Guide de pratiques hygiéniques à l'intention des fabricants de graines germées
Chapitre 7 : Dossiers

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7.1 Dossiers généraux

7.1.1 Exigences générales de dossiers

Les renseignements sont consignés de manière à décrire avec exactitude l'historique du produit ou du procédé. Les dossiers sont conservés pendant la période prescrite.

Résultats prévus

  • Les dossiers décrivent les mesures de contrôle, les limites, les résultats de surveillance et les documents de suivi. Ils fournissent notamment des précisions à l'égard des points suivants : les fournisseurs de graines et les numéros de lots; les résultats d'analyse de l'eau; les vérifications sanitaires; la surveillance associée à la lutte antiparasitaire; les codes de lots de graines germées; les résultats d'analyse des graines germées et de l'eau d'irrigation usée; les volumes de production; la surveillance de la température d'entreposage; la distribution du produit; les plaintes déposées par les consommateurs.
  • Les dossiers sont lisibles et permanents, et décrivent avec exactitude l'événement, la condition ou l'activité.
  • Les erreurs ou modifications sont indiquées de manière à ce que le dossier original reste clair (p. ex. en cas de rayure ou de modification, tirer un seul trait, et faire suivre par les initiales du correcteur).
  • Chaque note au dossier est faite par la personne responsable au moment où l'événement s'est produit. Les dossiers complets sont signés et datés par la personne responsable.
  • Les dossiers relatifs aux points de contrôle critique sont signés par une personne compétente désignée par la direction. Tous les autres dossiers sont vérifiés à des intervalles réguliers pour une détection précoce de défectuosités qui risqueraient de devenir graves.
  • Les dossiers sont conservés pendant au moins un an après la date « meilleur avant » sur l'étiquette ou sur le contenant.
  • Les dossiers sont tenus et fournis sur demande.

7.2 Dossiers de contrôle de l'exploitation

7.2.1 Dossiers de la conception du procédé

Les dossiers sont faciles d'accès et démontrent le caractère adéquat des procédures et des méthodes utilisées dans l'élaboration du procédé.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments, notamment les points de contrôle critique, permettent d'obtenir un produit salubre.

Résultats prévus

Les dossiers sont disponibles sur demande et permettent de vérifier que l'on a appliqué des procédures fiables dans la conception du processus.

7.2.2 Dossiers de contrôle des matériaux reçus

Le fabricant tient des dossiers démontrant le caractère adéquat du contrôle des matériaux reçus.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour vérifier que le fabricant maîtrise les dangers biologiques, chimiques ou physiques.

Résultats prévus

  • Les exigences minimales concernant les dossiers de surveillance des matières premières sont les suivantes:
    • Les antécédents de conformité des fournisseurs de graines avec les spécifications, les résultats d'analyse, les dossiers sur les bonnes pratiques agricoles, le nom du producteur/distributeur de graines, le pays d'origine et le numéro de lot;
    • Des dossiers attestant que les graines sont exempts de microorganismes pathogènes;
    • Des données sur les traitements antimicrobiens et les produits chimiques alimentaires (p.ex. additifs alimentaires);
    • Des données concernant l'acceptabilité des matériaux d'emballage.

Matériaux reçus non conformes

  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • identifient les matériaux;
    • définissent la lacune;
    • précisent les mesures correctives et préventives appliquées.

7.2.3 Dossiers de préparation des produits

Les dossiers relatifs aux facteurs importants pour la salubrité des aliments sont conservés et faciles d'accès sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la préparation sont maîtrisés.

Résultats prévus

Le fabricant tient des dossiers montrant qu'il maîtrise la préparation du produit en adhérant aux limites d'acceptabilité associées aux facteurs importants pour la salubrité des aliments, le cas échéant.

7.2.4 Dossiers de contrôle des procédés

Des dossiers écrits témoignant fidèlement de la maîtrise des points de contrôle critique et des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation sont accessibles sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer la salubrité du procédé.

Résultats prévus

  • Le fabricant tient des dossiers démontrant la maîtrise des points de contrôle critique et des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation.
  • Les dossiers relatifs au traitement antimicrobien indiquent la date, le nom du produit (incluant le type de graine utilisé), le numéro de lot, le traitement utilisé (incluant la durée du traitement et la concentration de la solution de traitement antimicrobien), le type de procédé, les personnes responsables et, le cas échéant, les résultats d'analyse microbiologique.
  • Les écarts sont consignés aux dossiers par l'opérateur durant la fabrication et non pas après le fait.

Nota : Le minimum des renseignements que contiennent les dossiers peut varier en fonction du type de procédé.

7.2.5 Dossiers des écarts et des mesures correctives

Des dossiers sont accessibles pour établir le contrôle des écarts et l'efficacité des mesures correctives prises.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer que le fabricant maîtrise les écarts et que les mesures correctives ont été efficaces.

Écart/Retenue

Les dossiers relatifs aux écarts contiennent notamment les renseignements suivants :

  • le nom du produit et le code;
  • la date de production, de retenue, de levée de la retenue ou de destruction du produit;
  • la description de l'écart et le motif de la retenue;
  • la quantité de produit retenue, p. ex. jusqu'au dernier point où le procédé était maîtrisé;
  • les résultats de l'évaluation ou du tri, p. ex. la quantité analysée et le rapport d'analyse sur le nombre et la nature des défauts;
  • l'élimination du produit retenu, p. ex. la quantité triée, détruite ou retournée au fournisseur, les ventes aux employés, les ventes au rabais, la récupération et les ventes au détail;
  • la signature du personnel responsable de la retenue et de l'évaluation;
  • l'autorisation signée pour l'élimination du produit.

Mesures correctives

Les dossiers relatifs aux mesures correctives contiennent notamment les renseignements suivants :

  • la cause de l'écart relevé;
  • les mesures correctives prises pour combler la lacune;
  • le suivi des mesures correctives et l'évaluation de leur efficacité;
  • les mesures préventives prises pour empêcher l'écart de se produire de nouveau;
  • la date à laquelle les mesures correctives ont été prises et vérifiées;
  • la signature de la personne responsable.

7.2.6 Dossiers de vérification

Des dossiers sont accessibles pour démontrer le caractère adéquat des procédures de vérification.

Justification

Les dossiers font état des résultats de la vérification et confirment la conformité et l'efficacité des contrôles de fabrication.

Résultats prévus

  • Les dossiers de vérification comprennent les résultats d'analyses des graines germées et de l'eau d'irrigation usée.
  • Les dossiers de vérification comprennent notamment les méthodes, la date, les personnes ou les organismes responsables, les résultats ou les constatations et les mesures prises (les mesures correctives si un écart est relevé).

7.3 Dossiers de l'équipement

7.3.1 Dossiers d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et de l'instrumentation

Des dossiers démontrant que le fabricant applique le programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire sont accessibles.

Justification

Les dossiers permettent de vérifier l'efficacité du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et de l'instrumentation.

Résultats prévus

  • Dans les dossiers relatifs à l'entretien de l'équipement et des instruments pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire, le fabricant inclut habituellement les renseignements suivants : description de l'équipement et des instruments, activité d'entretien, date, personne responsable et raison de l'activité d'entretien.
  • Dans les dossiers relatifs à l'étalonnage de l'équipement et des instruments critiques pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire, le fabricant inclut habituellement les renseignements suivants : description de l'équipement et des instruments, date de l'étalonnage, personne responsable, résultats de l'étalonnage et mesures correctives.

7.4 Dossiers sur les locaux

7.4.1 Dossiers sur la qualité de l'eau, de la glace et de la vapeur

Le fabricant fournit sur demande des dossiers écrits attestant des mesures de contrôle de la qualité et du traitement de l'eau, de la glace et de la vapeur.

Résultats prévus

Le fabricant tient des dossiers, qu'il rend accessibles sur demande, démontrant le caractère adéquat des mesures de contrôle de l'innocuité microbiologique et chimique de l'eau, de la glace et de la vapeur, comme suit.

Dossiers sur la potabilité de l'eau  Dossiers sur le traitement de l'eau Dossiers sur le traitement de l'eau d'alimentation des chaudières
Source d'eau Méthode de traitement Méthode de traitement
Point d'échantillonnage Point d'échantillonnage Résultats des analyses
Résultats des analyses Résultats des analyses Analyste
Analyste Analyste Date
Date Date

7.5 Dossiers du nettoyage et de l'assainissement et de la lutte antiparasitaire

7.5.1 Dossiers de nettoyage et d'assainissement

Les dossiers démontrent l'efficacité du programme de nettoyage et d'assainissement.

Résultats prévus

Les dossiers relatifs aux activités de nettoyage et d'assainissement font mention de la date, de la personne responsable, des résultats, des mesures correctives prises et de résultats des analyses microbiologiques, le cas échéant.

7.5.2 Dossiers de la lutte antiparasitaire

Les dossiers démontrent l'efficacité du programme de lutte antiparasitaire.

Résultats prévus

  • Les dossiers de la lutte antiparasitaire contiennent les renseignements suivants :
    • résultats des programmes d'inspection et mesures correctives prises (p. ex. parasites trouvés dans les pièges, emplacement de l'infestation par des insectes);
    • dossiers sur les activités de lutte antiparasitaire (p. ex. pesticides utilisés, méthode et lieu d'application, date de la fumigation, etc.); et
    • date et nom du responsable.

7.6 Dossiers des plaintes et rappels

7.6.1 Dossiers des plaintes

Le fabricant fournit sur demande les dossiers des plaintes sur les produits, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises.

Justification

Les dossiers confirment que l'on a appliqué les mesures appropriées dans un délai raisonnable.

Résultats prévus

L'établissement tient des dossiers détaillés sur les plaintes des consommateurs, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises. Les dossiers de plaintes contiennent les renseignements suivants.

Renseignements sur le consommateur

  • Les dossiers du fabricant contiennent au moins les éléments suivants :
    • nom, adresse et numéro de téléphone du plaignant, et date de réception de la plainte;
    • détails de la plainte ou de la maladie;
    • nom du produit, code et format;
    • point de vente où a été acheté le produit.

Enquête

  • Les dossiers du fabricant contiennent au moins les éléments suivants :
    • nom de la personne responsable de l'enquête;
    • mesures prises (à l'égard du produit ou du procédé) suite à l'enquête;
    • mesures correctives prises pour éviter une récurrence;
    • suivi et évaluation de l'efficacité des mesures correctives.

7.6.2 Dossiers de distribution

Les dossiers de distribution du produit sont accessibles pour permettre au fabricant de rappeler tout lot d'aliments en temps opportun.

Résultats prévus

  • Les dossiers de distribution contiennent suffisamment d'information pour permettre de retracer un numéro de code ou de lot particulier. Les dossiers de distribution contiennent au moins les éléments suivants :
    • identification et format du produit;
    • numéro de lot ou code;
    • quantité;
    • noms et types de clients (p.ex. fabricant, distributeur, détaillant), adresses et numéros de téléphone.
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