Vérification du cadre de dotation de l'ACIA - Rapport de vérification
1.0 Sommaire

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La Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments confère au président de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou Agence) le pouvoir de nommer des employés et de déterminer les conditions d'emploi. Elle donne à l'Agence la latitude et l'autonomie de concevoir et d'élaborer son propre cadre de ressources humaines (RH) ainsi que ses propres politiques et lignes directrices afin de répondre à ses besoins opérationnels uniques.

Un cadre de RH efficace est important pour que l'Agence coordonne les activités de dotation et de prise de décisions afin d'appuyer ses objectifs d'amélioration de la santé et du bien-être de la population, de l'environnement et de l'économie du Canada. Un cadre robuste favorise la confiance envers l'intégrité de la dotation, y compris le respect de ses valeurs de dotation et les exigences législatives. De plus, un cadre de dotation efficace mène à l'embauche des bonnes personnes dans les bonnes fonctions et au bon moment de façon efficiente pour atteindre ses objectifs opérationnels.

Des pouvoirs en matière de dotation ont été délégués aux gestionnaires de l'ACIA étant donné que ces derniers et les spécialistes des RH qui les appuient sont tenus de rendre compte au président en démontrant au moyen de leurs mesures et décisions que la dotation est assurée conformément aux obligations législatives et aux valeurs et politiques établies, ainsi que dans l'intérêt de l'ACIA et de son mandat.

Afin de répondre aux programmes de transformation et d'efficacité accrue de l'Agence, on a révisé des processus et des politiques de dotation, puis créé une nouvelle Politique sur le cadre de dotation (PCD) et un modèle de prestation des services de RH, entrant en vigueur le 1er avril 2013. Dans son ensemble, le cadre de dotation a un objectif clair, soit de réduire le coût des ressources et la durée des processus de dotation tout en assurant à l'Agence un maximum de latitude à l'égard de la dotation. La mise en œuvre de la PCD a aussi été assortie d'un nouveau modèle opérationnel de RH, de la création du Bureau de l'ombudsman de la dotation (BOD) et d'efforts concertés à promouvoir et à mettre en œuvre des processus de dotation collective dirigés par la DGRH.

Afin d'apporter une valeur ajoutée, la vérification a porté sur les aspects opérationnels et stratégiques du cadre de dotation de l'Agence. Au niveau opérationnel, la vérification a abordé les rôles, les outils, les responsabilités et les obligations de rendre compte en matière de dotation, ainsi que le cadre de mesure du rendement de la dotation de la DGRH. Au niveau stratégique, elle a servi à évaluer l'approche « Une Agence unifiée » de la DGRH pour ce qui est de la dotation, y compris la planification intégrée des RH et sa conformité au mandat et aux objectifs stratégiques de l'ACIA. Des recommandations ont été formulées aux deux niveaux pour donner suite aux constatations de la vérification.

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification du cadre de dotation de l'ACIA était d'évaluer raisonnablement la mesure dans laquelle le cadre de dotation de l'ACIA est :

  • conçu pour soutenir les processus de dotation qui s'harmonisent aux valeurs de dotation de l'ACIA qui sont la compétence, l'impartialité, l'équité, l'ouverture, la représentativité, l'accès, l'efficience et l'efficacité;
  • mis en œuvre avec suffisamment de planification, de surveillance, de suivi, de formation, de mesure du rendement, d'outils et de communication.

Principales constatations découlant de la vérification

Conception du cadre de dotation

Conformément au cadre de dotation de l'Agence, les gestionnaires et les spécialistes des RH entreprendront des processus et des décisions en matière de dotation conformément aux valeurs de dotation et aux obligations législatives de l'Agence. La PCD définit les valeurs de dotation et requiert l'application d'une approche équilibrée pour atteindre les objectifs et les besoins opérationnels de l'Agence. Des directives globales à l'appui de la dotation axée sur les valeurs sont disponibles sur le site intranet de l'Agence.

La vérification a relevé que de rigoureux contrôles de gestion sont requis afin d'appuyer le cadre de dotation et son harmonisation aux valeurs de dotation de l'Agence.

Les obligations et les responsabilités ne sont pas clairement établies dans la PCD de l'ACIA. De plus, la supervision et la surveillance actives ainsi que la tenue de dossiers n'ont pas encore été clairement établies et attribuées. La DGRH a reconnu la nécessité d'améliorer la PCD et a préparé, durant la vérification, un cadre de dotation et de recrutement, ainsi qu'une politique en matière de dotation et de recrutement qui, une fois achevée et approuvée, remplacera la PCD.

Mise en œuvre du cadre de dotation

La dotation doit être appuyée par une saine planification des RH. Bien que certains efforts aient été déployés pour établir la dotation planifiée de la DG, les directions générales n'ont pas de plans de RH, et il n'y a aucun plan de RH consolidé à l'Agence. La DGRH reconnaît cette lacune et travaille maintenant avec les directions générales à l'élaboration de plans de RH exhaustifs.

Le cadre de dotation divise les processus de dotation en trois catégories : dirigés par la DGRH; dirigés conjointement par la DGRH et la direction; et dirigés par la direction. Ces processus ont été documentés dans une carte des points chauds, mais n'ont pas été appuyés par des méthodes d'évaluation des risques et des critères de classement. Aucune autre stratégie d'atténuation des risques n'a été élaborée. Il est possible d'utiliser cette information pour orienter la surveillance axée sur les risques.

Il faut renforcer les outils et les directives de dotation en mettant l'accent sur les processus dirigés par la direction et dans l'optique d'une approche libre-service. Tous les renseignements doivent être regroupés pour que l'accès et la navigation soient améliorés. Cela aidera les gestionnaires à s'acquitter de leurs responsabilités et à informer tous les employés de l'Agence des procédures de dotation.

Cadre de mesure du rendement

En tant qu'employeur distinct, nous nous attendions à ce que la DGRH ait un cadre de mesure du rendement (CMR) en place illustrant l'efficacité de son régime de dotation tout en offrant des possibilités d'amélioration continue.

Nous avons relevé l'absence d'un cadre de mesure du rendement efficace, y compris un ensemble complet d'indicateurs de rendement (résultats, normes de service, mesures du rapport coût-efficacité), des renseignements fiables sur la dotation, ainsi que des rapports et une surveillance sur une base régulière. Cette lacune pourrait nuire à la capacité de l'Agence d'évaluer la réussite du cadre de dotation.

Conclusion

Le cadre de dotation de l'ACIA est fondé sur une approche équilibrée de dotation axée sur les valeurs et comprend la participation de la DGRH selon le type de processus de dotation. Au moment de la vérification, l'ensemble des politiques à l'appui était encore en évolution avec des possibilités d'amélioration notables. Des contrôles de gestion plus robustes, y compris des obligations plus claires en matière de surveillance et un ensemble de politiques à jour, sont nécessaires pour soutenir l'intégrité de la dotation et aider les gestionnaires délégués qui assument plus de responsabilités relativement à certains processus de dotation. La planification des RH de l'Agence doit être renforcée pour que les ressources appropriées et adéquates soient mises en place afin d'atteindre les objectifs stratégiques et les plans opérationnels de l'Agence. De plus, un système de reddition de comptes et de mesure du rendement de la dotation doit être élaboré et mis en œuvre. De meilleures assises en dotation favoriseraient l'approche d'une « Agence unifiée » et la dotation fondée sur les valeurs.

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