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Procédure opérationnelle : Délivrer un certificat d'exportation de produits laitiers

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1.0 Objet

L'objet du présent document est de fournir des directives aux membres du personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur la délivrance de certificats d'exportation de produits laitiers destinés à la consommation humaine.

Le personnel d'inspection d'un bureau émetteur de l'ACIA qui reçoit d'un exportateur une demande de certificat d'exportation doit utiliser le document d'orientation qui suit par la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) ou hors ligne en raison d'une panne ou d'une mise hors ligne ou jusqu'au moment où le certificat est rendu accessible sur la PPNS. Le guide d'utilisation de TRACES (Trade Control and Expert System) pour l'exportation vers l'Union européenne (UE) est également inclus.

Le présent document doit être utilisé avec les documents d'orientation énumérés à la section 3.0.

2.0 Autorités

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures de mise en application autorisés par la loi ci-dessus sont définis et expliqués dans la Directive opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

4.0 Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

Déclaration du fabricant
Un document fourni par l'exportateur et approuvé par le fabricant du produit à exporter

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et se trouvent dans la liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

Remarque 1 : Pour les procédures de certification des produits laitiers qui sont exportés aux fins de consommation animale, consultez les directives suivantes de la lignes d'affaires de Santé des animaux :

Remarque 2 : Depuis le 15  novembre 2021, les certificats d'exportation de produits laitiers destinés à l'Union européenne (UE) sont délivrés à l'aide du système TRACES NT de l'UE. Veuillez consulter le Tableau comparatif pour la certification des exportations de l'UE à l'aide de TRACES (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 15392234).

6.1 Réception et examen d'une demande de certificat d'exportation

6.1.1 Les produits laitiers fabriqués dans des établissements alimentaires titulaires d'une licence pour l'activité (fabrication, transformation, traitement, conservation, classification, emballage et étiquetage) peuvent être certifiés pour l'exportation. La certification des exportations dépend des exigences des pays étrangers. Reportez-vous à ce qui suit pour connaître les exigences spécifiques des pays ou communiquez avec l'Orientation opérationnelle et expertise (OOE) en utilisant les voies de communication établies :

6.1.2 Le demandeur présentera une demande de service pour un certificat d'exportation par l'entremise de Mon ACIA. La demande de service apparaîtra dans la file d'attente « Export/Exportation » de la PPNS. Plusieurs vues système, telles que la vue File d'attente des cas de service, sont associées à la file d'attente « Export/Exportation ». Ces vues peuvent être filtrées par programme, emplacement de service ou partie. Pour plus d'informations sur la façon de créer une vue personnalisée ou d'ajouter une vue à votre tableau de bord, reportez-vous aux PON Recherche avancée (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 9959821) et Créer un tableau de bord personnalisé (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 9946098).

Dossiers d'exportation : Les demandes de service pour un certificat d'exportation apparaissent dans l'ordre chronologique de haut en bas, au fur et à mesure qu'ils sont soumis, dans la file d'attente. Le personnel d'inspection choisira les demandes de service et effectuera une validation manuelle de la demande. Voir l'annexe B.1, l'annexe E.1 et l'annexe F de la PON- Aperçu du processus d'exportation – PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 11882428).

6.1.3 Pour les demandes de certificats d'exportation en dehors de la PPNS, la demande d'application d'un certificat à l'export – Aliments (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11409529), doit être fournie à l'exportateur pour être remplie et ensuite soumise au bureau local de l'ACIA.

6.1.4 Le personnel d'inspection évalue toutes les demandes de certificat d'exportation pour s'assurer que l'exportateur satisfait aux exigences réglementaires suivantes :

La licence de l'exportateur et les PCP écrits doivent mentionner le produit associé exporté. Cette étape n'est pas automatisée dans la PPNS et doit être vérifiée manuellement pour les demandes en ligne et hors ligne.

6.1.5 Le personnel d'inspection vérifiera que la demande de certificat d'exportation comprend :

6.1.6 Une demande d'un certificat à l'export doit être soumise au moins 5 jours ouvrables complets avant la date de chargement du produit. Pour qu'une journée compte comme un jour ouvrable, le document doit être reçu avant 9 h. Cela permet d'avoir le temps nécessaire pour l'inspection des exportations, au besoin.

Une inspection des exportations est menée en fonction des exigences du pays importateur. Veuillez consulter les Tableaux des tâches d'inspection de certification d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour connaître les pays qui exigent une inspection avant l'émission d'un certificat d'exportation. L'inspection a pour but de vérifier que les attestations peuvent être satisfaites. Utilisez l'Orientation intérimaire pour l'entrée de renseignements reliés à l'inspection de produits dans la PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 12407238). Si le lieu de chargement n'est pas dans la même région où la demande de certification a été faite, la tâche d'inspection dans PPNS peut être réaffectée à un autre sous-district.

6.1.7 Si certains détails de l'envoi (par exemple, le poids net total du produit à poids variable, le nom du navire, les numéros du conteneur et du scellé) sont inconnus avant le chargement, le demandeur a 2 jours ouvrables complets avant le départ du Canada, pour envoyer la demande finale et une copie du manifeste d'expédition indiquant la date de départ (maritime, aérien, terrestre, ferroviaire). Toute modification des détails de l'envoi pourrait retarder la délivrance du certificat et affecter la date de départ.

Le personnel d'inspection demande les derniers renseignements pour remplir le certificat dans la PPNS en délivrant une tâche du portail au demandeur. Si la demande a été soumise hors ligne, les détails peuvent être demandés par courriel ou de la même manière que la demande a été soumise.

6.1.8 Si le lieu de chargement, le fabricant, le numéro de licence ou l'identificateur d'établissement unique, la description ou le pays de destination finale du produit changent, une nouvelle demande d'un certificat à l'export doit être soumise et sera assujettie à un nouveau délai de 5 jours ouvrables.

Dans la PPNS, la demande de service initiale doit être retirée par le demandeur en utilisant le bouton « Retrait » dans la page de résumé du dossier de la PPNS dans son compte de portail, ou annulée par le personnel d'inspection en sélectionnant « Annuler le dossier » et en choisissant la raison appropriée « Retrait – Changement de renseignements ». Veuillez consulter la PON- Aperçu du processus d'exportation – PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11882428).

Une note doit être incluse dans le fichier pour les certificats hors ligne avec la raison de l'annulation.

Dans Mon ACIA, le demandeur peut demander une modification pour les demandes soumises avant que le certificat ne soit « délivré ». Veuillez consulter la PON- Aperçu du processus d'exportation – PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11882428).

6.1.9 Le personnel d'inspection vérifiera que la demande de certification d'exportation a été soumise avec les champs suivants remplis au minimum, conformément au processus de demande dans Mon ACIA ou dans les instructions sur la demande d'un certificat à l'export :

Tableau : Descriptions des champs pour la demande d'application d'un certificat à l'export – Aliments préliminaire
Champ du demande d'application d'un certificat à l'export – Aliments Description
Nom Demande d'exportation et sélectionnez Date d'exportation L'exportateur entre le nom de la demande et la date de départ du Canada
Identifier l'expéditeur L'exportateur inscrit le nom et l'adresse de l'expéditeur, tels qu'ils apparaîtront sur le certificat d'exportation
Informations sur le destinataire Le nom et l'adresse du destinataire, tels qu'ils apparaîtront sur le certificat d'exportation, sont inscrits
Pays de destination Pays de destination final entré
Secteur d'activité, groupe de produits et utilisation finale Le secteur d'activité, le groupe de produits et l'utilisation finale appropriés de l'envoi sont entrés
Sélection des produits La sélection des produits se fait au troisième niveau de la liste des produits
Déterminer l'admissibilité à l'exportation L'exportateur entre les réponses à une série de questions qui déterminent l'admissibilité de l'exportation et les documents supplémentaires qui peuvent être requis
Tableau des produits Nombre de lignes de produits pour chaque produit sont saisies
Ajouter un fabricant Le nom de la partie et le fabricant associé au(x) produit(s) sont entrés
Télécharger les pièces justificatives Exportateur en mesure de télécharger tous les documents justificatifs, par exemple la déclaration du fabricant
Lieu(x) de l'inspection L'exportateur inscrit la première date d'inspection disponible et l'endroit où un inspecteur peut inspecter le produit avant que le conteneur ne soit rempli/scellé ou avant que le produit ne soit emballé pour être expédié à l'extérieur du Canada
Informations sur le transport Des renseignements sur le moyen de transport sont ajoutés et peuvent inclure des détails sur le mode de transport (navire océanique, aérien, terrestre, ferroviaire) et le nom du navire ou des renseignements sur le vol.
Informations sur le certificat et description du produit

Conditions d'entreposage, code du Système harmonisé (SH), description du produit telle que le nom usuel (exactement tel qu'il est déclaré sur l'étiquette), le numéro de lot sont entrés

La quantité nette du produit, y compris le nombre d'emballages et la taille ou le poids brut total du produit (produits en conserve) sont inscrites – voir la section 6.1.10

Examen de la demande La demande est examinée pour s'assurer qu'elle est complète et exacte avant d'être soumise.
Application déposée Demandeur en mesure de surveiller et de visualiser sa soumission. La demande d'exportation apparaît désormais dans le dossier d'exportation de la PPNS : Demande de service

6.1.10 2 jours avant que l'expédition ne quitte le Canada, tout renseignement manquant dans la demande de certificat d'exportation, accompagnée d'une déclaration du fabricant (section 6.1.11) et des résultats de laboratoire (le cas échéant), est requis pour délivrer les documents d'exportation. Toute information manquante fournie moins de 2 jours avant le départ pourrait retarder la délivrance du certificat et affecter la date de départ.

6.1.11 La déclaration du fabricant doit être fournie à l'exportateur pour être remplie et ensuite soumise à l'ACIA. Référez-vous aux Tableaux des tâches d'inspections reliées à la certification des exportations (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour la déclaration du fabricant qui pourrait être spécifique au pays. Le personnel d'inspection s'assurera que la déclaration du fabricant a été dûment remplie et fournit les informations nécessaires à la certification.

Un ingrédient portant un nom de classe unique, tel que défini dans le Règlement sur les aliments et drogues (RAD) au sous-article B.01.009(1), n'est pas acceptable sur la déclaration du fabricant (par exemple des ingrédients laitiers modifiés ou des ingrédients laitiers). Lorsque la liste d'ingrédients d'un mélange de produits laitiers consiste en une liste de substances laitières ou de substances laitières modifiées, chaque ingrédient laitier du mélange doit être indiqué séparément sur la déclaration du fabricant.

6.2 Emploi d'ingrédients laitiers importés

6.2.1 Les importations de produits laitiers doivent suivre les directives du document Produits et sous-produits d'animaux terrestres : Cadre sur la politique d'importation.

6.2.2 Des ingrédients laitiers importés peuvent être utilisés pour fabriquer, au Canada, des produits laitiers et ces produits peuvent ensuite être exportés en fonction des exigences du pays importateur; consultez à ce sujet le Bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments et les tableaux des tâches d'inspection de certification d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Afin de répondre à ces exigences précises, le vétérinaire responsable de la certification doit connaître l'origine du lait et des ingrédients présents dans le produit destiné à l'exportation. Même si ces ingrédients laitiers ont été importés au Canada légalement sans documents d'exportation du pays étranger, le pays étranger doit fournir une certification (documentation à l'appui) pour que les produits laitiers canadiens contenant les ingrédients laitiers importés puissent, à leur tour, recevoir un certificat d'exportation.

Dans ce cas, le personnel d'inspection s'assure que la certification étrangère a été reçue et est satisfaisante en remplissant et en soumettant le document de vérification de la conformité des exportations des produits laitiers à l'agent de certification afin qu'il puisse fournir une certification vétérinaire pour le produit exporté en toute connaissance de cause. Référez-vous aux Tableaux des tâches d'inspections reliées à la certification des exportations (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour le document de vérification de la conformité qui peut être spécifique au pays.

Pour les cas de service dans la PPNS, une tâche d'inspection peut être créée pour enregistrer et télécharger toute documentation de support. Utilisez l'Orientation intérimaire pour l'entrée de renseignements reliés à l'inspection de produits dans la PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 12407238).

6.2.3 Le personnel d'inspection peut signer un certificat en se basant sur une inspection officielle documentée ou sur une décision d'un autre inspecteur. Certains pays peuvent avoir des exigences précises, consultez les tableaux des tâches d'inspection de certification d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

6.3 Traitement du certificat

Le personnel d'inspection ne délivrera pas de documents pour l'exportation de produits qui ont déjà quitté le Canada.

Lorsque tous les renseignements requis sont reçus, les documents d'exportation sont délivrés dans un délai de deux jours ouvrables.

6.3.1 Avant de délivrer un certificat, le personnel d'inspection doit examiner :

Les tâches supplémentaires indiquées qui ne sont pas automatiquement générées dans le cas d'inspection de la PPNS associé à la demande de service doivent être créées pour enregistrer les détails de l'inspection.

6.3.2 Lorsque le personnel d'inspection est convaincu que l'exportateur et l'expédition répondent aux exigences, le certificat d'exportation applicable, tel qu'indiqué dans les tableaux des tâches d'inspection de certification d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), est généré.

Si le certificat est automatisé dans la PPNS, il sera prérempli par la PPNS en fonction des réponses d'entrevue du portail fournies par le demandeur et peut être consulté par le personnel d'inspection au sein de la PPNS via les enregistrements suivants :

Les certificats non automatisés sont remplis par le personnel d'inspection en indiquant les renseignements obligatoires qui se trouvent soit sur le formulaire de demande de certificat d'exportation générique de la PPNS, soit sur la demande de certificat d'exportation de denrées alimentaires hors ligne. Consultez les tableaux des tâches d'inspection de certification d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour voir les modèles disponibles décrivant les renseignements obligatoires.

6.4 Délivrance du certificat

6.4.1 Comme indiqué précédemment, tous les certificats ne sont pas automatisés dans la PPNS. Tous les certificats automatisés dans la PPNS sont générés électroniquement et auront un numéro de certificat unique généré par le système pré-rempli sur le certificat. Consultez la PON - Aperçu du processus d'exportation – PPNS (accessibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 11882428) pour obtenir des instructions sur la signature et l'émission du certificat par le biais de la PPNS. Un certificat hors connexion peut être émis pour un certificat automatisé dans la PPNS. Un certificat peut être émis hors ligne en raison de l'arrêt de la PPNS ou si la demande d'exportation n'a pas été faite par l'entremise de Mon ACIA. Pour ces certificats, le numéro de certificat unique généré manuellement est utilisé. Se reporter à l'annexe 1 pour connaître les feuilles de suivi des certificats maintenus par le centre opérationnel.

Si un demandeur présente une demande de certificat par l'entremise de Mon ACIA et qu'il s'agit d'un certificat non automatisé dans la PPNS, le numéro de certificat unique généré par le système est utilisé. Ce numéro se trouve dans le coin supérieur droit du formulaire de demande de certificat d'exportation générique. Une copie certifiée conforme du certificat émis doit être téléchargée dans le dossier d'autorisation d'exportation de la PPNS.

Pour les certificats d'exportation émis via TRACES NT, le tableau comparatif (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15392234) contient des informations supplémentaires concernant son utilisation.

6.4.2 Si le certificat se compose de plusieurs feuilles de papier, la séquence des feuilles doit être numérotée afin d'indiquer une page précise dans une séquence finie (par exemple, page 2 de 3) et doit contenir le numéro de certificat, une estampille et une signature.

Tous les certificats doivent être signés à l'encre bleue et estampillés à l'encre rouge. Le nom, la qualification et le titre de l'agent de certification doivent être dactylographiés ou estampillés en lettres capitales à côté de la signature. Le certificat doit porter la date à laquelle il a été signé et délivré.

Dans la PPNS, seul le certificat standard peut être signé électroniquement pour les pays de destination qui autorisent les signatures électroniques (identifiés dans la PPNS). Tous les certificats standard émis hors ligne continueront à porter une signature à l'encre bleue.

Le document original doit porter l'estampille rouge officielle de l'ACIA dans la zone prévue à cet effet. Le format d'estampille doit être utilisé sur le certificat selon la procédure opérationnelle : Directive sur l'achat, l'utilisation, le contrôle et le déclassement des étampes officielles de certification d'exportation (EOCE) de l'Agence canadienne d'inspection des aliments – OG/OO-20150831 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 12559695).

Pour chaque demande effectuée par le demandeur, l'ACIA délivrera un document original portant un numéro de certificat unique tel que décrit à la section 6.4.1. Pour le processus hors ligne, si l'exportateur demande une copie électronique, celle-ci doit indiquer le nom de l'agent de certification mais ne doit pas être estampillée.

6.4.3 Le document original est envoyé à l'exportateur. S'il est nécessaire de disposer d'une copie certifiée conforme du document original, celui-ci doit porter un cachet à l'encre rouge « Certified Copy » « Copie conforme » avec la date de délivrance et les initiales ou le nom de l'agent certificateur. Si l'agent certificateur qui délivre une copie certifiée conforme n'est pas l'agent certificateur qui a signé le document original, le nom de l'agent certificateur et non les initiales sont requis sur les copies certifiées conformes. Les copies certifiées conformes sont considérées comme un document d'exportation et les frais appropriés ne doivent être appliqués que pour les demandes de certificat hors ligne. Les copies certifiées conformes créées par la PPNS, ou autrement téléchargées dans la PPNS, dans le cas de certificats d'exportation créés hors ligne, peuvent être consultées et imprimées en tout temps par le demandeur à partir du portail Mon ACIA sans frais.

6.4.4 Lorsque le personnel d'inspection délivre un certificat, tous les documents relatifs à ce certificat doivent être conservés dans la demande de service de la PPNS. Pour les demandes hors ligne, la documentation est conservée au bureau local de l'ACIA. Cela comprend, sans toutefois s'y limiter :

6.5 Remplacement d'un certificat délivré

La procédure de délivrance d'un certificat de remplacement peut être consultée au lien suivant : Remplacer un certificat d'exportation pour des produits alimentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11184412). Consulter l'annexe J.5 de la PON- Aperçu du processus d'exportation – PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 11882428) pour la procédure à suivre pour donner suite aux demandes de remplacement dans la file d'attente d'exportation de la PPNS.

Pour les certificats d'exportation émis via TRACES NT, le tableau comparatif (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15392234) contient des informations supplémentaires concernant la fonction de remplacement.

La délivrance d'annulations/de remplacements se fait à la discrétion de l'ACIA. Toute nécessité d'annuler/de remplacer ou de modifier un certificat peut entraîner l'inspection de futures expéditions conformément aux Procédures d'inspection standardisées (PIS) – Inspection des plans de contrôle préventif (PCP).

6.6 Retour au Canada de produits exportés

Veuillez consulter à ce sujet la Directive opérationnelle – Retour au Canada de produits exportés (en cours).

7.0 Annexe

Pour toute question ou pour obtenir des précisions sur ce document, suivez les canaux de communication habituels de la région, incluant de soumettre un Formulaire électronique de demande de suivi (FEDS).

Annexe 1 : Feuilles de suivi des certificats gérées par les régions

Tel que mentionné à la section 6.4.1, les feuilles de suivi sont utilisées par les régions et indiquent les données minimales qui doivent être saisies. Chaque région doit développer son propre document de traçabilité annuelle et sa propre procédure pour faire le suivi des numéros de certificat et s'assurer que les numéros sont utilisés une seule fois. Les numéros de SGDDI créés par les régions doivent être entrés dans le modèle national : Numéros de délivrance manuels (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11352480).

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