Guide de pratiques hygiéniques à l'intention des fabricants de pâtes alimentaires fraîches non farcies
Chapitre 7 : Dossiers

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7.1 Dossiers généraux

7.1.1 Exigences relatives aux dossiers généraux

Les renseignements sont consignés de façon à décrire avec exactitude l'historique du produit ou du procédé. Les dossiers sont conservés pour une période de temps appropriée.

Résultats prévus

  • Les dossiers sont lisibles et permanents, et décrivent avec exactitude l'événement, la condition ou l'activité.
  • Les erreurs ou modifications sont indiquées de manière à ce que le dossier original reste clair (p. ex. en cas de rayure ou de modification, tirer un seul trait, et faire suivre par les initiales du correcteur).
  • Chaque note au dossier est faite par la personne responsable au moment où l'événement s'est produit. Les dossiers complets sont signés et datés par la personne responsable.
  • Les dossiers portant sur les points de contrôle critiques et les autres dossiers significatifs pour la salubrité du produit sont signés par une personne compétente désignée par la direction avant la distribution du produit. Tous les autres dossiers sont vérifiés à des intervalles réguliers pour une détection précoce de défectuosités qui risqueraient de devenir graves.
  • Les dossiers sont conservés pendant au moins un an après la date d'expiration figurant sur l'étiquette ou sur le contenant. S'il n'y a aucune date d'expiration, les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après la date de fabrication.
  • Les dossiers sont tenus et sont fournis sur demande.

7.2 Dossiers de contrôle de l'exploitation

7.2.1 Dossiers de la conception du procédé

Les dossiers sont conservés pour montrer le caractère adéquat des procédures et des méthodes utilisées dans l'élaboration du procédé.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments, notamment les points de contrôle critique, permettent d'obtenir un produit salubre.

Résultats prévus

  • Des dossiers sont conservés pour montrer que des méthodes fiables ont été suivies dans la conception du procédé, par exemple des copies de référence de nature scientifique, des études renfermant l'information confirmant la salubrité de l'aliment.
  • Des dossiers sont conservés pour documenter les paramètres de transformation, de conditionnement etc. requis qui doivent être respectés ou suivis pour parvenir à un produit sain. Cela comprend des méthodes et/ou des spécifications.

7.2.2 Dossiers de contrôle des matériaux reçus de l'extérieur

  • Le fabricant conserve des dossiers démontrant le caractère adéquat du contrôle des matériaux reçus.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour vérifier que le fabricant maîtrise les dangers biologiques, chimiques ou physiques associés aux matériaux reçus.

Résultats prévus

Ingrédients reçus de l'extérieur
  • Des dossiers appropriés sont tenus afin de démontrer que les lots d'ingrédients ont été inspectés dès leur arrivée afin de détecter tout signe de contamination et pour s'assurer du respect des spécifications écrites.
Matériaux d'emballage reçus de l'extérieur
  • Des dossiers appropriés sont tenus pour confirmer le respect des spécifications écrites.
Matériaux reçus de l'extérieur non conformes (y compris les ingrédients et les matériaux d'emballage)
  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • identifient les matières ou matériaux;
    • définissent la lacune;
    • précisent les mesures préventives et les mesures correctives qui ont été prises.

7.2.3 Dossiers de préparation et de mélange des produits

Les dossiers sur points de contrôle critiques et/ou les facteurs importants pour la salubrité des aliments sont conservés.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer le contrôle des facteurs importants pour la salubrité des aliments et/ou des points de contrôle critiques pendant la préparation et/ou le mélange de produits.

Résultats prévus

Le fabricant garde des dossiers qui font la preuve du contrôle de la préparation/du mélange du produit dans le respect des limites d'acceptabilité et/ou des limites critiques, s'il y a lieu (p. ex. allergènes, additifs alimentaires, éléments nutritifs ajoutés).

7.2.4 Dossiers de contrôle des procédés

Des dossiers écrits témoignant fidèlement de la maîtrise des points de contrôle critique et/ou des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation sont conservés.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer la salubrité du procédé.

Résultats prévus

  • Le fabricant tient des dossiers qui démontrent le contrôle des points de contrôle critiques et/ou de facteurs ayant une importance pour la salubrité de l'aliment durant sa transformation. Ces dossiers pourraient être, entre autres :
    • des dossiers qui démontrent que les dangers physiques sont maîtrisés (p. ex. le tamisage de la farine en vrac, la détection de métaux dans le produit fini).
    • des dossiers qui confirment que les exigences en matière de durée et de température de transformation ont été respectées.
    • s'il y a lieu, des dossiers qui prouvent que les allergènes alimentaires sont contrôlés.
  • Les écarts sont consignés aux dossiers par l'opérateur.

7.2.5 Dossiers des écarts et des mesures correctives

Des dossiers sont conservés pour faire état du contrôle des écarts et démontrer l'efficacité des mesures correctives prises.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer que le fabricant maîtrise les écarts et que les mesures correctives ont été efficaces.

Résultats prévus

Écart et retenue

Les dossiers sur les écarts contiennent notamment les renseignements suivants :

  • une description de l'écart et le motif de la retenue;
  • le produit et le code;
  • la date à laquelle le produit a été fabriqué, retenu, libéré ou détruit;
  • la quantité de produit retenue (p. ex. jusqu'au dernier point où le procédé a été contrôlé);
  • les résultats de l'évaluation ou du tri (p. ex. quantité analysée et rapport d'analyse du nombre et de la nature des défauts);
  • la disposition du produit retenu (p. ex. quantité triée, quantité détruite ou retournée au fournisseur, quantité écoulée par vente aux employés, vente à sacrifice ou à la récupération, quantité retravaillée et vente au détail);
  • la signature du personnel responsable de la retenue et de l'évaluation;
  • l'autorisation signée pour l'élimination du produit.
Mesures correctives

Les dossiers des mesures correctives contiennent notamment les renseignements suivants :

  • la cause de l'écart identifié;
  • les mesures correctives prises pour corriger le défaut;
  • les mesures préventives prises pour empêcher que l'écart survienne de nouveau;
  • le suivi et l'évaluation de l'efficacité des mesures correctives et des mesures préventives;
  • la date à laquelle les mesures correctives ont été prises et vérifiées;
  • la signature de la personne responsable.

7.2.6 Dossiers de vérification

Des dossiers sont conservés pour démontrer le caractère adéquat des procédures de vérification.

Justification

Les dossiers font état des résultats de la vérification et confirment l'efficacité des contrôles de fabrication.

Résultats prévus

  • Les dossiers de vérification comprennent notamment les méthodes utilisées, la date, les personnes ou les organismes responsables, les résultats ou les constatations et les mesures prises (mesures correctives quand un écart est repéré).

7.3 Dossiers de l'équipement

7.3.1 Dossier d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments

Des dossiers sont conservés pour établir le respect du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments qui peuvent avoir une incidence sur la salubrité alimentaire.

Justification

Les dossiers permettent de vérifier l'efficacité du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments.

Résultats prévus

  • Les dossiers relatifs à l'entretien de l'équipement/instruments pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement/instruments, activité d'entretien, date de l'entretien, personne responsable et raison de l'activité d'entretien.
  • Les dossiers relatifs à l'étalonnage de l'équipement/instruments pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement/instruments date de l'étalonnage, personne responsable et résultats de l'étalonnage et les mesures correctives.

7.4 Dossiers sur les locaux

7.4.1 Dossiers sur la qualité de l'eau, de la glace et de la vapeur

Le fabricant conserve des dossiers écrits attestant des mesures de contrôle de la qualité et du traitement de l'eau et de la vapeur.

Résultats prévus

  • Le fabricant conserve des dossiers démontrant le caractère adéquat des mesures de contrôle de l'innocuité microbiologique et chimique de l'eau et de la vapeur (si applicable), comme suit :
Dossiers sur la potabilité de l'eau Dossiers sur le traitement de l'eau Dossiers sur le traitement de l'eau d'alimentation des chaudières
Source d'eau Méthode de traitement Méthode de traitement
Point d'échantillonnage Point d'échantillonnage Résultats des analyses
Résultats des analyses Résultats des analyses Analyste
Analyste Analyste Date
Date Date

7.5 Dossiers de nettoyage et de l'assainissement et de la lutte antiparasitaire

7.5.1 Dossiers de nettoyage et d'assainissement

Des dossiers sont conservés pour démontrer l'efficacité du programme de nettoyage et d'assainissement.

Résultats prévus

  • Les dossiers relatifs aux activités de nettoyage et d'assainissement font mention de la date, du nom de la personne responsable, des résultats, des mesures correctives prises et des résultats des analyses microbiologiques, le cas échéant.

7.5.2 Dossiers de la lutte antiparasitaire

Des dossiers sont conservés pour démontrer l'efficacité du programme de lutte antiparasitaire.

Résultats prévus

  • Les dossiers sur la lutte antiparasitaire contiennent à tout le moins les renseignements suivants :
    1. les résultats des programmes d'inspection et mesures correctives prises (p. ex. parasites trouvés dans les pièges, emplacement de l'infestation par des insectes);
    2. un dossier sur les activités de lutte antiparasitaire (p. ex. pesticides utilisés, méthode et lieu d'application, dates de la fumigation, etc.);
    3. la date et le nom de la personne responsable.

7.6 Dossiers des plaintes et rappels

7.6.1 Dossiers des plaints

Le fabricant conserve les dossiers des plaintes sur les produits, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises.

Justification

Les dossiers confirment que l'on a appliqué les mesures appropriées dans un délai raisonnable.

Résultats prévus

  • L'entreprise tient des dossiers détaillés sur les plaintes des consommateurs et les résultats des enquêtes subséquentes, y compris les mesures correctives prises. Les dossiers de plaintes contiennent les renseignements suivants :
Renseignements sur le consommateur
  1. Les dossiers du fabricant contiennent au moins les renseignements suivants :
  2. le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant, ainsi que la date de réception de la plainte;
  3. les détails de la plainte ou de la maladie;
  4. le nom, le code et le format du produit;
  5. le point de vente où le produit a été acheté.
Enquête
  • Les dossiers du fabricant contiennent au moins les renseignements suivants :
    1. le nom de la personne responsable de l'enquête;
    2. les mesures prises (à l'égard du produit ou du procédé) à la suite de l'enquête;
    3. les mesures correctives prises pour éviter que l'erreur se reproduise;
    4. le suivi et l'évaluation de l'efficacité des mesures correctives.

7.6.2 Dossiers de distribution

Les dossiers de distribution du produit sont conservés pour permettre au fabricant de rappeler tout lot d'aliments en temps opportun.

Résultats prévus

Les dossiers de distribution contiennent suffisamment d'information pour permettre de retracer un numéro de code ou de lot en particulier. Les dossiers de distribution contiennent au moins les éléments suivants :

  1. identification et le format du produit;
  2. numéro de lot ou le code;
  3. quantité;
  4. noms et types de clients (p. ex. fabricant, distributeur, détaillant), adresses et numéros de téléphone.
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