Vérification du cadre de dotation de l'ACIA - Rapport de vérification
4.0 Annexes

Cette page Web a été archivée

Annexe A – Critères de vérification

Les critères ont été élaborés à partir des principales mesures de contrôle établies dans le manuel Auditing Employee Hiring and Staffing de la fondation de recherche de l'Institut des auditeurs internes, le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation 2014-2015 de la Commission de la fonction publique du Canada et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général.

Les critères de vérification sont organisés en fonction des secteurs d'intérêt suivants :

Secteur d'intérêt 1 : Les valeurs de dotation sont intégrées à tous les aspects de la dotation, y compris les politiques, les pratiques, les outils, la formation et les communications.

1. Les valeurs de dotation sont suffisamment définies et communiquées, le respect pour celles-ci est renforcé, et la conformité est surveillée.

Secteur d'intérêt 2 : L'efficience et l'efficacité dans la dotation sont réalisées par la planification, le ressourcement et la surveillance.

2. Il existe des plans de dotation qui sont harmonisés aux plans d'activités et aux objectifs organisationnels, mis à jour au besoin, communiqués et mis en œuvre.

3. Un cadre de mesure du rendement est en place pour surveiller l'efficience et l'efficacité de la dotation de l'ACIA.

4. Des mécanismes efficaces de surveillance et de reddition de comptes sont en place pour fournir à la direction des renseignements exacts, pertinents et fiables pour la prise de décisions.

Secteur d'intérêt 3 : La mise en œuvre du cadre de dotation a été planifiée et gérée de façon à assurer la bonne compréhension, l'acceptation et la conformité des intervenants.

5. Un plan de projet a été établi pour la mise en œuvre du cadre de dotation de 2013. Il décrit les phases, les ressources, les intervenants, les principales activités et les échéances. Les progrès par rapport au plan font l'objet d'un suivi, et des ajustements sont apportés au besoin.

6. Les cadres de gouvernance et de gestion des risques soutiennent la conception et la mise en œuvre du cadre de dotation.

7. Les rôles, les responsabilités et les obligations relativement à la dotation ont été établis et communiqués.

8. Des politiques, des lignes directrices, des outils et de la formation en matière de dotation ainsi que des ressources de la DGRH sont en place pour que les intervenants s'acquittent efficacement de leurs responsabilités et obligations en la matière.

Annexe B – Organigramme illustrant les fonctions liées à la dotation

Photo - Organigramme illustrant les fonctions liées à la dotation. Description ci-dessous.
Description de la photo - Organigramme illustrant les fonctions liées à la dotation
  • L'organigramme du cadre de dotation de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) illustre la structure organisationnelle de l'ACIA relativement aux fonctions liées à la dotation. L'organigramme illustre également les responsabilités inhérentes à la dotation au sein de chaque direction générale.
  • Au premier échelon, qui se situe au sommet de l'organigramme, se trouve un encadré rectangulaire bleu foncé qui représente le président de l'ACIA.
  • Au deuxième échelon de l'organigramme, sous l'encadré du président de l'ACIA, se trouve un encadré rectangulaire bleu foncé qui représente le vice-président, Direction générale des ressources humaines. Une ligne connecte cet encadré à celui du président de l'ACIA afin d'illustrer le rapport hiérarchique qui existe entre ceux-ci.
  • Sous l'encadré du vice-président, Direction générale des ressources humaines, se trouvent trois encadrés rectangulaires bleu foncé se situant au troisième échelon de la structure organisationnelle. Les voici : 1) Direction des services en ressources humaines, 2) Ressources humaines – Transformation de l'Agence et 3) Direction du soutien des secteurs d'activité. Une ligne connecte chacun de ces trois encadrés à celui du vice-président, Direction générale des ressources humaines, afin d'illustrer le rapport qui existe entre ceux-ci.
  • Chacun des trois encadrés du troisième échelon est légèrement chevauché par un sous-encadré bleu pâle qui contient une description des responsabilités de la direction générale à laquelle il se rattache. Les voici :
    • L'encadré bleu pâle sous 1) Direction des services en ressources humaines dit : « Responsable des politiques en matière de ressources humaines ».
    • L'encadré bleu pâle sous 2) Ressources humaines (RH) – Transformation de l'Agence dit : « Responsable de transformer les RH pour les harmoniser avec la transformation de l'Agence ».
    • L'encadré bleu pâle sous 3) Direction du soutien des secteurs d'activité dit : « Responsable de fournir des services aux directions générales de l'Agence ».
  • Sous l'encadré de la Direction des services en ressources humaines se trouvent trois encadrés rectangulaires bleu foncé se situant au quatrième échelon de la structure organisationnelle. Les voici : a) Systèmes des RH, b) 1-888-HR et c) Division de la dotation. Une ligne connecte chacun de ces trois encadrés à celui de la Direction des services en ressources humaines afin d'illustrer le rapport qui existe entre ceux-ci. De plus, chacun des trois encadrés est chevauché par un sous-encadré bleu pâle qui contient une description des responsabilités de l'unité à laquelle il se rattache. Les voici :
    • L'encadré bleu pâle sous a) Systèmes des RH contient trois points. Le premier point dit : « Gère les bases de données sur la dotation et les systèmes des RH ». Le deuxième dit : « Gère certains outils pour les RH comme la dotation accélérée ». Quant au troisième point, il dit : « Collabore avec la gestion de l'information et technologie de l'information (GI-TI) pour mettre au point des outils de rapport pour les systèmes de RH ».
    • L'encadré bleu pâle sous b) 1-888-RH contient quatre points. Le premier point dit : « Responsable des lettres d'offre pour les nominations intérimaires, les reclassifications, les prolongations de nominations de durée déterminée, les nominations à l'extérieur de l'ACIA, l'embauche d'étudiants et les prolongations d'emplois d'étudiants ». Le deuxième dit : « Rédaction des lettres d'offre ». Le troisième point dit : « Aide à la saisie des données pour les nominations prioritaires ». Quant au quatrième, il dit : « Responsable du traitement des demandes liées aux RH ».
    • L'encadré bleu pâle sous c) Division de la dotation contient deux points. Le premier point dit : « Dotation nationale (politiques, module d'information sur la dotation accélérée dans Merlin) ». Le deuxième dit : « Groupe stratégique au lieu d'un groupe de traitement ».
  • Pour revenir au troisième échelon, sous l'encadré Direction du soutien des secteurs d'activité se trouvent cinq encadrés rectangulaires bleu foncé se situant au quatrième échelon de la structure organisationnelle. Les voici : a) Services au groupe de la direction, b) Services stratégiques en RH – Direction générale des opérations, c) Services stratégiques en RH – Direction générale des politiques et des programmes, d) Services stratégiques en RH – Direction générale des sciences et e) Services stratégiques en RH – Gestion intégrée (Direction générale de la gestion intégrée [DGGI], Secrétariat de l'intégrité et des recours [SIR], Direction générale de la vérification et de l'évaluation [DGVE], Direction générale des communications et des affaires publiques [DGCAP]). Une ligne relie chacun de ces cinq encadrés à celui de la Direction du soutien des secteurs d'activité afin d'illustrer le rapport qui existe entre ceux-ci. De plus, chacun des cinq encadrés est chevauché par un sous-encadré bleu pâle qui contient une description des responsabilités de l'unité à laquelle il se rattache. Les voici :
    • L'encadré bleu pâle sous a) Services au groupe de la direction dit : « Collabore avec les gestionnaires d'embauche EX pour élaborer les lettres d'offre, les notes de service au président, les compétences en dotation et la documentation d'entrevues ».
    • L'encadré bleu pâle sous b) Services stratégiques en RH – Direction générale des opérations contient cinq points. Le premier point dit : « Fournit des conseils et une orientation en RH aux cadres des directions générales ». Le deuxième dit : « Planification stratégique de l'effectif ». Le troisième point dit : « Planification et gestion des talents ». Le quatrième dit : « Conseils et soutien à l'égard des processus de dotation ». Quant au cinquième point, il dit : « Liaison avec la DGRH ».
    • L'encadré bleu pâle sous c) Services stratégiques en RH – Direction générale des politiques et des programmes contient trois points. Le premier point dit : « Harmonise les initiatives de la DGRH avec celles de la DGPP ». Le deuxième dit : « Fournit des conseils à la DGPP sur les questions relatives aux RH ». Quant au troisième point, il dit : « Fournit des conseils à la direction ».
    • L'encadré bleu pâle sous d) Services stratégiques en RH – Direction générale des sciences contient quatre points. Le premier point dit : « Planification stratégique de l'effectif ». Le deuxième dit : « Planification en gestion des talents ». Le troisième point dit : « Aide les clients à l'égard des processus de dotation ». Quant au quatrième, il dit : « Fournit des conseils sur les questions relatives aux RH ».
    • Enfin, l'encadré sous e) Services stratégiques en RH – Gestion intégrée (DGGI, SIR, DGVE, DGCAP) contient deux points. Le premier point dit : « Gère les budgets ». Quant au deuxième, il dit : « Liaison avec les chefs des directions générales sur les questions relatives aux RH ».
  • En outre, pour revenir au deuxième échelon de la structure organisationnelle, lequel se situe juste au-dessous de l'encadré du président de l'ACIA, se trouve un encadré gris foncé à l'extrémité de la structure principale. Cet encadré gris foncé représente le chef des Recours, Secrétariat de l'intégrité et des recours. Une ligne relie cet encadré à celui du président de l'ACIA afin d'illustrer le rapport hiérarchique qui existe entre ceux-ci.
  • Sous l'encadré du chef des Recours se trouve un autre encadré gris foncé se situant au troisième échelon. Cet encadré représente le Bureau de l'ombudsman de la dotation. Une ligne relie cet encadré à celui du chef des Recours afin d'illustrer le rapport hiérarchique qui existe entre ceux-ci. De plus, cet encadré est chevauché par un sous-encadré bleu pâle qui contient une description des responsabilités du Bureau de l'ombudsman de la dotation.
    • Cet encadré bleu pâle comprend deux points. Le premier point dit : « Offre aux employés un moyen de discuter en toute confidentialité de leurs préoccupations ». Quant au deuxième, il dit : « Détermine si les décisions de dotation sont conformes aux valeurs et à l'éthique de l'ACIA ».

Annexe C – Réponse et plan d'action de la direction

Recommandation 1 : Le vice-président de la DGRH doit s'assurer que des contrôles de gestion de base sont en place pour soutenir le cadre de dotation de l'Agence. L'ensemble des politiques de dotation devraient être mises à jour, et une entente devrait être conclue concernant les rôles et les responsabilités en matière de dotation, du début à la fin, y compris les obligations, la surveillance et la tenue de dossiers relativement à la dotation à l'ACIA.

Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) Date cible Responsables
La Politique sur le cadre de dotation (PCD) a été mise à jour en avril 2016 et elle sera remplacée par le cadre de dotation et de recrutement, la politique en matière de dotation et de recrutement et les lignes directrices précises en matière de dotation. Le nouvel ensemble de politiques apporte des précisions relatives aux rôles, aux responsabilités et aux obligations à l'égard de la dotation. Avril 2016 – le cadre de dotation et de recrutement ainsi que la politique et les lignes directrices qui ont été mis à jour seront diffusés dans le Bulletin d'information national du 21 avril 2016 en plus d'être affichés sur Merlin VP-DGRH
On a défini les rôles et les responsabilités de la dotation collective des directions générales, des représentants des directions générales et des ressources humaines, et on les a communiqués aux directions générales. Février 2016 (terminé) Directeur, Direction des services de RH
Une équipe spéciale de dotation sera formée afin d'examiner le cadre de dotation et de recrutement, ainsi que les politiques, les lignes directrices, les directives et la matrice de responsabilisation. Juin 2016 – formation de l'équipe spéciale de dotation
Examen du cadre, de la politique et des lignes directrices à effectuer pour le mois d'août 2017
Diffusion du cadre, de la politique et des lignes directrices révisés sur Merlin pour novembre 2017
Directeur, Direction des services de RH
L'équipe spéciale de dotation effectuera un exercice d'évaluation des risques afin de cerner les secteurs à risque élevé, moyen et faible qui serviront à orienter la matrice de responsabilisation de la dotation, l'ensemble des politiques et le prochain programme de surveillance. Août 2016

Recommandation 2 : Le vice-président de la DGRH doit mettre en œuvre un système de surveillance axé sur les risques pour surveiller la conformité avec le cadre de dotation de l'Agence.

Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) Date cible Responsables
L'équipe spéciale de dotation établira un système de surveillance fondé sur les risques des activités de dotation de l'Agence afin d'assurer la conformité au cadre de dotation et de recrutement et à la matrice de responsabilisation de la dotation de l'Agence.

Novembre 2016 – établissement du système de surveillance.

Décembre 2016 – mise en œuvre du système de surveillance

Avril 2017 – premier cycle d'établissement de rapports sur les activités du quatrième trimestre de 2016-2017

Directeur, Direction des services de RH

Recommandation 3 : Le vice-président de la DGRH doit continuer de déployer des efforts afin de promouvoir la planification des RH stratégiques de la DG ainsi que la planification consolidée des RH à l'échelle de l'Agence en vue de fournir des commentaires sur les besoins globaux en matière de RH de l'ACIA, les lacunes importantes liées aux compétences, l'offre et la demande de talents essentiels et les stratégies de ressourcement ciblées.

Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) Date cible Responsables
L'équipe de soutien aux secteurs d'activité des RH travaillera en collaboration avec toutes les directions générales afin d'établir des plans pour chaque direction générale, lesquels seront intégrés au plan des RH de l'Agence, qui émane d'un plan des activités organisationnelles intégrées. Le plan fera correspondre les exigences et les besoins des RH aux priorités ministérielles indiquées dans le plan d'activités de l'organisation. Il présentera les lacunes sur le plan des compétences, des ensembles d'habiletés et des talents en vue de satisfaire aux besoins futurs de l'Agence sur le plan des RH.

Mai – octobre 2016 :
la collecte et l'analyse de données des RH – définition des rôles essentiels/compétences choisies, rôles classés en fonction de leur importance dans le contexte de l'exécution de la stratégie – évaluation des risques pour l'environnement.

Décembre 2016 : Consultations-lacunes actuelles et futures dans l'effectif -validation.

Septembre - Décembre 2016 : Réalisation de l'analyse des lacunes par la direction générale

Décembre 2016 : Élaboration et validation des plans des directions générales

Mars 2017 : Intégration dans le plan des RH de l'agence-aux fins d'approbation

Avril 2017 : Diffusion sur Merlin du Plan stratégique de l'effectif de l'Agence et suivi par rapport au progrès.

Directeur exécutif, Soutien des secteurs d'activité

Recommandation 4 : Le vice-président de la DGRH doit s'assurer que les spécialistes des RH et les gestionnaires ont facilement accès aux renseignements et aux mécanismes contenant des directives exhaustives et claires, dont les exigences liées à la tenue de dossiers, lors de l'application du cadre de dotation de l'Agence.

Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) Date cible Responsables

En collaboration avec la Direction générale de la GI/TI et l'APC, l'équipe spéciale de dotation et la Division du recrutement examineront et mettront à jour les éléments suivants afin de les harmoniser avec l'ensemble des politiques de dotation de l'Agence :

  • renseignements sur la dotation accessibles aux gestionnaires et au personnel sur Merlin
  • modules de formation pour la dotation dans Gérer pour le succès et Gestion de l'effectif pour les superviseurs
  • besoins en matière de renseignements/tenue de dossiers ainsi que rôles et responsabilités des spécialistes et des gestionnaires des RH

Septembre 2016 – examen et nettoyage de Merlin

Octobre 2016 – établissement des exigences relatives à la tenue de dossiers

Décembre 2016 – communication des besoins en matière de tenue de dossiers aux spécialistes et gestionnaires des RH

Juillet 2017 – mise à jour des modules de formation en fonction de l'examen du cadre

Directeur, Direction des services de RH

Recommandation 5 : Le vice-président de la DGRH doit élaborer et mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement (CMR) officiel pour évaluer la mesure dans laquelle le cadre de dotation atteint ses objectifs. Le CMR doit inclure des indicateurs avec des objectifs et des échéances, des données de rendement mesurables et des processus de surveillance et de reddition de comptes.

Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) Date cible Responsables
L'équipe spéciale de dotation établira un cadre de mesure du rendement officiel pour la surveillance des activités de dotation de l'Agence, y compris des normes de services, des mesures et des cibles de rendement, et elle déterminera une stratégie ainsi que des mécanismes de production de rapports.

Novembre 2016 – établissement des mesures de rendement et des exigences relatives aux données

Janvier 2017 – mise en œuvre des mesures prêtes pour la collecte de données

Avril 2017 – premier cycle d'établissement de rapports sur les activités du quatrième trimestre de 2016-2017

Directeur, Direction des services de RH
Date de modification :