Exercice de simulation destiné aux inspecteurs de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

Aperçu

Le présent document a pour but de renseigner les candidats qui participent à l'exercice de simulation destiné aux inspecteurs de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). On y décrit le déroulement de l'évaluation et les compétences évaluées, et on y fournit des conseils pratiques à l'intention des candidats. Le but visé est de renseigner candidats en préparation pour l'évaluation, de manière à ce qu'ils soient dans la meilleure position possible pour montrer leurs compétences.

L'exercice de simulation pour les inspecteurs de l'ACIA est conçu par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP). Cet exercice constitue un moyen fiable de mesurer les compétences requises pour bien remplir les fonctions du poste d'inspecteur aux niveaux EG-03 et EG-04.

Description de l'exercice de simulation

Dans le cadre de l'exercice de simulation, vous occuperez le rôle d'inspecteur au sein d'un organisme gouvernemental fictif. Vous rencontrerez des obstacles et des difficultés dans des domaines comme l'application de la réglementation, la gestion du temps et les rapports avec les clients.

L'évaluation comprend quatre phases : étude de cas, période de questions, mise en situation et épreuve de communication écrite.

  1. Au cours de la première phase (étude de cas), vous recevrez trois enveloppes :
    • L'enveloppe A, Instructions et information de base, qui comprend la description d'un organisme fictif et des responsabilités de l'inspecteur, des organigrammes, un rapport sommaire, des extraits de règlements fictifs et des ordres du jour.
    • L'enveloppe B, Exercices, qui comprend des problèmes à résoudre sous la forme de courriels, de notes et d'autres documents auxquels les inspecteurs doivent donner suite.
    • L'enveloppe C comprend le Cahier de réponses

      Vous disposerez de trois (3) heures pour étudier le contenu des enveloppes A et B et pour rédiger un rapport décrivant votre analyse, vos décisions, vos recommandations et votre démarche.

  2. Au cours de la deuxième phase (période de questions), vous rencontrerez les membres du jury de sélection, qui vous poseront des questions pendant environ 20 minutes.
  3. Au cours de la troisième phase (mise en situation) vous échangerez avec une des personnes de l'étude de cas. Cette activité durera au plus 15 minutes.
  4. Au cours de la quatrième phase (épreuve de communication écrite), on vous demandera de rédiger l'ébauche d'un bref rapport sur la réunion à laquelle vous aurez participé lors de la mise en situation.

Après votre départ, les membres du comité de sélection mettront ensemble toute l'information recueillie et évalueront votre rendement au regard des compétences requises.

Compétences évaluées

  1. Réflexion et discernement
    Analyser les situations de manière systématique afin de cerner les éléments clés, de tirer des conclusions logiques, de poser des jugements fondés, de prendre les bonnes décisions et de choisir des plans d'action adaptés.
  2. Planification et organisation de son travail
    Cerner et organiser les tâches par ordre de priorité, fixer des échéances, élaborer des plans réalisables en fonction des objectifs à atteindre, et effectuer des rajustements au besoin.
  3. Travail d'équipe
    Travailler au sein d'une équipe afin d'atteindre des objectifs communs.
  4. Initiative
    Prendre conscience des tâches à accomplir et entreprendre ces tâches sans se le faire demander.
  5. Entregent
    Traiter les autres personnes avec respect.
  6. Capacité de persuasion et de négociation
    Pouvoir convaincre d'autres personnes qu'une situation doit être corrigée, et travailler avec ces personnes pour trouver des solutions et apporter des correctifs acceptables pour les parties en présence.
  7. Capacité d'adaptation et souplesse
    Se plier aux exigences des divers environnements de travail et s'adapter aux changements survenant dans ces environnements.
  8. Communication
    1. Communication orale : Communiquer de l'information et des idées verbalement de manière à se faire bien comprendre.
    2. Communication écrite : Communiquer de l'information et des idées par écrit de manière à se faire bien comprendre.

Conseils pratiques : Rôles et responsabilités

  • Aux candidats

    Lorsque vous vous présenterez à l'exercice de simulation, assurez-vous d'être préparé mentalement et d'être reposé, afin d'être dans vos meilleures dispositions. Soyez à l'heure.

    Vous devrez cerner et analyser des problèmes, prendre des décisions menant à des solutions possibles, expliquer comment vous mettrez en application vos décisions, examiner des solutions de remplacement et envisager leurs conséquences. Les mesures et les décisions que vous prendrez pour résoudre les problèmes présentés dans l'exercice de simulation seront évaluées en fonction de leur efficacité dans le contexte de l'organisation et de l'information fournie dans la documentation.

    Il vous incombera de bien communiquer vos idées aux évaluateurs et de les rédiger clairement. L'évaluation sera basée sur ce que vous écrirez, ce que vous déclarerez et ce que vous ferez. Les évaluateurs n'interviendront pas dans votre démarche.

    Vous devrez également garder confidentiel l'exercice de simulation. Vous ne devrez discuter avec quiconque des documents et des outils fournis ou des événements survenus dans la simulation.

  • Aux évaluateurs

    Les membres du jury de sélection ont reçu une formation intensive donnée par un psychologue du Centre de psychologie du personnel. Ils sont agréés pour administrer l'exercice de simulation de manière juste et équitable.

    Les évaluateurs vous observeront afin de recueillir de l'information sur votre comportement et de déterminer si vous possédez les compétences requises. Afin de vous évaluer avec précision, ils prendront des notes détaillées au sujet de votre démarche et des décisions que vous prendrez. Les compétences sont notées selon une échelle de 1 à 6, 1 représentant un rendement très inférieur aux attentes, et 6 représentant un rendement très supérieur aux attentes.

Conseils pratiques : Étude de cas

  • Étudiez soigneusement l'information sur le Contexte. Examinez le mandat, les rôles et les personnes clés de l'organisme fictif, particulièrement les membres de votre équipe de travail. Quel est votre rôle à titre d'inspecteur ? Quels sont les rapports entre les personnes clés ? Quels sont les objectifs et les obstacles liés à votre travail et à l'organisme fictif ?
  • N'hésitez pas à souligner des passages et à prendre des notes pendant que vous étudiez le Contexte. Cela vous aidera à repérer les renseignements requis lorsque vous consulterez le document au cours de l'exercice.
  • Examinez brièvement les Situations de pair avec l'information de base. Rien ne vous empêche d'examiner les Situations avant et pendant l'examen de l'information de base, afin de mieux saisir la démarche d'ensemble de l'exercice. C'est à vous de choisir l'approche avec laquelle vous serez le plus à l'aise pour faire l'exercice.
  • Planifiez soigneusement votre temps. Vous disposerez de trois heures pour lire les documents et rédiger un rapport. Prenez le temps d'analyser les documents afin de bien comprendre les problèmes, mais ne passez pas trop de temps à lire l'information de base; vous pourrez toujours y revenir plus tard.
  • Familiarisez-vous avec votre organisation. Gardez l'organigramme à portée de la main afin de le consulter pour savoir qui fait quoi. Prenez note que la correspondance comprend habituellement une date, de l'information au sujet de l'expéditeur et du destinataire, ainsi que l'objet de la lettre.
  • Gardez les calendriers à portée de la main et n'hésitez pas à les consulter afin de rester conscient du temps dont vous disposez et de planifier vos activités.
  • Agissez en fonction de ce qui est dit plutôt qu'en fonction de ce que l'information semble sous-entendre selon vous. Ne tirez pas de conclusions non fondées et tenez vous en aux faits mentionnés. Vous n'avez pas besoin de plus d'information que ce qui est fourni pour régler les difficultés qui se présentent. Toutefois, vous pouvez demander des renseignements supplémentaires aux personnes de l'organisme fictif.
  • Répondez comme si vous étiez effectivement l'inspecteur de l'organisme. Lisez attentivement la description des situations et traitez ces situations de manière à aider l'organisme à réaliser sa mission. Cernez les difficultés et prenez des décisions ciblées afin de les régler.
  • Planifiez votre réponse. Soyez prêt à présenter vos priorités et votre plan d'action ainsi qu'à justifier vos décisions. Décidez dans quel ordre vous allez présenter cette information, afin que votre réponse écrite soit cohérente. La communication écrite n'est pas évaluée dans la phase de l'étude de cas. Par conséquent, par souci d'efficacité, présentez l'information sous forme abrégée, tout en veillant à donner des réponses complètes, lisibles et faciles à comprendre.
  • Écrivez lisiblement.
  • Assurez-vous que vous connaissez bien les compétences évaluées dans le cadre de l'exercice de simulation.

Conseils pratiques : Période de questions

  • Énoncez vos réponses avec clarté et concision, en prenant soin de parler assez lentement pour permettre aux membres du jury de sélection de bien vous comprendre et de prendre des notes.
  • Assurez-vous que vos réponses sont précises et complètes. Donnez des justifications et des exemples, au besoin, à l'appui de vos réponses.
  • Prenez quelques secondes pour réfléchir avant de répondre aux questions si vous le souhaitez.
  • Si vous ne comprenez pas la question, demandez au membre du jury de la répéter ou de vous donnez des éclaircissements. Vous ne pouvez pas donner de bonne réponse si vous ne comprenez pas la question.

Conseils pratiques : Mise en situation

La mise en situation permet aux candidats de démonter leur maîtrise des compétences évaluées dans des conditions d'échanges difficiles, typiques des situations rencontrées dans le cadre du travail d'inspecteur.

  • Cette mise en situation est conçue pour reproduire fidèlement la réalité : tâchez de vous comporter comme un inspecteur le ferait en réalité dans un organisme fictif. Agissez avec sérieux, comme si vos échanges avec la personne qui se trouve devant vous n'étaient pas simulés.
  • N'oubliez pas que la communication est un aspect primordial de l'évaluation, particulièrement durant cette phase. Assurez-vous que la personne qui se trouve devant vous entend et comprend votre message.
  • Gardez à l'esprit votre rôle d'inspecteur.

Conseils pratiques : Communication écrite

Cet exercice est conçu pour évaluer les compétences en communication écrite.

  • Planifier l'enchaînement de votre réponse, rédigez des phrases complètes et ordonnez vos idées en paragraphes afin de démontrer votre capacité à rédiger de manière logique, structurée et ciblée.
  • Relisez votre réponse en surveillant la syntaxe, le vocabulaire, la grammaire et l'orthographe.
  • Utilisez un style adapté à la communication écrite de niveau officiel, en tenant compte de la situation.
  • Écrivez au crayon à mine. Vous aurez plus de facilité à modifier vos réponses et vous ne perdrez pas de temps à tout réécrire.
  • Écrivez lisiblement.

Foire aux questions

1. Qu'est-ce que l'Exercice de simulation pour les inspecteurs (ESI)?

L'ESI est un outil d'évaluation mis au point par le Centre de psychologie du personnel (CPP). Il est fondé sur l'évaluation de certaines compétences et qualités personnelles (ou « compétences comportementales ») qui sont courantes parmi les postes de niveaux EG-03 et EG-04 œuvrant dans l'exploitation.

2. Quelle est le délai pour refaire l'Exercice de simulation pour les inspecteurs (ESI)?

Vous pouvez subir le test de nouveau six mois après la plus récente date du test.

3. Pendant combien de temps les résultats de l'Exercice de simulation pour les inspecteurs (ESI) seront-ils valides?

Le Centre de psychologie du personnel de la Commission de la fonction publique a déterminé que les résultats de l'ESI demeureront valides indéfiniment ou jusqu'à ce que la personne subisse l'examen de nouveau. Cependant, une fois qu'une personne subit le test de nouveau, seuls les résultats les plus récents seront conservés au dossier, même s'ils sont inférieurs aux résultats antérieurs.

4. Qui administrera l'Exercice de simulation pour les inspecteurs (ESI) de l'ACIA?

L'ESI a été mis au point par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la Commission de la fonction publique. Il sera administré par les membres du personnel de l'ACIA qui ont réussi avec succès le cours de formation élaboré par le CPP portant sur cet exercice de simulation.

5. Combien de temps durera l'évaluation?

L'évaluation prend 7,5 heures (ce qui comprend une pause d'une heure pour le déjeuner).

6. Comment une seule évaluation peut-elle couvrir les qualifications d'un poste de niveau EG-03 et/ou de niveau EG-04?

Pour réussir le test de niveau EG-03, les candidats doivent obtenir une note d'au moins 3/6 pour chaque compétence évaluée. Pour réussir le test de niveau EG 4, les candidats doivent obtenir une note d'au moins 4/6 pour la compétence « Réflexion/Discernement » et la compétence « Communication ». Toute personne qui est qualifiée au niveau EG-04 est automatiquement qualifiée au niveau EG-03.

7. Est-ce qu'il y aura d'autres exigences en matière de qualification rattachées aux postes de niveau EG-03/04?

Le gestionnaire de la dotation choisira les qualifications qui sont requises pour un poste précis.

8. Qu'arrive-t-il si les postulants échouent à l'ESI?

Les postulants qui ne répondent pas aux exigences de l'ESI devront attendre au moins 180 jours (6 mois) avant de pouvoir subir l'évaluation de nouveau. Les candidats doivent présenter une demande dans un nouveau processus de sélection de niveau EG-03/EG-04 avoir l'occasion de subir une réévaluation une fois que le délai prévu de six mois s'est écoulé.

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