être nettoyé à fond avant chaque usage et doit être exempt de toute matière étrangère, notamment de semences de plantes cultivées, de graines de mauvaises herbes, de particules pathogènes, de spores, de toute partie de semence, de balle, de poussière, de corps étrangers inertes et de résidus de produits chimiques comme ceux utilisés pour le traitement des semences. Les sondes contenant des résidus de matières étrangères peuvent causer une contamination croisée des autres lots.

Plus la surface intérieure des sondes est polie, plus le produit s'écoule librement. Les arêtes et la pointe des sondes à double tube doivent à l'occasion être polies au moyen d'une lime, de papier émeri ou de papier sablé très fin. Cela facilite grandement l'échantillonnage des sacs de jute et de polyéthylène.

La méthode de nettoyage dépend du type de matériel, du but de l'échantillonnage et des analyses auxquelles l'échantillon est destiné. Les méthodes de nettoyage recommandées sont les suivantes : chiffons à nettoyer, solutions de nettoyage (savon à main, savon à vaisselle, acide citrique, alcool à friction, eau), air comprimé et outils servant au nettoyage de bouteilles ou de fusils.

Pour obtenir plus d'information sur les outils et les méthodes d'échantillonnage, consulter le site Web de la Commission canadienne des grains.

Annexe 5 : Intensité d'échantillonnage

1. Échantillonnage de produits ensachésNote de bas de page *

On considère généralement que les sacs pèsent 50 kg ou moins.

Nombre de sacsNombre d'échantillons primaires
1 - 14 Un échantillon par sac
15 - 19 15
20 - 21 16
22 - 27 17
28 - 35 18
36 - 37 19
38 - 46 20
47 - 56 21
57 - 66 22
67 - 77 23
78 - 105 24
106 - 136 25
137 - 187 26
188 - 299 27
300 - 799 28
800 - 999 29
<1000 30

2. Échantillonnage de sacs de manutentionNote de bas de page *

Les sacs de manutention sont des sacs de grain qui pèsent généralement 100 kg ou plus.

Tous les sacs de manutention doivent être échantillonnés; il faut prélever au moins deux échantillons primaires dans chaque sac. Cet échantillon peut être prélevé à l'aide du sonde ou en échantillonnant dans le flot d'écoulement durant le remplissage de chaque sac de manutention.

3. Échantillonnage dans le flot d'écoulement (dispositif d'échantillonnage automatique ou échantillonneur Pélican/pelle à main) du grain dans des conteneurs, wagons ou cellules.

La fréquence d'échantillonnage dépend de la taille total du lot et du temps nécessaire pour charger le grain. Lors du chargement d'un camion, conteneur, wagon ou cellule, les échantillons doivent être recueillis systématiquement à intervalles réguliers, avec au moins un échantillon prélevé pendant toutes les quatre tonnes métriques chargées. Si un plus grand échantillon composite est nécessaire, réduire l'intervalle entre la collecte des échantillons primaires, ou utiliser une pelle à main plus grande (seulement applicable pour l'échantillonnage manuel dans le flot d'écoulement).

Exemple : Le lot de grain consiste en deux conteneurs de 20 tonnes métriques chaque devant être chargés en 30 minutes environ.

Un minimum de 10 échantillons sont requis (40 tm /tm = 10).

Un échantillon sera prélevé chaque 3 minutes (30 minutes / 10 échantillons = 3 minutes).

La pelle à main utilisée à une capacité de 200 grammes. 10 x 200 grammes = 2000 grammes (échantillon à prélever).

Annexe 6 : Options offertes pour l'analyse des échantillons

Établissements d'analyse approuvés (cocher)
Établissements d'analyse non-approuvés (X)

Analyse requise : ACIA CCG Notes de tableau ** Laboratoires accrédités et analystes agréés par l'ACIA
entomologie/terre cocher cocher X
graines de mauvaises herbes cocher cocher Avec l'autorisation de l'ACIA
bactériologie, virologie, mycologie, nématologie cocher X X

Notes de tableau

Notes de tableau **

Sous réserve de modifications. Les bureaux locaux de l'ACIA peuvent fournir des précisions et des renseignements à jour sur les options offertes en matière de présentation et d'analyse des échantillons.

Retour à la référence de la note de tableau **

Annexe 7 : Exemple de formulaire de présentation d'échantillons

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Annexe 7 : Exemple de formulaire de présentation d'échantillons. Description ci-dessous.

Exemple de formulaire de présentation d'échantillons

Le formulaire de présentation des échantillons développé par l'entre prise doit inclure les éléments décrits dans le formulaire ci-dessous et être approuvé par l'ACIA au cours l'audit d'évaluation. Ce formulaire est un modèle, et contient les champs d'information suivants :

Numéro de suivi, utilisé par l'entreprise pour suivre ces échantillons à l'aide de son propre système. (1)

Numéro d'identification du PCEG. (2)

Nom et adresse de l'entreprise qui a prélevé l'échantillon. (3)

Nom et adresse de l'établissement où l'échantillon a été prélevé si différent de ci-dessus (1) et (4).

Nom et coordonnées de l'exportateur. (5)

Produit représenté par l'échantillon. (6)

Lieu d'origine (7)

Liste des wagons, conteneurs, camions ou numéros de lot échantillonné, avec instruction de joindre une feuille supplémentaire, au besoin. (8)

Description et quantité de l'envoi destiné à l'exportation, incluant le nombre de sacs, le poids des sacs ainsi que le poids total, ou le poids total dans le cas d'un produit chargé en vrac. (9)

Champ nécessitant une réponse (oui ou non) à savoir si l'échantillon a été traité avec un traitement de semences ou une fumigation. (10)

Détails du traitement indiqué en (10) ci-dessus. (11)

Information indiquant à la personne présentant les échantillons d'inclure une FS dans le cas de produit traité, y compris un certificat de dégazage quand le produit a subi une fumigation. (12)

Pays de destination (13)

Date d'exportation prévue (14)

L'exportateur a-t-il communiqué avec l'ACIA pour déterminer quelles analyses sont requises pour l'expédition de ce produit vers le pays de destination? : oui ou non (15)

L'échantillon doit être analysé pour : insectes/sol, semences de mauvaises herbes, nématodes ou phytopathologie. (16)

Information indiquant à la personne présentant l'échantillon que la taille minimum de l'échantillon à soumettre est de 1 kg; il se peut toutefois qu'en cas d'analyses supplémentaires, les échantillons à soumettre doivent être plus gros. Ils sont informés de confirmer les exigences en matière de taille d'échantillon avant d'effectuer le prélèvement. (17)

Nom et signature de l'échantillonneur, téléphone et date. (18)

Annexe 8 : Rapport de transbordement de d'établissement (empotage/groupage) (exemple)

Bureau récepteur de l'ACIA : espace

Adresse : espace

Nom de l'établissement de transbordement : espace

Adresse : espace

Personne-ressource : espace

Numéro de téléphone : espace

Nom de l'exportateur : espace

Nom du tiers (le cas échéant) : espace

Produit : espace

Date d'échantillonnage : espace

Province d'origine : espace

Wagon noPoids netConteneur noPoids net

Formulaire rempli par : espace

Date : espace

Numéro de téléphone : espace

Annexe 9 : Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique

Cliquer sur l'image pour l'agrandir
Annexe 9 : Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique. Description ci-dessous.

Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique

Cette liste de contrôle de l'échantillonneur automatique doit être remplie dans le cadre de l'approbation initiale de l'entreprise et en tant que composante des exigences relatives aux audits internes. Elle est divisée en trois parties, fournissant de l'information concernant l'entreprise et l'équipement, l'approbation/liste de contrôle ainsi que l'étalonnage de l'équipement.

La liste de contrôle de l'échantillonneur automatique couvre tous ces éléments :

Partie I : Entreprise et équipement

  • Nom de l'entreprise
  • Date
  • Adresse
  • Ville
  • Code Postal
  • Province
  • Description de l'échantillonneur/diviseur et emplacement par rapport à l'écoulement du produit

Partie II : Approbation/liste de contrôle

  • Critère
  • Acceptable
  • Non acceptable

Les critères sont :

  • Propreté et état de l'échantillonneur
  • Rythme de fonctionnement du capteur constant
  • État du diviseur des échantillons
  • État de la tuyauterie du système de livraison de l'échantillon
  • Chronométreur, tableau de contrôle et voyants lumineux
  • Pare-poussière du capteur (intérieur)
  • Capteur traverse tout le flot de grain

Partie III : Étalonnage de l'équipement

  • Critère
  • Acceptable
  • Non acceptable

Le critère est :

  • Registres d'étalonnage du système de distribution des échantillons
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