Manuel d'inspection des établissements laitiers – Chapitre 3 – Guide pour l'industrie concernant l'agrément d'un établissement
3.6 Procédures de renouvellement annuel d'agrément

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Si, une demande de renouvellement d'agrément est soumise (À noter qu'à cet effet un formulaire pré-rempli est envoyé à l'établissement comme élément du dossier de renouvellement), que les exigences des articles 11 et 11.1 du Règlement sur les produits laitiers sont satisfaites ou maintenues tel que démontré par des inspections détaillées, que des plans d'action ont été mis en œuvre pour corriger les éléments jugés insatisfaisants et que les prix exigibles ont été entièrement acquittés, l'agrément de l'établissement sera renouvelé ou accordé pour une période d'un an.

Si un établissement n'a pas produit de produits laitiers au cours d'une période de 12 mois mais souhaite conserver son agrément, le renouvellement de l'agrément ne peut pas être refusé si la demande est remplie, si les droits sont acquittés et si l'établissement en question est conforme à l'article 11 du Règlement sur les produits laitiers. La direction de l'établissement doit être informée qu'elle doit signaler à l'avance à l'inspecteur local toute production prévue, afin qu'on puisse effectuer une inspection.

Renouvellement d'agrément des établissements – sommaire des responsabilités
Résumé du tableau :

Ce tableau montre les étapes de renouvellement et les responsabilités du Centre national des comptes débiteurs (CD), de l'établissement, de l'inspecteur et du spécialiste de la région de Programme des produits laitiers (CO) ou son mandataire.

Étapes du renouvellement Responsabilités du Centre National des comptes débiteurs (CD) Responsabilités de l'Établissement Responsabilités de l'inspecteur Responsabilités du Spécialiste de programme du CO ou son mandataire
Vérification de la justesse de la liste des établissements agréés (Grille Excel) et avis au Centre national des comptes débiteurs des établissements dus pour un renouvellement s/o s/o s/o Oui Centre national CD
Avis d'expiration et des frais à payer envoyés à l'industrie via le document Tableau sommaire d'information sur le paiement. Oui s/o s/o s/o
Complète et révise et demande de renouvellement, l'avis d'expiration de l'agrément, validation du volume, paiement des frais, vérification de la liste de produits préparés par l'établissement. s/o Oui s/o s/o
Aviser l'établissement par téléphone ou par lettre de la date d'échéance de l'agrément. s/o s/o s/o Oui
(2 semaines avant la date de renouvellement)
Avis au Centre national des comptes débiteurs et à l'inspecteur en charge de l'établissement avec le paiement en retard – avis final s/o s/o s/o Oui
(à la date de renouvellement) à l'adresse de CD 
Suivi pour défaut de paiement. s/o s/o Oui
(utiliser le formulaire du Centre national CD)
Oui
(utiliser le formulaire du Centre national CD
Avis final d'expiration envoyé à l'établissement. Oui s/o s/o s/o
Avis au Centre national CD d'un établissement en défaut de paiement s/o s/o s/o Oui
(à la date de renouvellement spécifiée dans l'avis final) à  l'adresse de CD)
Avis d'expiration du Certificat d'agrément envoyé à l'établissement (Annexe 3 - 7) s/o s/o s/o Oui
Réception du paiement numérisation et archivage électronique Oui s/o s/o s/o
Communication électronique du paiement au mandataire du Spécialiste de programme du CO ou à son mandataire Oui
(via le tableau d'information sur le paiement)
s/o s/o s/o
Confirmation de paiement - Document placés au dossier et mise à jour de la liste d'établissements. s/o s/o s/o Oui
À défaut de paiement et confirmation – Retrait de la liste nationale d'établissements agréés. s/o s/o s/o Oui
Émission du Certificat d'agrément et de la lettre d'accompagnement (Annexe 3 - 6) s/o s/o s/o Oui
Mise à jour du SGC s/o s/o s/o Oui
Mise en dossier électronique s/o s/o s/o Oui

3.6.1 Procédures pour le spécialiste de programme laitier du CO et son mandataire du CO (Adjointe administrative)

Environ huit semaines avant la date du renouvellement annuel, le spécialiste de programme du CO :

  • Révise la liste d'établissements agréés et les établissements devant être renouvelés
  • S'assure que la liste d'établissements est à jour (adresse, informations sur les établissements, etc.) et apporte les correctifs nécessaires, et
  • Avise le Centre national CD de tous les établissements (noms et numéros d'agrément) dont l'agrément est à renouveler d'ici 2 mois.

Le mandataire du CO vérifiera régulièrement le tableau sommaire des informations sur le paiement pour voir si le paiement a été reçu par le Centre national de service pour les comptes débiteurs (CD) pour les établissements devant être renouvelés. Lorsque le paiement y est confirmé, le mandataire du CO imprime une copie des documents relatifs à l'établissement à partir du fichier DairyReg Registration Backup et l'ajoute au dossier d'établissement du CO. Le mandataire du CO émet et expédie un nouveau Certificat d'agrément ainsi qu'une lettre d'accompagnement (Annexe 3 - 6) à l'établissement, fait la mise à jour au Système de gestion des clients (SGC) et à la liste des établissements agréés. Dans le cas où le paiement soit envoyé au bureau du CO au lieu du Centre national CD, le mandataire du CO dépose le chèque et en informe le Centre national CD à l'adresse courriel.

Lorsque les renouvellements d'agrément sont complétés, le mandataire du CO en avise les bureaux régionaux d'inspection concernés.

Si la demande de renouvellement n'est pas reçue dans les deux semaines précédant la date d'expiration, le spécialiste de programme du CO ou son mandataire communique par téléphone (ou par le biais d'une lettre) au responsable de l'établissement pour lui rappeler l'échéance imminente du certificat d'agrément. Si la demande de renouvellement du Centre national CD n'a pas été reçue par l'établissement avant la date d'expiration, le mandataire du CO en informe le Centre national CD par courriel  pour que les documents puissent leur être ré-envoyés.
Si l'établissement indique que les informations et le paiement ont déjà été soumis, le mandataire du CO en informera le Centre national CD Le mandataire du CO va aussi informer l'inspecteur qu'un paiement est dû pour qu'un suivi soit effectué. Le formulaire Enquête de paiement – personnel de l'ACIA peut être utilisé à cet effet.

Après la date d'expiration et à l'appui de la confirmation du non-paiement selon le tableau sommaire d'information sur le paiement des droits tenu par le Centre national CD, le mandataire du CO avise le Centre national CD des établissements (nom et no. d'agrément) dont le renouvellement annuel n'est toujours pas reçu par le biais du courriel à l'adresse.  Le Centre national CD enverra une lettre d'avis final – Expiration de votre agrément au responsable de l'établissement.

Après la date d'expiration, (selon la date spécifiée dans l'avis final – Expiration de l'agrément) le mandataire du CO vérifie s'il y a eu paiement des frais au tableau sommaire d'information sur le paiement des droits. Si le droit de renouvellement annuel n'a toujours pas été reçu, le spécialiste de programme du CO envoie une lettre d'Avis d'expiration – Certificat d'agrément (Annexe 3 - 7) sous pli recommandé à l'établissement pour informer le responsable que l'établissement n'est plus agréé sous le Règlement des produits laitiers. Le mandataire retire l'établissement de la liste d'établissements agréés et le spécialiste de programme radiera l'agrément dans le SGC.

3.6.2 Procédures au niveau du Bureau Centre national de service pour les comptes débiteurs

Environ six semaines avant la date du renouvellement annuel, après avoir reçu l'avis du mandataire, le Centre national CD envoie les documents suivants à chaque établissement agréé :

  • une lettre Avis d'expiration de l'agrément d'un établissement laitier comprenant une demande de paiement et une validation de la quantité d'hectolitres de lait reçus ou la quantité de produits fabriqués (en litres ou kilogrammes) pour les 12 prochains mois,
  • un formulaire de Demande d'agrément. Il s'agit d'un formulaire pré-remplie. Sur réception les établissements vérifient les informations, corrigent les informations (au besoin), indiquent les volumes de production estimés à la case 2 du formulaire et joignent une validation du volume de production, mettent à jour la liste des produits préparés par l'établissement et retournent le formulaire avec le paiement joint ainsi que l'Avis d'expiration de l'agrément et tout autre document requis.

Une fois que les documents ont été envoyés, le Centre national CD va ajouter les informations pertinentes au Tableau sommaire d'information sur le paiement : date d'agrément; montant du paiement dû et la date d'envoi à l'établissement des documents pour fin de renouvellement.

Sur réception de la demande de renouvellement dûment remplie par l'établissement et du paiement des droits, le Centre national CD dépose le paiement et numérise les documents puis les enregistre sous le dossier DairyReg Registration Backup. Ils entrent aussi dans le Tableau sommaire d'information sur le paiement, la date où le paiement a été reçu et lorsqu'applicable, une note à l'effet que des modifications ont été apportées au profil de l'établissement selon le document Demande de renouvellement d'agrément retourné par l'établissement. Les documents originaux sont conservés au Centre national CD.

À la date d'échéance de renouvellement, en suivi au courriel soumis par le mandataire du CO pour tous les établissements qui n'ont pas encore soumis leur paiement, le Centre national CD émet et envoie un avis final d'expiration de l'agrément aux établissements visés. Le Centre national CD indique au Tableau sommaire d'information sur le paiement la date d'envoi de cet avis et la date limite de paiement.

À la date spécifiée sur l'avis final, le mandataire du CO vérifie s'il y a eu paiement ou non des droits à partir du Tableau sommaire d'information sur le paiement et suit les procédures indiquées à la section 3.6.1.

3.6.3 Procédures pour les établissements agréés

Tel qu'indiqué dans les documents de renouvellement d'agrément envoyés à l'établissement, le responsable de l'établissement doit :

  • compléter selon les indications dans la case Mode de paiement de l'avis d'expiration de l'agrément d'un établissement laitier;
  • compléter la demande de renouvellement (Annexe 3 - VIII) en vérifiant les informations inscrites au formulaire et identifier toute modification requise, fournir une estimation du volume de production à la case 2, valider la liste des produits préparés par l'établissement et y indiquer toute modification requise;
  • signer et dater la demande de renouvellement;
  • acheminer par courrier ou télécopieur le paiement et les documents précités complétés au Centre national CD à l'adresse indiquée dans l'avis d'expiration, avec le document de validation de l'estimation du volume de production et les documents de nom d'entreprise (si des changements y ont été apportés au cours de la dernière année).

3.6.4 Procédures pour l'inspecteur de l'ACIA

À la date d'échéance, en suivi d'une confirmation de non paiement des droits émis par le mandataire du CO, l'inspecteur communique avec le responsable de l'établissement pour déterminer la raison du non-paiement.

Si le paiement a été envoyé, l'inspecteur complète le formulaire Enquête de paiement – personnel de l'ACIA) et en envoie une copie par télécopieur ou par courriel au Centre national CD.

Si le paiement n'a pas été envoyé, l'inspecteur informe le mandataire du CO de la raison du non-paiement et s'il y a lieu demande que la liste d'établissement soit mise à jour.

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