Rapport provisoire de vérification interne
Vérification des cartes d'achat

Mars 2017

Table des matières

1.0 Sommaire

Contexte

Les cartes d'achat du gouvernement offrent un moyen économique, sécuritaire et pratique pour l'achat et le paiement de biens et services, tout en assurant un contrôle financier efficace.

À l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou Agence), plus de 500 cartes d'achat sont utilisées, ce qui représente 29 000 transactions et des dépenses annuelles de 13 millions de dollars. L'utilisation des cartes d'achat est régie par la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et fait donc l'objet d'un examen minutieux par le gouvernement et le public. C'est pourquoi la vérification s'inscrivait dans le plan approuvé de vérification axé sur les risques de 2016-2017 de l'ACIA.

Objectif et portée de la vérification

La vérification visait à s'assurer de la pertinence et l'efficacité des contrôles pour faciliter la gestion du programme de cartes d'achat, notamment le respect des lois, des politiques, des normes et des directives applicables. La vérification a porté sur les processus d'utilisation en vigueur pour les cartes d'achat et sur les transactions effectuées entre avril 2015 et juin 2016.

Principales constatations de la vérification

L'Agence possède un cadre de contrôle bien défini pour l'utilisation et la gestion des cartes d'achat. La vérification a notamment permis de relever les saines pratiques de gestion suivantes :

  • les politiques et lignes directrices sur la gestion et l'utilisation des cartes d'achat sont bien définies et conformes aux attentes du Conseil du Trésor;
  • des procédures et des outils sont en place pour faciliter l'application des politiques et l'administration du programme des cartes d'achat;
  • les principaux intervenants dans l'administration du programme, notamment le coordonnateur national des cartes d'achat ainsi que la direction et le personnel des Opérations comptables, exercent leurs responsabilités conformément aux directives et aux attentes du Conseil du Trésor et de l'ACIA;
  • des mécanismes de surveillance et d'assurance de la qualité permettent d'examiner les transactions effectuées avec les cartes d'achat, d'identifier des problèmes éventuels et de prendre des mesures adéquates;
  • La haute direction obtient un compte rendu efficace et régulier des résultats des activités de surveillance et d'assurance de la qualité.
  • Cela dit, l'Agence a l'occasion de reconfirmer et de bien faire connaître les modalités d'application et d'améliorer les programmes de surveillance et d'assurance de la qualité en intégrant l'utilisation d'outils informatiques plus efficaces.

Conclusion

Des contrôles adéquats et efficaces sont en place pour faciliter la gestion du programme de cartes d'achat, notamment le respect des lois, des politiques, des normes et des directives applicables. Des possibilités d'amélioration ont été observées et adressées dans les recommandations formulées dans le rapport.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Les cartes d'achat sont des cartes de crédit émises à des employés du gouvernement du Canada pour leur permettre de faire des achats rapidement afin de faciliter les activités du gouvernement. L'utilisation de ces cartes simplifie l'achat de biens et de services en offrant une méthode d'achat et de paiement pratique et moins lourde tout en assurant un contrôle financier efficace. Leur utilisation peut procurer des avantages économiques en raison de l'efficience opérationnelle des processus d'achat et de paiement et des remises sur le volume offertes par l'émetteur de la carte.

À l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), la carte d'achat est la méthode privilégiée pour l'acquisition et le paiement des biens et services lorsque l'achat respecte les limites du pouvoir de transaction délégué et lorsqu'il est efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel de recourir à cette méthode. En mars 2014, la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) a mis en œuvre la Procédure intégrée d'approvisionnement et de paiement des biens – procédures d'acquisition par carte d'achat – 10 000 $ et moins qui se veut une marche à suivre pour la commande, l'acquisition, l'enregistrement et le paiement des biens et des services achetés au moyen des cartes d'achat.

L'utilisation de la carte d'achat doit respecter les exigences de la Directive sur les cartes d'achat de l'ACIA et de la Norme sur l'utilisation des cartes d'achat de l'Agence en plus de celles énoncées dans la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor.

La Direction des services financiers de la DGGI est responsable de la gestion globale du programme des cartes d'achat de l'ACIA. Au sein de la Direction des services financiers, il incombe au coordonnateur national des cartes d'achat (CNCA) d'administrer le programme des cartes d'achat, notamment en matière d'autorisation, d'émission, d'annulation et de surveillance de l'utilisation. Dans le cadre de ses responsabilités d'assurance de la qualité pour l'ensemble des transactions financières, l'unité de la comptabilité intégrée et de la surveillance est chargée de surveiller la conformité des opérations effectuées par carte d'achat aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques et des instruments de conformité financière.

La plupart des cartes d'achat sont des cartes Mastercard (plus de 500 cartes actives au 30 juin 2016). On compte également 5 cartes de crédit Visa qu'utilisent certains employés pour acheter des articles particuliers auprès de fournisseurs qui n'acceptent pas la carte Mastercard. Au cours de la période du 1er avril 2015 au 30 juin 2016, quelque 35 141 transactions ont totalisé 15 239 372 $.

2.2 Objectif

La vérification visait à s'assurer de la pertinence et l'efficacité des contrôles pour faciliter la gestion du programme de cartes d'achat, notamment le respect des lois, des politiques, des normes et des directives applicables.

2.3 Portée

La vérification a porté sur la conception et l'efficacité opérationnelle des contrôles de gestion en place pour faciliter l'utilisation et la gestion des cartes d'achat de l'ACIA. La vérification a notamment :

  • évalué les processus et les activités de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) en ce qui a trait au cadre stratégique qui facilite l'émission, le contrôle et l'annulation des cartes d'achat et la surveillance des transactions ainsi que la production de rapports sur les résultats connexes;
  • évalué le degré de conformité avec les principaux aspects des politiques et directives de l'organisme central et de l'ACIA concernant les exigences en matière d'autorisation de dépenses, d'admissibilité, de certification et d'achat.

La vérification a eu lieu entre septembre et novembre 2016 et a porté sur les transactions et les activités qui ont eu lieu d'avril 2015 à juin 2016.

2.4 Méthode

La vérification a été effectuée conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du CT et a respecté les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La vérification a été planifiée et exécutée de manière à obtenir l'assurance raisonnable que l'objectif de la vérification était atteint. Une évaluation des risques a eu lieu au début de la vérification pour établir les critères de la vérification (voir l'annexe A), qui ont été acceptés par la direction. Les constatations de la vérification se fondent sur une comparaison entre les conditions en place au moment de la vérification et les critères de vérification.

Les procédures de vérification comprennent notamment :

  • la schématisation des processus;
  • une observation et un examen des principaux processus d'administration et de surveillance et des activités liées aux cartes d'achat réalisées par la DGGI;
  • des entrevues avec des détenteurs de carte d'achat, des gestionnaires de centre de responsabilité et des gestionnaires et du personnel de la DGGI;
  • un examen des pièces justificatives et une analyse des données des transactions par carte d'achat;
  • la vérification des processus d'émission et d'annulation des cartes d'achat;
  • la vérification détaillée de transactions par carte d'achat pour évaluer :
    • l'efficacité des activités de surveillance et d'assurance de la qualité réalisées par la DGGI (49 transactions vérifiées);
    • le degré de conformité par rapport aux exigences de l'ACIA et du CT (126 transactions vérifiées).

2.5 Déclaration de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées et des preuves ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes ainsi que pour attester les constatations et les conclusions du présent rapport. Les constatations et les conclusions exprimées dans le rapport sont fondées sur les conditions qui existaient au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Cadre de contrôle du programme des cartes d'achat

Un cadre stratégique est en place et les rôles, responsabilités et obligations sont bien définis, communiqués et soutenus adéquatement par des documents de procédure.

La Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor exige que le dirigeant principal des finances établisse des pratiques et des contrôles de gestion axés sur les risques (cadre de contrôle) afin d'assurer une utilisation rentable, efficace et sécuritaire des cartes d'achat. Un cadre de contrôle comprend des politiques et procédures claires, des rôles et des responsabilités bien définis, de la formation et des mesures de protection pour l'émission et l'annulation des cartes.

La vérification a révélé que l'Agence dispose d'une série de politiques et de documents d'orientation pour les cartes d'achat. Les principaux documents sont la Directive sur les cartes d'achat, la Norme sur l'utilisation des cartes d'achat et le processus d'approvisionnement et de paiement pour les achats par carte d'achat de moins de 10 000 $. Ces documents sont disponibles sur le site intranet de l'Agence et sont à jour et conformes à toutes les exigences des politiques et aux attentes établies par le Conseil du Trésor.

Nous avons également remarqué qu'il existe des mécanismes pour faciliter la compréhension des politiques et des exigences connexes. Les politiques et les documents d'orientation de l'ACIA définissent clairement les responsabilités des principaux intervenants dans le programme des cartes d'achat. De plus, le CNCA soutient activement tous les utilisateurs.

Des contrôles efficaces sont en place pour gérer l'émission, les limites de crédit, le suivi et l'annulation des cartes d'achat.

Nous avons examiné les processus d'administration du programme des cartes d'achat visant l'émission, l'établissement des limites des cartes de crédit et l'annulation des cartes.

La vérification a révélé que les procédures d'émission sont respectées, que les limites sont dûment approuvées et que l'annulation des cartes se fait en temps opportun. La centralisation des responsabilités de gestion des cartes au bureau du CNCA permet un contrôle global rigoureux pour s'assurer de la cohérence et de l'efficacité des processus.

Les cartes sont émises uniquement après que les exigences des principales politiques soient respectées, notamment l'autorisation signée du gestionnaire du centre de responsabilité (GCR), la formation des futurs détenteurs de carte et la reconnaissance signée des responsabilités par le détenteur de la carte.

Le CNCA tient un registre à jour des cartes d'achat et assure avec diligence le suivi des changements aux limites. Les cas d'utilisation inadéquate et de cartes perdues ou volées font également l'objet d'un suivi et sont signalés à la haute direction dans le cadre de rapports réguliers.

La vérification de la procédure d'annulation des cartes a confirmé que les détenteurs de carte et les GCR informent avec diligence le CNCA lorsque des détenteurs de carte quittent leur emploi de sorte que la carte puisse être annulée rapidement. Dans le cas de la vérification des départs, le CNCA a annulé la carte dès qu'il a reçu l'avis du GCR ou du détenteur de carte.

3.2 Conformité

L'utilisation des cartes d'achat de l'Agence et les transactions sont généralement conformes au cadre stratégique.

Les GCR jouent un rôle essentiel pour assurer l'intégrité du processus d'acquisition par carte d'achat. Les gestionnaires sont responsables des achats, avant et après la transaction. La DGGI, par l'intermédiaire de ses centres de comptes créditeurs, examine la transaction pour effectuer le paiement, conformément à l'article 33 de la LGFP.

Les gestionnaires sont tenus d'approuver un rapprochement mensuel des transactions par carte de crédit. Leur signature indique qu'ils reconnaissent officiellement aux termes de l'article 34 de la LGFP que les biens et services ont été reçus.

Nous avons vérifié la conformité avec les principaux contrôles/exigences de la LGFP et de la Directive sur la vérification des comptes du CT en utilisant un échantillon de 126 transactions sélectionnées au moyen de méthodes d'échantillonnage ciblées et aléatoires. Nous avons notamment vérifié que les dépenses :

  • avaient été préautorisées comme il se doit (article 32 de la LGFP)
  • avaient été approuvées par le gestionnaire exerçant les pouvoirs financiers délégués (article 34 de la LGFP)
  • étaient accompagnées par des pièces justificatives complètes comme l'exige la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor.

Parmi les 126 dépenses vérifiées, nous avons remarqué que 93 % étaient dûment préautorisées (article 32) et que 95 % étaient dûment approuvées (article 34) par un gestionnaire investi des pouvoirs financiers délégués. Ces pourcentages sont légèrement inférieurs au taux de conformité ciblé de la DGGI pour les erreurs critiques. En outre, un examen des pièces justificatives montre un niveau de conformité de 92 % concernant l'obligation de conserver les pièces justificatives appropriées avec des preuves de services rendus ou de biens reçus.

Nous avons également vérifié, à l'aide de l'échantillon, l'application de certaines procédures et pratiques exemplaires propres à l'Agence qui sont décrites dans la Norme sur l'utilisation des cartes d'achat, l'instrument de vérification de la conformité destiné à réglementer l'utilisation et l'administration des cartes d'achat. Voici les résultats de la vérification :

  • Deux biens TI sur 2 (100 %) n'ont pas obtenu l'approbation préalable de la GITI.
  • Douze demandes de biens et services sur 38 (32 %) n'ont pas obtenu de soumission comme le recommande la Norme.
  • Onze biens de plus de 1 000 $ sur 16 (69 %) n'ont pas été présentés à la Gestion des biens pour être dûment identifiés à des fins de suivi.

Recommandation 1 

Le vice président de la Direction générale de la gestion intégrée doit reconfirmer les procédures et les pratiques exemplaires pour l'utilisation des cartes d'achat et les transmettre aux gestionnaires et aux détenteurs de carte pour s'assurer qu'ils en prennent connaissance.

3.3 Surveillance et production de rapports

Les activités de surveillance et d'assurance de la qualité axées sur les risques sont réalisées. Cependant, il est possible de rehausser la surveillance en renforçant l'analyse des données et en élargissant la portée pour couvrir toutes les exigences de la politique.

Conformément à la Directive sur la vérification des comptes du CT, il incombe aux agents financiers d'exercer le pouvoir de paiement (article 33 de la LGFP) et de mettre en œuvre une activité de surveillance et d'assurance de la qualité axée sur les risques.

La vérification a permis de constater que le CNCA effectue une surveillance mensuelle. Les procédures de surveillance sont documentées et les activités sont réalisées de façon uniforme. Des mesures de suivi sont adoptées lorsqu'on découvre des cas potentiels de non-conformité liés à l'admissibilité des dépenses, à l'utilisation de la carte par une autre personne que le détenteur de la carte ou à des pratiques potentielles de fractionnement des achats.

Les résultats de la surveillance sont résumés et intégrés de manière appropriée dans des rapports officiels présentés à la haute direction dans un délai raisonnable. Dans ces rapports, le CNCA fournit également divers paramètres sur le programme des cartes d'achat, notamment sur les dépenses effectuées par direction générale, les principaux fournisseurs par montant et les cas de cartes perdues ou volées.

Les Opérations comptables procèdent à une vérification trimestrielle dans le cadre de leur plan d'assurance de la qualité axé sur les risques concernant la vérification des comptes pour les dépenses non salariales. Le plan prévoit la sélection potentielle aléatoire de transactions par carte d'achat pour l'échantillon examiné. Qui plus est, l'unité des Opérations comptables réalise tous les mois une surveillance axée sur les risques visant spécifiquement les transactions effectuées par carte d'achat. Cette surveillance comprend les transactions désignées à « haut risque » et vise à s'assurer que l'utilisation de la carte par tous les détenteurs de carte d'achat est vérifiée selon un cycle de quatre ans.

La vérification a évalué les activités de surveillance et d'assurance de la qualité réalisées par l'unité des opérations comptables en examinant 29 transactions qui avaient fait l'objet de procédures de surveillance mensuelles et 20 transactions visées par la vérification trimestrielle de l'assurance de la qualité des transactions non salariales. Les résultats de la vérification confirment que la surveillance et l'assurance de la qualité sont appliquées conformément aux processus établis.

Cependant, la vérification et les entrevues ont confirmé que certains aspects de la politique des cartes d'achat ne font pas l'objet d'une surveillance, notamment en ce qui concerne l'obtention des soumissions, l'obtention des numéros d'équipement pour les biens de faible valeur et la consultation de la Direction générale de la GITI pour les achats de TI. Nous avons aussi remarqué dans notre échantillon que la documentation complète des pièces justificatives accompagnant les biens n'est pas toujours disponible auprès du détenteur de la carte ou du gestionnaire exerçant les pouvoirs délégués pour l'approbation aux termes de l'article 34.

La surveillance active ou l'introduction d'autres mécanismes pour augmenter la conformité aux aspects susmentionnés de la politique renforcerait les mesures de suivi souhaitées que doivent prendre les détenteurs de carte et les GCR.

La surveillance est généralement un processus manuel. Par exemple, l'examen de l'entrée des transactions et la sélection de l'échantillon à vérifier se fait surtout manuellement pour l'unité des Opérations comptables et elle est entièrement manuelle pour le CNCA. Bien que des applications logicielles de l'analyse des données comportant une fonctionnalité d'exploration et d'analyse des données soient disponibles, elles ne sont pas utilisées à leur plein potentiel dans les processus de surveillance et d'assurance de la qualité.

En maximisant l'utilisation des applications informatiques disponibles dans la sélection des échantillons, il serait possible d'améliorer l'efficience en automatisant les méthodes pour détecter et surveiller certains comportements et en permettant des vérifications répétées des données en tout temps.

Recommandation 2 

Le vice-président de la Direction générale de la gestion intégrée doit étudier la possibilité d'améliorer ses activités de surveillance et d'assurance de la qualité en :

  • augmentant le recours à l'analyse des données;
  • augmentant la surveillance ou en introduisant d'autres mécanismes pour garantir la conformité avec la Norme sur l'utilisation des cartes d'achat de l'ACIA.

Annexe A : Critères de vérification

Critère

Secteur d'intérêt 1 : Cadre de contrôle de gestion
1.1 Des politiques, des directives et des procédures adéquates sont en place pour régir les activités relatives aux cartes d'achat et les dépenses connexes.
1.2 Des mécanismes sont en place pour aider le personnel à comprendre et à exercer leurs responsabilités et à se conformer constamment aux exigences connexes des politiques et des directives.
1.3 La gestion de la délivrance, du contrôle et de l'annulation des cartes d'achat se fait dans un cadre de diligence raisonnable.
Secteur d'intérêt 2 : Conformité
2.1 Les achats effectués au moyen d'une carte d'achat sont dûment autorisés conformément à l'article 32 de la LGFP et aux exigences connexes de l'ACIA.
2.2 Les achats effectués au moyen d'une carte d'achat sont examinés adéquatement conformément aux termes de l'article 34 de la LGFP et des exigences connexes de l'ACIA.
Secteur d'intérêt 3 : Surveillance et préparation des rapports
3.1 Des activités appropriées de surveillance et d'assurance de la qualité sont entreprises pour gérer les principaux risques, soutenir l'exécution efficace des mesures de contrôle et assurer la conformité aux politiques et aux procédures.
3.2 Des rapports sur les résultats des activités de surveillance et d'assurance de la qualité sont préparés adéquatement et en temps opportun pour informer les décisions de gestion.
3.3 Un suivi et une réponse axée sur le risque sont assurés en temps opportun pour cerner les problèmes et les préoccupations.

Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction

Réponse générale de la direction : La DGGI approuve les constatations de la vérification.

Recommandation du vérificateur Réponse et plan d'action de la direction Date de mise en œuvre ou d'achèvement Responsables

La DGGI examinera la Norme d'utilisation des cartes d'achat et apportera des changements au besoin ou reconfirmera la validité de la Norme.

La DGGI communiquera la Norme et les occasions d'amélioration cernées aux :

Détenteurs de carte d'achat

  • Envoi régulier d'un courriel de rappel
  • Intégration des constatations de la vérification à la formation initiale sur l'utilisation des cartes d'achat.
  • Intégration des constatations de la vérification à la formation « Aperçu de la situation financière » à l'intention des adjoints administratifs.

Gestionnaires

  • Envoi d'un message aux gestionnaires
  • Intégration des constatations de la vérification à la formation « Aperçu de la situation financière » à l'intention des gestionnaires
Novembre 2017 Opérations comptables, Services financiers, DGGI

Recommandation 2

Le vice-président de la Direction générale de la gestion intégrée doit étudier la possibilité d'améliorer ses activités de surveillance et d'assurance de la qualité en :

  • augmentant le recours à l'analyse des données;
  • augmentant la surveillance pour garantir la conformité avec la Norme sur l'utilisation des cartes d'achat de l'ACIA.

La DGGI examinera ses processus au moyen d'une approche fondée sur les risques qui permettra d'établir les priorités et les mesures à déployer. La DGGI intégrera les constatations de la vérification au matériel de formation et de communication.

Plan d'action

Considérer la possibilité d'utiliser des outils avancés d'analyse des données (p. ex., IDEA, système en ligne de la BMO, etc.).

Examen de la possibilité d'intégration aux procédures de surveillance du CNCA, si possible.

Intégration des constatations de la vérification aux activités de surveillance actuelles du CNCA et de l'AQ (constatations liées à la communication avec la TI et les Biens).

La DGGI examinera la possibilité de modifier le bloc-signature du Rapport sur les cartes d'achat afin d'indiquer les responsabilités relatives à l'article 34.

La DGGI communiquera avec la BMO pour savoir si un bloc-signature relatif à l'article 34 peut être ajouté au relevé de carte d'achat lui-même.

Août 2017 Opérations comptables, Services financiers, DGGI
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