ARCHIVÉE - Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction

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Réponse de la direction :

Direction générale des ressources humaines : La direction est d'accord avec la recommandation que certaines améliorations peuvent être apportées. Toutefois, certains domaines peuvent être touchés par le transfert de la fonction de rémunération au bureau de paye de TPSGC à Miramichi, par l'automatisation des heures supplémentaires (projet déjà mis en œuvre mais encore est en cours d'ajustement) et par le nouveau système de modernisation de la paye à venir. Ces initiatives entraînent l'élimination de la fonction de rémunération à l'Agence.

Les mesures proposées seront touchées par les discussions actuelles tenues entre les RH, les Finances et TPSGC en vue d'établir les rôles et les responsabilités, y compris en matière d'assurance de la qualité. Une fois les processus complets en place, il va de soi que les gestionnaires délégataires devront suivre une formation et communiquer clairement.

Plan d'action de la direction

Recommandation (1) :
Le vice-président de la DGRH, en collaboration avec la haute direction, devrait s'assurer que la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires et la documentation connexe (y compris les interprétations de la convention collective) sont examinées et évaluées afin de confirmer si elles respectent les exigences opérationnelles et comprennent des directives pertinentes sur la gestion et la réduction au minimum des heures supplémentaires.

Recommandation (1) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement

La direction accepte d'examiner et de mettre à jour la Politique en collaboration avec les cadres supérieurs de toutes les directions générales afin de s'assurer qu'elle répond aux besoins actuels et qu'elle cadre avec chacune des conventions collectives. La direction examinera les documents se rattachant à la Politique (lignes directrices, délégation des pouvoirs en ressources humaines, etc.) pour s'assurer que les renseignements fournissent aux gestionnaires une orientation et une interprétation suffisantes.

Directeur exécutif, Direction des relations en milieu de travail et de l'effectif; Directeur par intérim, Direction des services en ressources humaines Décembre 2014

Recommandation (2) :
Le vice-président de la DGO devrait s'assurer que les heures supplémentaires sont surveillées régulièrement par le niveau de gestion approprié au moyen des outils disponibles.

Recommandation (2) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement
La DGO examinera les procédures liées à la surveillance régulière des heures supplémentaires. Directeur principal, Bureau de la gestion des activités et de la planification Mars 2014
Les directions et les centres opérationnels de la DGO mettront en œuvre un processus d'examen régulier des rapports sur les heures supplémentaires au niveau de la direction. Directeurs exécutifs des centres opérationnels et des directions Mars 2014

Recommandation (3) :
Le vice-président de la DGRH, en consultation avec le vice-président de la DGGI, devrait revoir le plan d'échantillonnage de la paye aux fins d'assurance de la qualité pour s'assurer qu'il est conçu de façon à relever les anomalies ou les paiements de grande valeur monétaire.

Recommandation (3) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement
La direction convient que l'Agence demeure responsable à l'heure actuelle, alors que le processus réel sera exécuté par le bureau de paye de TPSGC à Miramichi. Des discussions sont en cours entre les RH, les Finances et TPSGC pour déterminer comment procéder à l'AQ. Des rôles et des responsabilités seront fixés. Entre-temps, on procédera à un échantillonnage des cinq plus importantes transactions d'heures supplémentaires de grande valeur monétaire. Gestionnaire national, Rémunération; Conseiller en rémunération de l'organisation par intérim; Gestionnaire, Surveillance et contrôle des finances Décembre 2014

Recommandation (4) :
Le vice-président de la DGO devrait s'assurer que les pratiques systématiques de gestion des heures supplémentaires sont communiquées et mises en place entre les programmes semblables et d'un lieu de travail à un autre.

Recommandation (4) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement
Les directions et les centres opérationnels de la DGO examineront les besoins locaux en matière de ressources et établiront les meilleures pratiques et stratégies à adopter pour réduire les heures supplémentaires au minimum. Directeurs exécutifs des centres opérationnels et des directions Juin 2014
La DGO regroupera les meilleures pratiques et stratégies à adopter à l'échelle locale pour réduire les heures supplémentaires au minimum et les communiquera à l'échelle nationale au sein de la Direction générale. Directeur principal, Bureau de la gestion des activités et de la planification Décembre 2014
Les directions et les centres opérationnels de la DGO mettront en œuvre les stratégies sur la réduction au minimum des heures supplémentaires et en feront rapport. Directeurs exécutifs des centres opérationnels et des directions Mars 2015

Recommandation (5) :
Le vice-président de la DGRH devrait examiner les mesures de vérification en place afin de s'assurer que les demandes d'heures supplémentaires de grande valeur monétaire sont acheminées pour examen approfondi et de mettre la main sur les demandes d'heures supplémentaires en double.

Recommandation (5) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement
La direction accepte de mettre en place un processus de vérification des paiements de grande valeur monétaire et des demandes d'heures supplémentaires en double. Superviseur, Centre de service 1-888-RH Décembre 2014

Recommandation (6) :
Le vice président de la DGRH devrait s'assurer que des directives suffisantes à l'intention des conseillers en rémunération et des gestionnaires délégataires de la DGRH sont élaborées et renforcées en ce qui concerne les réclamations d'indemnités d'études qui respectent les exigences en matière d'approbation et de documentation à l'appui ainsi que les interprétations pour les formateurs qualifiés et l'équipement de formation pertinent.

Recommandation (6) :
Mesures proposées par la direction Fonctionnaire(s) responsable(s) Date d'achèvement

1) La direction accepte d'examiner les documents et les lignes directrices qui ont été fournis aux gestionnaires et aux employés concernant la transition en matière d'emploi.

2) La question des « définitions » pour les établissements d'apprentissage et l'équipement obligatoire a été visée par la négociation collective. Il faudrait envisager d'ajouter à chaque convention collective la négociation de définitions plus claires avec le syndicat approprié, si un accord est conclu.

Directeur exécutif, Direction des relations en milieu de travail et de l'effectif; Directeur par intérim, Direction des services en ressources humaines

1) Décembre 2014

2) Prochains cycles de négociation avec chaque agent négociateur

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