ARCHIVÉE - Vérification de l'attribution des marchés

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Septembre 2012

Table des matières

1.0 Sommaire

Introduction

L'attribution de marchés au sein du gouvernement du Canada est régie par la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), qui s'applique à tous les ministères et organismes. Les marchés publics doivent également être conformes au Règlement concernant les marchés de l'État, au Décret sur la délégation de pouvoirs au Conseil du Trésor, à la Directive sur les contrats du Conseil du Trésor, à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce et à l'Accord sur le commerce intérieur. Le pouvoir d'attribution de marchés a été délégué aux ministres, qui le délèguent ensuite à différents niveaux au sein de leur ministère ou organisme.

À l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou l'Agence), les rôles et les responsabilités pour la gestion de l'attribution des marchés sont définis dans la Politique sur les achats et les marchés de l'ACIA. La responsabilité générale de la gestion de la fonction incombe à la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI). La Division de la politique des approvisionnements et des marchés (DPAM), de la DGGI, est responsable du traitement et de l'attribution de tous les marchés de plus de 10 000 $ qui relèvent du pouvoir d'attribution de marchés de l'Agence, et des marchés de moins de 10 000 $ qui relèvent des offres à commandes obligatoires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les autres marchés de moins de 10 000 $ sont traités et attribués par les gestionnaires de centres de responsabilité (CR) ayant la délégation de pouvoir.

Les activités d'attribution de marchés sont essentielles pour aider l'Agence à atteindre ses objectifs et elles sont soumises à un examen minutieux du public à l'échelle du gouvernement fédéral. L'ACIA a traité et attribué 1 684 marchés de plus de 10 000 $ du 1 er avril 2010 au 31 mars 2012, pour une somme totale de 130 886 669 $. L'ACIA a traité et attribué elle-même la majorité de ces marchés (1 447), représentant une somme totale de 89 220 842 $. Les autres marchés ont été lancés par l'ACIA et traités par TPSGC.

Objectifs et portée de la vérification

La présente vérification avait pour objet de s'assurer que le cadre de contrôle de l'attribution de marchés de l'ACIA est adéquat pour veiller à ce que les marchés soient conclus conformément aux règlements, aux politiques et aux procédures du gouvernement du Canada. Elle avait aussi pour objet d'évaluer dans quelle mesure les activités favorisent l'efficacité du processus d'attribution de marchés. La vérification a porté principalement sur les activités d'attribution de marchés de l'ACIA et a comporté un examen des marchés de plus de 10 000 $ traités par la DPAM, ainsi que des marchés de moins de 10 000 $ traités par les gestionnaires de CR. Les marchés attribués par l'ACIA du 1er avril 2010 au 31 mars 2012 faisaient partie de la portée de la vérification.

Principales constatations et conclusion

En règle générale, les rôles et responsabilités sont documentés, il existe des politiques et des procédures, de la formation et des directives, des services consultatifs sont prodigués, et il existe des procédures de surveillance et d'examen des approvisionnements et de l'attribution des marchés. L'examen effectué pour la vérification des deux derniers exercices a révélé que les dossiers de contrat étaient généralement conformes aux règles, politiques et procédures d'attribution de marchés, et avaient été dûment autorisés, documentés et examinés par les superviseurs.

Le traitement des marchés fonctionne bien à de nombreux égards, mais il serait possible d'apporter des améliorations dans certains domaines. La vérification a permis de constater que dans le cadre du processus de planification qu'elle est en train d'élaborer, la DPAM s'enquiert auprès des directions générales des achats qu'elles devront effectuer, afin de mieux prévoir et planifier la charge de travail. La DPAM aurait intérêt à améliorer sa planification afin de pouvoir offrir à ses clients un service rapide et uniforme tout au long de l'année.

La DPAM donne des directives sous diverses formes sur les approvisionnements et l'attribution de marchés, par exemple des cours de formation, des présentations, des courriels, ainsi que des consultations et des conseils. Cependant, on trouve peu de directives sur le site intranet de l'ACIA. La DPAM et ses clients y gagneraient à ce que les directives soient plus étoffées, pour améliorer l'efficience et l'efficacité de la préparation des énoncés de travail, des justifications du recours à un fournisseur unique, des critères d'évaluation des soumissions, etc.

En règle générale, les échantillons de dossiers de contrat examinés respectaient les politiques et règlements en matière d'attribution de marchés, mais certains secteurs nécessitent des améliorations. Les justifications de marchés attribués à un fournisseur unique doivent être mieux documentées. De plus, il faudrait améliorer l'orientation fonctionnelle et la surveillance pour assurer la conformité à la Politique sur les marchés du CT.

Le temps dont la DPAM a besoin pour attribuer un marché et établir le contrat une fois qu'elle reçoit la demande est publié. Cela constitue plus ou moins une norme de service générale pour l'attribution des marchés et l'émission des contrats, mais il y a des étapes et des jalons du processus d'attribution des marchés pour lesquels les délais ne sont pas fixés. De plus, la DPAM et les clients ont tous deux des rôles à jouer dans ces étapes, de sorte que la DPAM n'a pas le contrôle absolu sur le temps que peuvent prendre ces étapes, par exemple la finalisation des énoncés de travail et l'évaluation technique des propositions. Il est difficile de surveiller et d'analyser l'efficience du processus ou le rendement du service offert si on n'a pas une idée plus précise du laps de temps en cause pour chaque étape du processus et selon qui en est responsable.

La DPAM exécute des fonctions administratives et financières qui peuvent être utiles à ses clients, mais qui pourraient être mieux exécutées ailleurs à l'Agence. À titre d'exemple, à la fin de l'exercice financier, la DPAM détermine les sommes à payer sur les marchés de services rendus ou de biens reçus mais non encore facturés. Bien qu'il soit utile et nécessaire d'établir les montants à payer en fin d'exercice, on ne sait pas exactement pourquoi c'est la DPAM qui le fait alors que les directions générales clientes sont responsables de la gestion de leur budget. D'autant plus que la DPAM consacre à cette tâche beaucoup de ressources et de temps qu'elle pourrait utiliser pour ses activités essentielles d'attribution de marchés.

En conclusion, l'ACIA dispose d'un cadre de contrôle de l'attribution des marchés et ce cadre est adéquat pour assurer que les marchés sont attribués conformément aux règlements, aux politiques et aux procédures du gouvernement du Canada, à quelques exceptions près. Nous avons constaté durant la vérification qu'il serait possible de resserrer le cadre de contrôle et d'améliorer l'efficience du processus d'attribution des marchés.

Le rapport comporte cinq recommandations pour remédier aux points qui doivent être améliorés. La direction est d'accord avec les recommandations et ses réponses témoignent de son engagement à prendre les mesures qui s'imposent.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Le gouvernement du Canada, l'un des plus grands acheteurs publics de biens et services au Canada, achète pour plus de 15 milliards de dollars annuellement au nom des ministères et organismes fédéraux. En tant que principal acheteur de biens et de services, notamment en construction, pour le compte du gouvernement, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pour rôle principal d'aider les ministères et organismes fédéraux à définir leurs besoins, que l'on appelle la portée des travaux, et à obtenir ce dont ils ont besoin au meilleur rapport qualité-prix.

L'attribution de marchés au sein du gouvernement du Canada est régie par la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), qui s'applique à tous les ministères et organismes. Les marchés publics doivent également être conformes au Règlement concernant les marchés de l'État, au Décret sur la délégation de pouvoirs au Conseil du Trésor, à la Directive sur les contrats du Conseil du Trésor, à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce et à l'Accord sur le commerce intérieur. Le pouvoir d'attribution de marchés a été délégué aux ministres, qui le délèguent ensuite à différents niveaux au sein de leur ministère ou organisme.

Les dispositions relatives à l'attribution des marchés pour l'achat de biens et de services et pour l'exécution de travaux de construction sont énoncées dans leRèglement concernant les marchés de l'État et dans la Politique sur les marchés du CT. Cette politique donne de l'orientation sur les aspects suivants de l'attribution des marchés : les modalités d'application, la notion de meilleur rapport qualité-prix, l'appel d'offres et le choix du soumissionnaire, l'attribution et l'administration des marchés, et les questions particulières relatives aux produits.

À l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou l'Agence), les rôles et les responsabilités pour la gestion de l'attribution des marchés sont définis dans la Politique sur les achats et les marchés de l'ACIA. La responsabilité générale de la gestion de la fonction incombe à la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI). La Division de la politique des approvisionnements et des marchés (DPAM), de la DGGI, est responsable du traitement et de l'attribution de tous les marchés de plus de 10 000 $ qui relèvent du pouvoir d'attribution de marchés de l'Agence, et des marchés de moins de 10 000 $ qui relèvent des offres à commandes obligatoires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les autres marchés de moins de 10 000 $ sont traités et attribués par les gestionnaires de centres de responsabilité (CR) ayant la délégation de pouvoir. De plus, un Comité d'examen des contrats a été mis sur pied et chargé d'examiner les marchés comportant des risques élevés.

Les activités d'attribution de marchés sont essentielles pour aider l'Agence à atteindre ses objectifs et elles sont soumises à un examen minutieux du public à l'échelle du gouvernement fédéral. L'ACIA a traité et attribué 1 684 marchés de plus de 10 000 $ du 1er avril 2010 au 31 mars 2012, pour une somme totale de 130 886 669 $. L'ACIA a traité et attribué elle-même la majorité de ces marchés (1 447), représentant une somme totale de 89 220 842 $. Les autres marchés ont été lancés par l'ACIA et traités par TPSGC. Le tableau ci-dessous résume ces renseignements.

Tableau 1 : Résumé de l'approvisionnement et de l'attribution des marchés – 1 er avril 2010 au 31 mars 2012 Notes de tableau 1
Résumé des achat et de l'attribution des marchésTotalPlus de 10 000 $Moins de 10 000 $
MontantNbre de marchésMontantNbre de marchésMontantNbre de marchés
Traités par l'ACIA et TPSGC
Exercice 2010-2011 95 883 775 $ 6 317 85 159 416 $ 901 10 724 360 $ 5 416
Exercice 2011-2012 55 850 123 $ 6 725 45 727 253 $ 783 10 122 869 $ 5 942
Total 151 733 898 $ 13 042 130 866 669 $ 1 684 20 847 229 $ 11 358
Traités par TPSGC
Exercice 2010-2011 65 841 541 $ 6 178 55 168 997 $ 780 10 672 544 $ 5 398
Exercice 2011-2012 44 118 847 $ 6 587 34 051 845 $ 667 10 067 002 $ 5 920
Total 109 960 388 $ 12 765 89 220 842 $ 1 447 20 739 546 $ 11 318
Traités par l'ACIA
Exercice 2010-2011 30 042 234$ 139 29 990 419 $ 121 51 815 $ 18
Exercice 2011-2012 11 731 276 $ 138 11 675 408 $ 116 55 876 $ 22
Total 41 773 510 $ 277 41 665 827 $ 237 107 682 $ 40

Notes de tableau

Notes de tableau 1

Les données du module de gestion du matériel du SAP ont été fournies par la DPAM

Retour à la référence de la note de tableau 1

La vérification de l'attribution des marchés a été inscrite et approuvée dans le Plan de vérification fondé sur le risque (PVR) pour 2011-2012 à 2013-2014 de l'Agence, pour être exécutée en 2012-2013.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) a planifié une vérification horizontale de l'approvisionnement pour 2013-2014. L'objectif de cette vérification sera d'évaluer si l'approvisionnement des ministères est géré de manière efficiente. Cette vérification a permis d'examiner le processus d'attribution de marchés de l'Agence pour voir si des gains d'efficience sont possibles.

2.2 Objectif

La présente vérification avait pour objet de s'assurer que le cadre de contrôle de l'attribution de marchés de l'ACIA est adéquat pour veiller à ce que les marchés soient conclus conformément aux règlements, aux politiques et aux procédures du gouvernement du Canada. Elle avait aussi pour objet d'évaluer dans quelle mesure les activités favorisent l'efficience du processus d'attribution de marchés.

2.3 Portée

Cette vérification a porté sur les activités d'attribution de marchés de l'ACIA, et elle a comporté un examen des marchés de plus de 10 000 $ traités par la DPAM, ainsi que des marchés de moins de 10 000 $ traités par les gestionnaires de CR. Les marchés attribués par l'ACIA du 1er avril 2010 au 31 mars 2012 faisaient partie de la portée de la vérification. L'examen des marchés englobait la définition des besoins contractuels, les activités d'appel d'offres, l'établissement du contrat et l'attribution du marché, ainsi que les modifications contractuelles.

La vérification ne portait pas sur l'examen des achats réalisés avec des cartes d'achat ni sur les contrats traités et attribués par TPSGC. La vérification a été effectuée de novembre 2011 à mai 2012.

2.4 Méthode et démarche

Nous avons déterminé les secteurs d'intérêt et établi les critères de vérification détaillés (voirl'annexe A) pour établir les normes à partir desquelles notre évaluation pourrait être réalisée et déterminer comment nous allions procéder. Les critères de vérification ont été établis à la suite d'une évaluation des risques et des contrôles des processus d'attribution des marchés réalisée à l'aide des « Critères de vérification au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes » du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Politique sur les marchés du CT. Ces critères de vérification appuient l'objectif et la portée de la vérification. Les critères de vérification sont regroupés selon les trois secteurs d'intérêt suivants :

  • Premier secteur d'intérêt : Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la fonction d'attribution de marchés.
  • Deuxième secteur d'intérêt : Évaluer si les opérations contractuelles de l'ACIA sont conformes aux règlements, aux politiques et aux directives d'attribution de marchés du gouvernement du Canada et de l'ACIA.
  • Troisième secteur d'intérêt : Évaluer dans quelle mesure le cadre et les pratiques en place favorisent l'efficience du processus d'attribution de marchés et en tiennent compte.

L'approche et la méthode de vérification ont comporté des entrevues, l'examen de documents, un examen approfondi d'un échantillon de dossiers de contrat, l'analyse de données, et une analyse comparative des pratiques d'attribution de marchés d'autres ministères et organismes.

L'examen approfondi visait 90 dossiers de marchés de quatre types différents :

  • 20 marchés concurrentiels de services professionnels de plus de 25 000 $;
  • 20 marchés de services professionnels à fournisseur unique de 10 000 $ à 25 000 $;
  • 25 commandes subséquentes à des offres à commandes de TPSGC ou de l'Agence;
  • 25 bons de commande de moins de 10 000 $.

L'échantillon a été choisi au hasard dans chaque type de marché. L'examen visait les risques liés à chaque type de marché.

Les marchés ci-dessus ont été traités et attribués par la DPAM, à l'exception des 25 bons de commande, qui ont été traités et attribués par les gestionnaires de CR.

2.5 Énoncé d'assurance

La vérification a été effectuée en conformité avec les normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme l'exige la Politique sur la vérification interne du CT, et elle a examiné suffisamment de preuves pertinentes de même qu'obtenu l'information et les explications suffisantes pour offrir un niveau élevé d'assurance concernant la conclusion présentée.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Cadre de contrôle de l'attribution des marchés

Il existe un cadre de contrôle de l'attribution des marchés, mais la planification et les directives touchant l'approvisionnement et l'attribution des marchés peuvent être renforcées.

Nous nous attendions à ce que l'Agence se soit dotée d'un cadre de contrôle de l'attribution des marchés qui engloberait les critères de vérification énoncés à l'annexe A.

Nous avons constaté que l'Agence a mis en place un cadre de contrôle de l'attribution des marchés qui inclut les pratiques suivantes :

  • elle a établi les responsabilités en matière d'approvisionnement et d'attribution de marchés dans la Politique pour les achats et les marchés de l'ACIA, les Procédures de gestion de l'achat au paiement et la Politique sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements;
  • elle donne des directives sur l'approvisionnement et l'attribution des marchés : le volet sur l'approvisionnement et l'attribution des marchés du cours « Gérer avec succès » est donné aux gestionnaires de CR; le cours sur les achats intelligents est donné au personnel de soutien des gestionnaires de CR; il y a eu diverses présentations données aux directions générales, expliquant comment fonctionne l'attribution des marchés, et les risques d'attribution de marchés dont les gestionnaires doivent être au courant; divers courriels exposant différents problèmes d'attribution de marchés ont été envoyés; et les directions générales peuvent demander des consultations et des conseils;
  • les dossiers sont préparés par les agents de l'approvisionnement et examinés par les superviseurs;
  • un Comité d'examen des contrats a été mis sur pied. Il est formé du directeur et de deux gestionnaires principaux de la DPAM. Il est chargé d'examiner les marchés à risque élevé et les marchés de grande valeur;
  • le directeur de la DPAM surveille informellement les demandes de marché.

Nous avons aussi constaté que la DPAM n'a pas de processus de planification qui lui permettrait de prévoir les achats et les marchés dont l'Agence aura besoin. Bien qu'il incombe aux gestionnaires de CR de déterminer les besoins en matière d'approvisionnement, la DPAM, à titre d'autorité fonctionnelle, a l'occasion de s'impliquer proactivement auprès de ses clients afin de prévoir les priorités et besoins de l'Agence en matière d'approvisionnement et de marchés.

Nous avons constaté que la DPAM a commencé à s'enquérir de façon informelle des achats auxquels les directions générales devront procéder. De plus, elle est en train d'établir un processus de planification de l'approvisionnement comportant des outils et des gabarits; cependant, ce processus n'est pas encore complètement mis en œuvre.

N'ayant pas de plan d'approvisionnement et d'attribution de marchés, la DPAM ne peut prévoir les besoins d'approvisionnement et de marchés de l'Agence et s'assurer qu'elle dispose en tout temps des ressources suffisantes pour traiter et attribuer les marchés rapidement. Cela amplifie le risque que les projets de l'Agence soient retardés et que ses priorités ne soient pas comblées.

Nous avons également constaté qu'il serait possible d'étoffer les directives en matière d'approvisionnement et de marchés. Ces directives devraient également renforcer le fait que les gestionnaires de CR sont tenus de connaître les règles. Il y a peu de directives sur le site intranet de l'ACIA. Ainsi, le site ne donne pas de directives sur les secteurs à risque, comme la préparation des énoncés de travail, les justifications de recours à un fournisseur unique, la justification des prix des fournisseurs, et la préparation des critères d'évaluation des propositions.

Le manque de directives sur l'approvisionnement et les marchés fait augmenter le risque de non-conformité aux règlements et aux politiques. Les résultats de notre examen d'un échantillon de dossiers de marché révèlent qu'il faut renforcer les directives. Il en est également question à la constatation 3.2.

Recommandation (1) : Le vice président de la Direction générale de la gestion intégrée devrait élaborer et mettre en œuvre un processus de planification afin de prévoir les besoins de l'Agence en matière d'approvisionnement et de marchés.

Recommandation (2) : Le vice président de la Direction générale de la gestion intégrée devrait étoffer les directives en matière d'approvisionnement et d'attribution de marchés.

3.2 Conformité aux règles et politiques d'attribution de marchés

L'approvisionnement et l'attribution des marchés de l'Agence respectent les règlements et politiques, à quelques exceptions près.

À l'ACIA, il incombe à la fois à la DPAM et aux gestionnaires de CR de s'assurer que les marchés sont conformes aux règles et aux politiques.

Dans le cas des marchés de plus de 10 000 $, la DPAM a la délégation de pouvoir. Elle est responsable de tout le processus, y compris l'attribution des marchés. Pour ces marchés, les gestionnaires de CR doivent établir l'énoncé de travail, fournir les justifications de recours à un fournisseur unique et procéder à l'évaluation technique des propositions concurrentielles. Nous avons constaté que la DPAM a relevé divers problèmes de conformité dans les documents fournis par les gestionnaires de CR et qu'elle a pris les mesures pour les corriger.

Les gestionnaires de CR ont la délégation de pouvoir en matière d'attribution de marchés de moins de 10 000 $. Ils sont les seuls responsables du processus, y compris l'attribution des marchés, à moins qu'ils aient besoin de l'aide de la DPAM.

Marchés de plus de 10 000 $ traités et attribués par la DPAM

Durant l'examen des dossiers de marché d'un échantillon de 40 marchés de services professionnels, nous avons constaté que les marchés respectaient les règlements et politiques, exception faite des cas suivants, impliquant des marchés à fournisseur unique :

  • l'énoncé de travail d'un marché ne précisait pas suffisamment les produits livrables;
  • un contrat a été signé après le début des travaux;
  • un contrat a été dûment signé, mais des services avaient été rendus avant le début du marché et des factures avaient été acquittées sans qu'il y ait de contrat;
  • dans un cas, la date d'achèvement du contrat a été reportée sans que le contrat ne soit modifié.

Nous avons également constaté lors de l'examen qui précède que huit des vingt dossiers de marchés à fournisseur unique de moins de 25 000 $ ne comportaient pas une justification suffisamment documentée du recours à un fournisseur unique ni du prix demandé par le fournisseur. Nous constatons que la Politique sur les marchés du CT stipule que la valeur du marché doit être inférieure à 25 000 $ pour que l'on puisse recourir à un fournisseur unique. Cependant, l'équité et l'optimisation des ressources de l'Agence seraient assurées si les justifications du recours au fournisseur unique et du prix étaient bien documentées.

L'examen d'un échantillon de 25 bons de commande subséquente à des offres à commandes a révélé que dans tous les cas, la description des biens ou des services et les prix précisés dans les documents de commandes subséquentes correspondaient à ce qui figurait dans l'offre à commandes.

Marchés de moins de 10 000 $ traités et attribués par les gestionnaires de CR

Lors de l'examen des dossiers de marché d'un échantillon de 25 bons de commande de moins de 10 000 $, nous avons trouvé cinq bons de commande dont les engagements n'ont été entrés dans le système financier de l'Agence qu'après que les services aient été rendus ou les biens reçus. De ces cinq bons de commande, deux avaient été certifiés en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques après la réception des biens ou après le début des travaux. Cela fait augmenter le risque, particulièrement vers la fin de l'exercice financier, que des achats soient effectués sans que les fonds ne soient disponibles. Même si le risque est faible parce que les montants en cause sont peu élevés par rapport aux budgets totaux des directions générales, l'amélioration des pratiques permettrait d'éliminer ce risque.

Recommandation (3) : Le vice­président de la Direction générale des services intégrés devrait revoir et, au besoin, renforcer ses directives fonctionnelles ainsi que sa surveillance des justifications du recours à un fournisseur unique et des prix demandés par les fournisseurs, ainsi que les énoncés de travail préparés par les gestionnaires de CR ayant la délégation de pouvoir, afin d'accroître la conformité à la Politique sur les marchés du CT.

3.3 Efficience du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés

3.3.1 Délais du processus d'attribution de marchés

Les délais de chacune des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés n'ont pas été établis, surveillés et déclarés.

L'ACIA a établi et publié sur son site intranet les délais approximatifs nécessaires pour attribuer les marchés et établir les contrats à partir du moment où la DPAM reçoit la demande d'approvisionnement ou de marché du gestionnaire de CR. Les délais sont publiés pour l'approvisionnement en biens et services, pour la construction, etc.

Nous avons constaté que les délais des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés n'ont pas été établis, par exemple pour :

  • la finalisation de l'énoncé de travail, des critères d'évaluation et des autres exigences de la demande de soumission;
  • l'émission d'une demande de propositions;
  • la réception des propositions;
  • l'évaluation technique et financière des propositions;
  • l'obtention de l'autorisation de sécurité;
  • l'attribution du marché et l'établissement du contrat.

La DPAM et les gestionnaires de CR sont responsables à divers degrés de chacune des étapes ci-dessus. Les délais fixés par la DPAM ne tiennent pas compte du fait que cette responsabilité est partagée.

D'après notre analyse comparative des pratiques ayant cours dans d'autres ministères et organismes fédéraux, ces derniers ont établi des délais pour les diverses étapes du processus, et ils en ont attribué la responsabilité (service de l'attribution des marchés ou gestionnaires de CR) dans leur processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés.

Le fait d'établir les délais des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés permettrait de surveiller l'efficience du processus et d'en faire rapport, et aiderait à expliquer les retards et à y remédier. Nous avons examiné un échantillon de 40 marchés de services professionnels et avons constaté que dans 24 cas, le délai d'établissement du contrat publié par l'ACIA avait été dépassé. Cependant, il est impossible d'analyser et d'expliquer les raisons des retards si les délais des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés ne sont pas établis et surveillés.

Recommandation (4) : Le vice-président de la Direction générale des services intégrés devrait établir les délais pour la réalisation des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés, les surveiller et les déclarer.

3.3.2 Activités financières et administratives effectuées par la DPAM

La DPAM effectue des activités financières et administratives qui pourraient être effectuées de façon plus efficiente ailleurs à l'Agence.

Pour s'acquitter de ses responsabilités, la DPAM exécute des activités financières et administratives après l'attribution du marché, par exemple :

  • elle inscrit les engagements et les changements subséquents dans Saturne, le système de gestion financière de l'Agence;
  • elle passe une écriture comptable d'« entrée de marchandises » (EM) dans Saturne après que le gestionnaire de CR a certifié sur la facture que les services ont été rendus ou que les biens ont été reçus, ce qui permet d'effectuer le paiement;
  • elle détermine les montants à payer sur les marchés de services rendus ou de biens reçus non encore facturés à la fin de l'exercice.

Nous avons effectué une analyse comparative des pratiques d'autres ministères et organismes fédéraux et avons constaté que les activités financières et administratives ci-dessus sont en général exécutées par les services des Finances plutôt que par les services d'approvisionnement et d'attribution de marchés de ces organismes.

Nous comprenons que ces activités peuvent demander beaucoup de temps. Nous savons plus particulièrement que le volume de travail lié à l'administration des marchés est plus élevé en fin d'exercice, en raison de l'information comptable et budgétaire exigée à cette période de l'année.

Bien qu'il soit utile et même nécessaire d'établir les montants à payer en fin d'exercice, on ne sait pas exactement pourquoi c'est la DPAM qui le fait alors que les directions générales clientes sont responsables de la gestion de leur budget. D'autant plus que la DPAM consacre à cette tâche beaucoup de ressources et de temps qu'elle pourrait utiliser pour ses activités essentielles d'attribution de marchés.

Le fait que la DPAM effectue des activités financières et administratives accroît le risque qu'elle ne puisse effectuer ses activités essentielles comme traiter les marchés dans les délais publiés, et qu'elle ne puisse effectuer certaines activités à valeur ajoutée, comme établir des directives et surveiller les marchés. De plus, il se peut que ces activités administratives et financières puissent être effectuées de façon plus efficiente ailleurs à l'Agence.

Recommandation (5) : Le vice-président de la Direction générale des services intégrés devrait examiner les rôles et responsabilités de la DPAM liés à l'approvisionnement et à l'attribution de marchés et il devrait chercher des occasions de faire effectuer les activités financières et administratives de façon plus efficiente ailleurs à l'Agence.

Annexe A : Critères de vérification

Premier secteur d'intérêt : Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la fonction d'attribution de marchés.

  • Un plan opérationnel pour l'attribution de marchés à l'ACIA est en place et a été communiqué.
  • L'autorité, les responsabilités et la responsabilisation en matière d'attribution de marchés sont claires, documentées et communiquées.
  • Le cadre de contrôle définit les principaux contrôles (p. ex., les contrôles relevés pendant la schématisation du processus de la Politique sur le contrôle interne et l'exercice d'échantillonnage), et ces contrôles fonctionnent comme prévu.
  • Des directives et une formation adéquates sont offertes aux employés de l'ACIA qui participent au processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés.
  • L'importance des valeurs d'intégrité et d'éthique dans les activités d'approvisionnement et d'attribution de marchés est communiquée aux employés qui y participent.
  • Les secteurs à haut risque sont relevés, et la direction prend des mesures pour atténuer ces risques.
  • Un système d'information est établi et il fournit à la direction des renseignements adéquats et en temps voulu pour la prise de décisions et la gestion du rendement.
  • Les activités d'attribution de marchés font l'objet d'une supervision et d'une surveillance.

Deuxième secteur d'intérêt : Évaluer si les opérations contractuelles de l'ACIA sont conformes aux règlements, aux politiques et aux directives d'attribution de marchés du gouvernement du Canada et de l'ACIA.

  • Les opérations contractuelles de l'ACIA sont conformes aux règlements, aux politiques, et aux directives d'attribution de marchés du gouvernement du Canada et de l'ACIA.

Troisième secteur d'intérêt : Évaluer dans quelle mesure le cadre et les pratiques en place favorisent l'efficience du processus d'attribution de marchés et en tiennent compte.

  • Le cadre et les pratiques d'attribution tiennent compte des risques associés aux différents types de marché et aux activités connexes et ils favorisent l'efficience du processus d'attribution de marchés.
  • Les normes de service pour les principaux aspects du processus sont établies, et le rendement par rapport aux normes est surveillé et consigné.
  • La satisfaction de la clientèle est mesurée, et les résultats servent à améliorer les processus opérationnels.
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