Guide de pratiques hygiéniques à l'intention des fabricants d'épices
Chapitre 7 : Dossiers

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7.1 Dossiers généraux

7.1.1 Exigences relatives aux dossiers généraux

Les renseignements sont consignés de façon à décrire avec exactitude l'historique du produit ou du procédé. Les dossiers sont conservés pendant la période prescrite.

Résultats prévus

  • Les dossiers sont lisibles et permanents, et décrivent avec exactitude l'événement, la condition ou l'activité.
  • Les erreurs ou modifications sont indiquées de manière à ce que le dossier original reste clair (p. ex. en cas de rayure ou de modification, tirer un seul trait, et faire suivre par les initiales du correcteur).
  • Chaque note au dossier est faite par la personne responsable au moment où l'événement s'est produit. Les dossiers complets sont signés et datés par la personne responsable.
  • Les dossiers portant sur les points de contrôle critiques sont signés par une personne compétente désignée par la direction. Tous les autres dossiers sont vérifiés à des intervalles réguliers pour une détection précoce de défectuosités qui risqueraient de devenir graves.
  • Les dossiers sont conservés pendant au moins un an après la date d'expiration figurant sur l'étiquette ou sur le contenant. S'il n'y a aucune date d'expiration, les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après la date de fabrication.
  • Les dossiers sont tenus et sont fournis sur demande.

7.2 Dossiers relatifs au contrôle de la production

7.2.1 Dossiers de conception du procédé

Les dossiers sont accessibles et démontrent le caractère adéquat des procédures et des méthodes utilisées dans l'élaboration du procédé.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments, notamment les points de contrôle critique, permettent d'obtenir un produit salubre.

Résultats prévus

Des dossiers sont disponibles sur demande pour vérifier que l'on a appliqué des procédures fiables dans la conception du procédé.

7.2.2 Dossiers de contrôle des matériaux reçus

Le fabricant tient des dossiers démontrant le caractère adéquat du contrôle des matériaux reçus.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour vérifier que le fabricant maîtrise les dangers biologiques, chimiques ou physiques associés aux matériaux reçus.

Résultats prévus

Ingrédients à l'arrivée

  • Des dossiers appropriés sont tenus afin de démontrer que les lots d'épices et les autres ingrédients, s'il y a lieu, ont été inspectés dès leur arrivée afin de détecter tout signe de contamination et pour s'assurer du respect des spécifications écrites.

Produits chimiques alimentaires à l'arrivée

  • Des dossiers appropriés sont tenus afin de démontrer que les produits chimiques alimentaires (p. ex. additifs alimentaires) respectent les spécifications écrites.

Matériaux d'emballage à l'arrivée

  • Des dossiers appropriés sont tenus pour confirmer le respect des spécifications écrites.

Matériaux reçus non conformes (y compris les ingrédients, les produits chimiques alimentaires et les matériaux d'emballage)

  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • identifient les matières ou matériaux;
    • définissent la lacune; et,
    • précisent les mesures préventives et correctives qui ont été prises.

7.2.3 Dossiers de préparation et de mélange des produits

Les dossiers relatifs aux facteurs importants pour la salubrité des aliments sont conservés et accessibles sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la préparation sont maîtrisés.

Résultats prévus

Le fabricant tient des dossiers qui démontrent le contrôle de la préparation et du mélange du produit en adhérant aux limites d'acceptabilité associées aux facteurs importants pour la salubrité des aliments (p. ex. allergènes, additifs alimentaires), le cas échéant.

7.2.4 Dossiers de contrôle du procédé

Des dossiers écrits témoignant fidèlement de la maîtrise des points de contrôle critique et des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation sont accessibles sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer la salubrité du procédé.

Résultats prévus

  • Le fabricant tient des dossiers démontrant la maîtrise des points de contrôle critique et des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation (p. ex. dossiers relatifs au traitement antimicrobien et au contrôle du métal).
  • Les écarts sont consignés aux dossiers par l'opérateur durant la fabrication, pas après le fait.

Nota : Le minimum des renseignements que contiennent les dossiers peut varier en fonction du type de procédé.

7.2.5 Dossiers des écarts et des mesures correctives

Des dossiers sont accessibles pour faire état du contrôle des écarts et démontrer l'efficacité des mesures correctives prises.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer que le fabricant maîtrise les écarts et que les mesures correctives ont été efficaces.

Résultats prévus

Écart et retenue

Les dossiers relatifs aux écarts contiennent notamment les renseignements suivants :

  • le produit et le code;
  • la date à laquelle le produit a été fabriqué, retenu, libéré ou détruit;
  • une description de l'écart et le motif de la retenue;
  • la quantité de produit retenue (p. ex, jusqu'au dernier point où le procédé a été contrôlé);
  • les résultats de l'évaluation ou du tri (p. ex. quantité analysée et rapport d'analyse du nombre et de la nature des défauts);
  • le sort du produit retenu (p. ex. quantité triée, quantité détruite ou retournée au fournisseur, quantité écoulée par vente aux employés, vente à sacrifice ou à la récupération, quantité retravaillée et vente au détail);
  • la signature du personnel responsable de la retenue et de l'évaluation;
  • l'autorisation signée pour l'élimination du produit.

Mesures correctives

Les dossiers des mesures correctives contiennent des renseignements comme :

  • la cause de l'écart identifié;
  • les mesures correctives prises pour corriger le défaut;
  • le suivi et l'évaluation de l'efficacité des mesures correctives;
  • les mesures préventives prises pour empêcher que l'écart survienne de nouveau;
  • la date à laquelle les mesures correctives ont été prises et vérifiées;
  • la signature de la personne responsable.

7.2.6 Dossiers de vérification

Des dossiers sont accessibles pour démontrer le caractère adéquat des procédures de vérification.

Justification

Les dossiers font état des résultats de la vérification et confirment l'efficacité des contrôles de fabrication.

Résultats prévus

Les dossiers de vérification comprennent notamment les méthodes utilisées, la date, les personnes ou les organismes responsables, les résultats ou les constatations et les mesures prises (mesures correctives quand un écart est repéré).

7.3 Dossiers relatifs à l'équipement

7.3.1 Dossier d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et de l'instrumentation

Des dossiers sont accessibles pour établir le respect du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments qui peuvent avoir une incidence sur la salubrité alimentaire.

Justification

Les dossiers permettent de vérifier l'efficacité du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et des instruments.

Résultats prévus

  • Les dossiers relatifs à l'entretien de l'équipement/instrumentation pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire, contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement/instrumentation, activité d'entretien, date, personne responsable et raison de l'activité d'entretien.
  • Les dossiers relatifs à l'étalonnage de l'équipement/instrumentation pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire, contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement/instrumentation date de l'étalonnage, personne responsable et résultats de l'étalonnage et les mesures correctives.

7.4 Dossiers relatifs aux locaux

7.4.1 Dossiers sur la qualité de l'eau et de la vapeur

Le fabricant fournit sur demande des dossiers écrits attestant des mesures de contrôle de la qualité et du traitement de l'eau et de la vapeur.

Résultats prévus

Le fabricant tient des dossiers qu'il rend accessibles sur demande, démontrant le caractère adéquat des mesures de contrôle de l'innocuité microbiologique et chimique de l'eau et de la vapeur (si applicable), comme suit :

Dossiers sur la potabilité de l'eau Dossiers sur le traitement de l'eau Dossiers sur le traitement de l'eau d'alimentation des chaudières
Source d'eau Méthode de traitement Méthode de traitement
Point d'échantillonnage Point d'échantillonnage Résultats des analyses
Résultats des analyses Résultats des analyses Analyste
Analyste Analyste Date
Date Date

7.5 Dossiers sur le nettoyage, l'assainissement et la lutte antiparasitaire

7.5.1 Dossiers sur le nettoyage et l'assainissement

Des dossiers sont disponibles pour démontrer l'efficacité du programme de nettoyage et d'assainissement.

Résultats prévus

Les dossiers relatifs aux activités de nettoyage et d'assainissement font mention de la date, du nom de la personne responsable, des résultats, des mesures correctives prises et des résultats des analyses microbiologiques, le cas échéant.

7.5.2 Dossiers sur la lutte antiparasitaire

Des dossiers sont disponibles pour démontrer l'efficacité du programme de lutte antiparasitaire.

Résultats prévus

Les dossiers sur la lutte antiparasitaire contiennent à tout le moins les renseignements suivants :

  • les résultats des programmes d'inspection et mesures correctives prises (p. ex. parasites trouvés dans les pièges, emplacement de l'infestation par des insectes);
  • un dossier sur les activités de lutte antiparasitaire (p. ex. pesticides utilisés, méthode et lieu d'application, dates de la fumigation, etc.);
  • la date et le nom de la personne responsable.

7.6 Dossiers relatifs au traitement des plaintes et des rappels

7.6.1 Dossiers des plaintes

Le fabricant fournit sur demande les dossiers des plaintes sur les produits, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises.

Justification

Les dossiers confirment que l'on a appliqué les mesures appropriées dans un délai raisonnable.

Résultats prévus

L'entreprise tient des dossiers détaillés sur les plaintes des consommateurs et les résultats des enquêtes subséquentes, y compris les mesures correctives prises. Les dossiers de plaintes contiennent les renseignements suivants :

Renseignements sur le consommateur

Les dossiers du fabricant contiennent au moins les renseignements suivants :

  • le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant, ainsi que la date de réception de la plainte;
  • les détails de la plainte ou de la maladie;
  • le nom, le code et le format du produit;
  • le point de vente où le produit a été acheté.

Enquête

Les dossiers du fabricant contiennent au moins les renseignements suivants :

  • le nom de la personne responsable de l'enquête;
  • les mesures prises (à l'égard du produit ou du procédé) à la suite de l'enquête;
  • les mesures correctives prises pour éviter que l'erreur se reproduise;
  • le suivi et l'évaluation de l'efficacité des mesures correctives.

7.6.2 Dossiers de distribution

Les dossiers de distribution du produit sont accessibles pour permettre au fabricant de rappeler tout lot d'aliments en temps opportun.

Résultats prévus

Les dossiers de distribution contiennent suffisamment d'information pour permettre de retracer un numéro de code ou de lot en particulier. Les dossiers de distribution contiennent au moins les éléments suivants :

  • l'identification et le format du produit;
  • le numéro de lot ou le code;
  • la quantité;
  • noms et types de clients (p. ex. fabricant, distributeur, détaillant), adresses et numéros de téléphone.
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