Réponse de la direction et plan d'action (RDPA)

Évaluation : Programme d'aide fédéral (PAF)
Évaluateur : Direction générale de la vérification et de l'évaluation, Direction de l'évaluation
Secteur de programme de l'ACIA : DGPP, Affaires réglementaires
Rapport approuvé par le comité d'évaluation : Août 2016

Terminologie

Recommandation de l'évaluation
Tel qu'indiqué dans le rapport d'évaluation
Réponse de la direction
En accord, en accord avec conditions ou en désaccord avec la recommandation et motif
Plan d'action
Mesures à prendre pour donner suite à la recommandation
Résultats attendus
Résultats clés qui démontrent que le plan d'action est mis en oeuvre
Date d'achèvement prévue
Date pour chaque résultat attendu
Responsable
Poste, pour chaque résultat attendu

Recommandation 1 - L'ACIA devrait améliorer la connaissance du PAF dans l'ensemble de l'Agence.

Réponse de la direction : En accord.

Plan d'action Résultats attendus Date d'achèvement prévue Responsable
1) Intégrer le PAF dans Merlin, en incluant des liens vers la documentation clé, les modèles et l'information connexe. i) Page sur le PAF dans Merlin; et
ii) avis sur la présence du PAF dans Merlin dans le bulletin d'information national de l'ACIA.
Le 31 mars 2016 Coordonnateur des contributions (CC)
2) Mettre au point une séance d'information sur le PAF à l'intention des GCR et des gestionnaires de programme. Présentation de la séance d'information sur le PAF et stratégie de communication connexe. Le 30 novembre 2016 CC
3) Offrir la séance d'information sur le PAF aux publics visés. Offre de la séance d'information sur le PAF aux publics visés. Commencement à l'automne 2016 et suite sur demande/au besoin CC

Recommandation 2 - L'ACIA devrait élaborer et mettre en œuvre une surveillance et des rapports plus normalisés et détaillés relativement au rendement des projets et des programmes.

Réponse de la direction : En accord.

Plan d'action Résultats attendus Date d'achèvement prévue Responsable
1) Collaborer avec l'équipe de vérification et d'évaluation de l'ACIA pour peaufiner et terminer les indicateurs de rendement proposés pour les projets financés au moyen des contributions du PAF, et les indicateurs de rendement pour le programme, en utilisant en guise de référence l'ébauche du document sur les Indicateurs de rendement pour le PAF reçu de l'équipe de vérification et d'évaluation (décembre 2015). Document « Élaboration d'indicateurs de rendement pour les projets financés au moyen des contributions du PAF » (pour remplacer l'annexe E du Guide sur le PAF, Lignes directrices sur l'élaboration de bons indicateurs de rendement pour les accords de contributions du PAF); en anglais et en français. Le 29 avril 2016 CC
2) Modifier le modèle de Demande de financement du PAF pour inclure une section sur les « Indicateurs de rendement proposés ». Modifier le modèle de Demande de financement du PAF (en anglais et en français). Le 13 mai 2016 CC
3) Partager le document « Élaboration d'indicateurs de rendement pour les projets financés au moyen des contributions du PAF » avec les gestionnaires de centres de responsabilité (GCR ou gestionnaires d'accords) du PAF au début du processus d'élaboration des demandes de financement du PAF (propositions) afin de sensibiliser aux exigences de rapports liées aux contributions et pour soutenir les demandeurs dans leur sélection/élaboration d'indicateurs de rendement. Le document « Élaboration d'indicateurs de rendement pour les projets financés au moyen des contributions du PAF » terminé est inclus dans les trousses de bienvenue du PAF qui sont remises aux GCR au début du processus d'élaboration d'une proposition dans le cadre du PAF. Après le 13 mai 2016 CC
4) Revoir et mettre à jour le document « Exigences en matière de présentation de rapports sur les projets pour les bénéficiaires du PAF », qui est actuellement inclus dans tous les accords sous forme d'annexe, afin de s'assurer qu'il décrit adéquatement les exigences en matière de rapports sur le rendement au moyen des indicateurs de rendement établis. Le document « Exigences en matière de présentation de rapports sur les projets pour les bénéficiaires du PAF » mis à jour est inclus dans tous les accords du PAF sous forme d'annexe. Après le 13 mai 2016 CC
5) Mettre à jour le document « Stratégie de mesure du rendement du PAF » : a) en remplaçant le Modèle logique pour le PAF par le modèle révisé et les indicateurs de rendement du Programme reçus de l'équipe de vérification et d'évaluation en décembre 2015; et b) en révisant l'explication connexe. Document « Stratégie de mesure du rendement du PAF » mis à jour (en anglais et en français). Le 31 mai 2016 CC
6) Demander l'approbation du niveau de gouvernance appropriéNote de tableau 1 de la Stratégie de mesure du rendement du PAF. Obtention de l'approbation du niveau de gouvernance approprié. Le 15 juillet 2016 CC
7) Préparer le Rapport annuel sur le PAF pour examen par la direction au moyen de la Stratégie de mesure du rendement du PAF mise à jour, afin de faire état du rendement tant au niveau de la prestation/du fonctionnement du Programme qu'au niveau des projets individuels du PAF. Rapport annuel sur le PAF Le 31 octobre 2016 CC

Note de tableau

Note de tableau 1

Le Comité des finances, de l'intégration et de la supervision de projet, puis le Comité de gestion intégrée sont proposés.

Retour à la référence de la note de tableau 1

Recommandation 3 - L'ACIA devrait adapter les exigences administratives à l'égard des projets en fonction du type et de l'importance des contributions.

Réponse de la direction : En accord.

Plan d'action Résultats attendus Date d'achèvement prévue Responsable
1) Consulter/faire des recherches auprès des autres ministères et des conseillers stratégiques de la section Établissement des coûts, politiques financières et contrôles internes de la Direction générale de la gestion intégrée pour déterminer les exigences administratives appropriées (coûts directs vs. Administration continue) en fonction du type et de l'importance des contributions. Nouvelles exigences administratives proposées fondées sur le type et l'importance des contributions. Le 31 mai 2017 CC
2) Demander l'approbation du niveau de gouvernance approprié en ce qui concerne les nouvelles exigences administratives de programme proposées fondées sur le type de projet et l'importance des contributions. Approbation du niveau de gouvernance approprié obtenue. Le 30 juin 2017 CC
3) Adapter et mettre à jour en conséquence toute la documentation et toutes les procédures de programme pertinentes. Documentation, modèles, procédures et séance d'information du programme adaptés et mis à jour. Le 31 juillet 2017 CC
4) Faire connaître les changements au niveau des exigences administratives à la direction et aux intervenants (GCR). Mise en œuvre de la stratégie de communications/diffusion des produits/conduite des activités. Le 31 août 2017 et par la suite CC

Recommandation 4 - L'ACIA devrait élaborer des lignes directrices sur le financement de projets par le PAF qui se répète sur plusieurs années.

Réponse de la direction : En accord.

Plan d'action Résultats attendus Date d'achèvement prévue Responsable
1) Mener des consultations internes et externes pour déterminer les meilleures pratiques. Compte rendu des consultations Le 28 avril 2017 CC
2) Élaborer une ébauche proposée de lignes directrices pour considération/décision par le niveau de gouvernance approprié [le Comité des finances, de l'intégration et de la supervision de projet, puis le Comité de gestion intégrée sont proposés] Ébauche de proposition et de recommandation concernant les Lignes directrices de l'ACIA sur les contributions répétitives pour les bénéficiaires du PAF présentée aux divers niveaux de gouvernance pour approbation Le 15 juin 2017 CC
3) Terminer et communiquer les nouvelles lignes directrices Version finale des Lignes directrices (en anglais et en français) et sensibilisation des intervenants Le 30 juin 2017 CC
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