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Archivée - 2016-17 Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières

1) Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la Loi ») donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes présentes au Canada le droit d'accès aux renseignements personnels que le gouvernement détient à leur sujet. La Loi protège aussi la vie privée des personnes en fixant des paramètres à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l'élimination des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales.

L'article 72 de la Loi exige des responsables des institutions fédérales qu'ils présentent un rapport au Parlement sur l'application de la Loi au sein de leur institution, à chaque exercice. Le présent rapport, ainsi que tous les rapports annuels sur la protection des renseignements personnels, est présenté au Parlement comme le veut l'article 72 de la Loi, et il décrit comment l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a appliqué la Loi au cours de l'exercice 2016-2017. Il a été préparé dans le respect des exigences en matière de présentation de rapports du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'ACIA a pour mandat de protéger l'approvisionnement alimentaire et les ressources végétales et animales du Canada, afin d'assurer la salubrité et la qualité des aliments. Fidèle à son engagement à faire preuve d'ouverture et de transparence, l'ACIA reconnaît le droit d'accéder aux documents du gouvernement et elle fait de son mieux pour aider toute personne présentant une demande d'accès à l'information.

À propos de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

L'ACIA est un des plus grands organismes canadiens de réglementation à vocation scientifique. Elle compte plus de 6 927 employés répartis au Canada, dans la région de la capitale nationale (RCN) et quatre centres opérationnels (la région de l'Atlantique, le Québec, l'Ontario et l'Ouest). L'ACIA entend veiller à la santé et au bien-être des Canadiens, à l'environnement et à l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et des végétaux.

L'ACIA élabore des exigences législatives et dispense des services d'inspection et autres pour :

Les activités de l'ACIA sont fondées sur des principes scientifiques, la gestion efficace des risques, l'engagement à l'égard de la prestation des services et de l'efficacité, ainsi que la collaboration avec des organismes nationaux et internationaux investis du même mandat.

L'ACIA est chargée d'administrer et d'appliquer 14 lois fédérales et 36 règlements qui régissent la salubrité et l'étiquetage des aliments vendus au Canada, et qui contribuent au maintien des ressources végétales et animales. En novembre 2012, la Loi sur la salubrité des aliments au Canada a reçu la sanction royale. Cette nouvelle loi raffermit et modernise les lois déjà en vigueur, en plus de les simplifier et de les rendre plus cohérentes. Les Canadiens auront donc accès à des aliments dont la salubrité sera accrue et mieux protégée contre les risques qui y sont associés. En effet, cette loi améliorera la surveillance de la salubrité des aliments, simplifiera et renforcera les pouvoirs conférés par les lois, et offrira à l'industrie canadienne davantage de débouchés sur les marchés étrangers.

L'ACIA partage de nombreux domaines de responsabilité avec d'autres ministères et organismes fédéraux, les autorités provinciales, territoriales et municipales, et d'autres intervenants. Dans ce contexte opérationnel complexe, l'Agence et ses partenaires adoptent des mesures de contrôle de la salubrité des aliments, gèrent les urgences et les risques liés à la salubrité des aliments, à la santé des animaux et à la protection des végétaux, et encouragent la conception de systèmes de salubrité des aliments et de lutte contre les maladies pour préserver la salubrité et la qualité supérieure des produits canadiens de l'agriculture, de l'agroalimentaire, de l'aquaculture et de la pêche. Les activités de l'Agence comprennent la vérification de la conformité des produits importés, l'agrément et l'inspection des établissements, l'analyse des aliments, des animaux, des végétaux et des produits connexes, et l'approbation de l'utilisation de nombreux intrants agricoles. En outre, l'Agence offre des avis scientifiques, élabore de nouvelles technologies, dispense des services d'analyse et effectue des recherches sur la réglementation.

Les responsabilités et les résultats stratégiques de l'ACIA se reflètent dans son architecture d'alignement de programmes, laquelle décrit la façon dont l'Agence prévoit allouer et gérer ses ressources pour atteindre les résultats prévus correspondants. L'ACIA est dirigée par un président qui relève du ministre de la Santé. Dans sa structure, tous les chefs de direction générale assument des responsabilités particulières qui lui permettent d'atteindre chacun de ses objectifs stratégiques.

Application de la Loi

L'application de la Loi constitue la responsabilité première du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat de l'intégrité et des recours. Le Bureau de l'AIPRP traite toutes les demandes d'information et coordonne toutes les activités liées à la Loi, à son règlement d'application, ainsi qu'aux directives et lignes directrices connexes. Le Bureau de l'AIPRP est dirigé par un directeur qui relève du chef des recours. Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP comptait 15,48 employés à temps plein et 1.75 personnes (consultants).

En plus des ressources du Bureau de l'AIPRP, les principales directions générales comptent des conseillers désignés en AIPRP, lesquels relèvent directement du chef de leur direction générale pour toute question ou activité de leur direction générale qui concerne l'AIPRP. Ces conseillers collaborent avec le Bureau de l'AIPRP pour veiller à l'efficacité du processus emprunté afin de répondre rapidement aux demandeurs.

Ressources

Le Bureau de l'AIPRP a affecté environ 193 002 $ en frais salariaux et 191 491 $ en frais administratifs à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le présent rapport. Ces frais ne tiennent pas compte des ressources de chaque direction générale, comme les conseillers en AIPRP, ni des autres dépenses encourues par les directions générales et les secteurs de programmes pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Formation et sensibilisation du personnel

Un effort a été fait par le Bureau de l'AIPRP afin d'optimiser la formation et rejoindre les employés de l'ACIA grâce à des séances de webinaire. À l'exercice 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP a donné 35 séances de formation à 1023 employés de la région de la capitale nationale et des quatre centres opérationnels. Ceci représente une augmentation de 541% employés formés en comparaison à la dernière période de rapport. Les séances de formation avaient pour but de mieux faire connaître la Loi, d'en clarifier les exigences et d'expliquer les processus qui aident l'ACIA à s'acquitter de ses obligations. En plus de la formation dispensée par le Bureau de l'AIPRP, les conseillers en AIPRP des directions générales ont offert des séances de sensibilisation.

Politiques, lignes directrices et procédures

L'ACIA a continué de travailler à l'amélioration du processus de traitement des demandes d'AIPRP afin d'en accroître la surveillance et la responsabilisation. Les activités consacrées à l'administration de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels font l'objet d'un examen trimestriel du Comité de la haute direction.

En janvier 2014, dans la foulée de l'engagement du Canada à l'égard du « gouvernement ouvert », l'ACIA a lancé le projet de paiement en ligne des demandes d'AIPRP. Les Canadiens peuvent ainsi présenter en ligne des demandes de protection des renseignements personnels détenus par l'Agence. L'adhésion des Canadiens aux services en ligne ne cesse d'augmenter depuis le dernier exercice. Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, l'Agence a reçu 24 demandes de protection des renseignements personnels par l'entremise de ce système, ce qui représente 54 % des demandes en comparaison à 50% à la dernière période de rapport.

Au cours de cette période de rapport, l'Agence a axé le travail sur l'établissement d'un nouveau protocole pour gérer les atteintes à la vie privée et définir clairement les rôles et responsabilités du Chef de la protection des renseignements personnels, de l'Agent de sûreté de l'Agence et la Sécurité informatique en réponse à une atteinte. En outre, l'Agence a élaboré un cadre de mesure de la conformité pour examiner et faire rapport sur le niveau de conformité et l'efficacité des politiques et des pratiques.

2) Traitement des demandes en vertu de la Loi

Entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2017, l'ACIA a reçu 44 nouvelles demandes de protection des renseignements personnels assujetties à la Loi. C'est là une augmentation de 15 % depuis la période de rapport précédente. Sept demandes étaient en souffrances à l'exercice précédent, pour un total de 51 demandes à traiter. Au cours de la période de rapport, 49 demandes ont été fermées, ce qui en laisse 2 à reporter à l'exercice financière 2017-2018. Pour les demandes fermées, 24 271 pages ont été révisées, et 16 954 ont été divulguées sous le régime de la Loi, ce qui représente une augmentation de 263% en comparaison à la dernière période rapportée.

Le tableau qui suit décrit le cycle des demandes de protection des renseignements personnels reçues à l'ACIA au cours des cinq derniers exercices :
Exercice 2012-13 2013-14 2014-15 2015-16 2016-17
Reçues 89 24 23 38 44
Fermées 94 38 32 31 49
En suspens à la fin de la période précédente 28 23 9 0 7
Reportées 23 8 0 7 2

En 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP a aussi reçu treize demandes non officielles de divulgation de renseignements personnels, et il a révisé 442 pages. Cela représente une augmentation de 38%à l'exercice précédent.

Le tableau qui suit décrit le cycle des demandes non officielles de protection des renseignements personnels reçues à l'ACIA au cours des cinq derniers exercices :
Exercice 2012-13 2013-14 2014-15 2015-16 2016-17
Demandes non officielles 25 2 9 8 13

Consultations

Aucune consultation n'a été reçue d'autres institutions au cours de la période de référence.

Délais de traitement et prorogation des délais

Les 49 demandes fermées en 2016-2017 ont été traitées dans les délais suivants :

L'ACIA surveille le rendement des réponses aux demandes en soumettant des rapports trimestriels au cadre supérieur de l'Agence.

Aboutissement des demandes fermées

Voici l'aboutissement des 49 demandes fermées :

Tous les demandeurs ont reçu une copie des renseignements demandés, au lieu de les consulter sur place.

Exceptions et exclusions

L'ACIA a invoqué 13 fois des exceptions à la Loi, soit :

L'Agence n'a pas exclu de renseignements en vertu de la Loi.

3) Plaintes et enquêtes

L'Agence a reçu deux plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en 2016-2017. Il s'agit du même nombre de plainte reçue à la période de rapport précédente. À l'exercice 2016-2017, aucune plainte n'a été fermée.

4) Causes devant la cour fédérale

Aucune demande n'a été soumise à la Cour fédérale du Canada à l'exercice 2016-2017.

5) Autres exigences relatives aux déclarations prévues à la Loi

Atteintes à la vie privée

Trois (3) atteintes à la vie privée se sont produites pendant la période de rapport, dont aucune n'était une atteinte substantielle.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pendant la période de rapport. L'évaluation était intitulée 'Système de gestion des désignations et des autorisations'. Ce nouveau système permettra de faciliter la gestion des désignations, cartes, lettres et badges délivrés par l'ACIA. Le sommaire de cette évaluation sera affiché sur le site Web de l'ACIA.

Divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi

Aucune divulgation n'a été faite en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'exercice 2016-2017. L'article 8(2)(m) comprend la divulgation de renseignements personnels pour communication dans le cas où, de l'avis du responsable de l'institution, elle justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée pour laquelle l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Annexe A : Rapport Statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Agence canadienne d'inspection des aliments

Période d'établissement de rapport : Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 44
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 7
Total 51
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 49
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 2

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 5 0 0 0 0 0 7
Communication partielle 0 9 5 1 3 0 0 18
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 3 4 1 0 0 0 0 8
Demande abandonnée 12 3 0 1 0 0 0 16
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 17 21 6 2 3 0 0 49
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) a) 1
19(1) b) 0
19(1) c) 1
19(1) d) 0
19(1) e) 0
19(1) f) 0
20 0
21 0
22(1) a) (i) 0
22(1) a) (ii) 0
22(1) a) (iii) 0
22(1) b) 0
22(1) c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 1
26 18
27 4
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 5 2 0
Communication partielle 11 7 0
Total 16 9 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 1 397 1 384 7
Communication partielle 19 217 14 527 18
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 1 445 0 16
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 22 059 15 911 41
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 6 95 0 0 0 0 1 1 289 0 0
Communication partielle 4 138 6 1 293 2 1 150 5 5 852 1 6 094
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 15 0 0 0 0 0 1 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 25 233 6 1 293 2 1 150 7 7 141 1 6 094
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 1 0 2
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 1 0 1 0 2
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation Interne Autres
6 3 1 0 2
2.6.2 Nombre de jours en retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le delai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le delai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 1 2
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 3 3
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 5 6
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français a l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2) e) Alinéa 8(2) m) Paragraphe 8(5) Total
3 0 0 3

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le delai a été prorogé 15 a) i) Entrave au fonctionnement 15 a)(ii) Consultation 15 b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 5 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 5 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15 a) (i) Entrave au fonctionnement 15 a)(ii) Consultation 15 b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 0 0
16 à 30 jours 9 0 0 0
Total 10 0 0 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
2 0 0 0 2

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 1

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 193 002 $
Heures supplémentaires 0 $

Biens et services

  • Contrats de services professionnels (180 337 $)
  • Autres (11 154 $)
191 491 $
Total 384 493 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 2.66
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 1.50
Étudiants 0.00
Total 4.16

Annexe B : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence canadienne d'inspection des aliments délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, investi par les dispositions de la Lois ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document de délégation remplace et annule tout arrêté antérieur.

Date : 15 mai, 2017, Présidente, Agence canadienne d'inspection des aliments

Agence canadienne d'inspection des aliments - table de délégation

Position

Annexe

Loi sur l'accès à l'information et règlements

Annexe

Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements

Première vice-présidente Autorité absolue Autorité absolue
Chef des Recours, Secrétariat de l'intégrité et des recours (SIR) Autorité absolue Autorité absolue
Directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP), SIR Autorité absolue Autorité absolue
Gestionnaire, AIPRP, SIR Autorité absolue Autorité absolue
Chef d'équipe, AIPRP, SIR Autorité absolue Autorité absolue
Analyste principal et Analyste, AIPRP, SIR

Dispositions de la Loi sur l'accès à l'information :

4(2.1), 7, 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 27(1), 27(4), 28(1)(b), 33 et 35(2)(b).

Dispositions du Règlement sur l'accès à l'information :
7(2) et 7(3)

Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements :

8(4), 15 et 33(2)

Date de modification :