ARCHIVÉE - Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction

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Rapport de vérification

Réponse de la direction

La Direction générale de la gestion intégrée est d'accord avec les recommandations présentées dans ce rapport. La direction a déjà pris des mesures pour régler quelques-unes des questions soulevées et elle est résolue à prendre des mesures supplémentaires pour régler les questions toujours en suspens.

Plan d'action de la direction
Recommandations du vérificateur Mesures proposées par la direction Responsable(s) Date de mise en œuvre
Recommandation (1) : Le vice-président de la Direction générale de la gestion intégrée devrait élaborer et mettre en œuvre un processus de planification afin de prévoir les besoins de l'Agence en matière d'approvisionnement et de marchés. La DGGI :
  • Élaborera et mettra en œuvre un processus de planification de l'approvisionnement afin de faciliter l'affectation de spécialistes de l'approvisionnement aux demandes d'attribution de marchés en fonction des priorités fixées par les directions générales.
Directeur, Division de la politique des approvisionnements et des marchés 30 juin 2013
Recommandation (2) : Le vice-président de la Direction générale de la gestion intégrée devrait étoffer les directives en matière d'approvisionnement et d'attribution de marchés. La DGGI :
  • Étoffera l'information sur l'attribution des marchés qui se trouve actuellement sur Merlin, et s'assurera que l'information affichée sur le site est facile d'accès.
  • Continuera à offrir des séances de sensibilisation aux directions générales et à offrir de la formation aux gestionnaires
Directeur, Division de la politique des approvisionnements et des marchés 31 décembre 2012

Trois séances par année offertes au cadre supérieur des directions générales, et à toutes les séances Gérer pour le succès.

Recommandation (3) : Le vice­président de la Direction générale des services intégrés devrait revoir et, au besoin, renforcer ses directives fonctionnelles ainsi que sa surveillance des justifications du recours à un fournisseur unique et des prix demandés par les fournisseurs, ainsi que les énoncés de travail préparés par les gestionnaires de CR ayant la délégation de pouvoir, afin d'accroître la conformité à la Politique sur les marchés du CT. La DGGI :
  • Donnera des directives fonctionnelles aux GCR quant à leur responsabilité de documenter dans le dossier les justifications de recours à un fournisseur unique et de prix demandé par le fournisseur.
  • Élaborera et mettra en œuvre un programme de surveillance pour évaluer si les dossiers préparés par les GCR sont exhaustifs afin d'accroître la conformité avec la politique sur les marchés du CT.
Directeur, Division de la politique des approvisionnements et des marchés Immédiatement

31 décembre 2012

Recommandation (4) : Le vice­président de la Direction générale des services intégrés devrait établir les délais pour la réalisation des principales étapes du processus d'approvisionnement et d'attribution de marchés, les surveiller et les déclarer. La DGGI :
  • Établira des normes de service approximatives (délais) qui tiennent compte de tout le processus d'attribution de marchés, après avoir mené une analyse comparative des pratiques ayant cours dans d'autres ministères fédéraux.
  • Mettra en œuvre un processus de surveillance des normes de service et présentera un rapport annuel des résultats obtenus.
Directeur, Division de la politique des approvisionnements et des marchés 30 juin 2013

30 septembre 2013

Recommandation (5) : Le vice-président de la Direction générale des services intégrés devrait examiner les rôles et responsabilités de la DPAM liés à l'approvisionnement et à l'attribution de marchés et il devrait chercher des occasions de faire effectuer les activités financières et administratives de façon plus efficiente ailleurs à l'Agence. La DGGI :

Entreprendra un examen des activités financières et administratives afin de faire ressortir les gains d'efficience potentiels dans les activités suivantes :

  • la saisie des engagements dans le système financier de l'Agence,
  • la saisie de l'écriture comptable de l'entrée de marchandises dans le système financier après que le GCR a certifié que les services ont été rendus,
  • l'établissement des montants à payer sur les marchés non encore facturés à la fin de l'exercice (créditeurs),
  • la délégation financière donnée aux GCR pour l'achat de biens et services,
  • l'utilisation de cartes d'achat ou de bons de commande.

(Il faudra mener des consultations avec les représentants des Finances et de la direction générale avant d'effectuer ces changements.)

Directeur, Division de la politique des approvisionnements et des marchés 31 décembre 2012
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