Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C)
2. Exigences générales s'appliquant aux établissements PPQ-C

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Les procédures et les mesures de contrôle décrites dans le manuel AQ de l'entreprise doivent aborder toutes les exigences générales énoncées ci-après qui s'appliquent aux établissements adhérant au PPQ-C. La liste de contrôle pour l'industrie – Élaboration du manuel AQ (annexe E) est un outil qui permet d'évaluer l'intégralité du manuel AQ en regard des exigences de conformité du PPQ-C.

2.1 Énoncé de politique sur la qualité

L'ACIA exige d'une entreprise qui demande à participer au PPQ-C qu'elle montre un engagement soutenu à l'égard de la qualité et que celui-ci soit clairement manifeste pour ses employés. Le manuel AQ de l'entreprise doit renfermer un énoncé des visées de l'entreprise à l'égard de la qualité. Cet énoncé doit cautionner les politiques et procédures décrites dans le manuel, et peut comprendre les exigences relatives à la déclaration du chef de la direction qui sont énoncées dans la prochaine section.

2.2 Déclaration d'engagement

Cette déclaration est obligatoire et doit être signée par le chef de la direction de l'entreprise (soit la personne qui occupe le plus haut rang hiérarchique). Elle traduit l'appui inconditionnel de la direction aux personnes compétentes en vue de leur permettre de satisfaire aux exigences du système AQ de l'entreprise et cautionne les procédures décrites dans le manuel AQ de l'entreprise. Cette déclaration doit également exprimer l'engagement de l'entreprise à maintenir l'intégrité du système AQ en place à un niveau suffisamment élevé pour que tous les produits et procédés soient conformes à l'ensemble des exigences prévues dans les lois, règlements, politiques et exigences des pays importateurs applicables (dans le cas des établissements exportateurs) ainsi qu'à celles de l'entreprise.

2.3 Structure organisationnelle

Certains postes au sein de l'entreprise jouent un rôle essentiel dans l'exploitation et l'entretien de l'établissement PPQ-C et dans la production d'aliments salubres de qualité. La demande d'agrément doit faire état des noms du propriétaire de l'établissement, de l'exploitant de l'établissement et du responsable de la supervision de la préparation des produits. L'exploitant doit s'assurer que le système AQ est établi conformément aux exigences du PPQ-C et nommer/désigner une personne qui assumera les responsabilités d'un gestionnaire de l'assurance qualité.

L'exploitant doit désigner dans le manuel AQ de l'entreprise les personnes qui occuperont les postes ci-dessous.

2.3.1 Gestionnaire de l'assurance qualité

Le gestionnaire de l'assurance qualité doit, nonobstant d'autres responsabilités, détenir les pouvoirs pour s'assurer qu'un système AQ est établi, mis en œuvre et tenu à jour conformément aux exigences du PPQ-C, aux exigences réglementaires et aux normes de produits. Il doit notamment :

  1. examiner le système AQ;
  2. vérifier les registres relatifs à la surveillance et aux mesures correctives;
  3. assurer la liaison avec l'ACIA pour toute question portant sur le PPQ-C, les mesures correctives et les constatations d'audit.

2.3.2 Autres postes clés en matière de gestion de l'assurance qualité

L'exploitant doit désigner les personnes qui occuperont des postes clés en matière de gestion de l'assurance qualité, notamment les vérificateurs de catégories/lots et les contrôleurs de certificats.

On exige que le manuel AQ de l'entreprise énonce les tâches et responsabilités et désigne le personnel suppléant pour chaque poste clé en matière de gestion de l'assurance qualité. Lors de la définition des tâches des personnes affectées à des postes clés en matière de gestion de l'assurance qualité, il faut retenir que le responsable de la vérification des registres ne peut être la personne qui effectue la surveillance. Toute modification concernant les personnes désignées ou leurs tâches doit être reportée dans le manuel AQ de l'entreprise.

2.4 Mise à jour des documents de référence

Le manuel AQ de l'entreprise doit également renfermer une liste de documents de référence, notamment les lois, règlements et documents de procédures pertinents, et préciser l'endroit où ils peuvent être consultés de même que la personne chargée de les tenir à jour ainsi que la façon dont elle entend le faire.

2.5 Formation

Il incombe à l'exploitant de s'assurer que le personnel possède la formation et les compétences requises pour exécuter les tâches liées à l'assurance de la qualité et au contrôle des documents. Il doit dispenser une formation à tout le personnel nécessaire, au moment de l'embauche et au moins une fois par saison par la suite. Cette formation doit traiter des sujets ci-après.  

  1. Pratiques sécuritaires de préparation et de manipulation des aliments
    (tout le personnel);
  2. Système d'assurance qualité mis en œuvre dans l'établissement;
  3. Exigences à l'importation imposées par les États-Unis;
  4. Détection des défauts et valeurs de tolérance;
  5. Procédures d'inspection;
  6. Contrôle et tenue des documents (documents d'exportation du PPQ-C, documents de transfert du PPQ-C, etc.);
  7. Traçabilité et identification des lots.

Le manuel AQ de l'entreprise doit indiquer clairement les membres du personnel en charge du programme de formation au sein de l'établissement. Il doit préciser notamment la fréquence des séances de formation, les sujets traités, les documents de formation, l'auditoire cible et les registres à conserver. Les renseignements relatifs à la formation du personnel doivent être consignés et conservés par l'établissement.

2.6 Plan d'étage des installations et diagramme de production

2.6.1 Plan d'étage

L'établissement doit fournir à l'ACIA un plan d'étage de ses installations qui montre notamment :

  1. l'emplacement des zones de réception (produits et matériaux), de tri et de classement, d'emballage (produits en vrac et emballés), d'entreposage et d'expédition;
  2. l'emplacement des cafétérias, des toilettes, des locaux d'appareillage mécanique, des bureaux;
  3. l'emplacement des principaux appareils;
  4. la circulation des produits dans toutes les étapes de production (réception, lavage, calibrage, classement préliminaire, classement final, emballage [indiquer chaque ligne], entreposage, expédition);
  5. l'emplacement et la désignation de tous les lieux d'échantillonnageNote de bas de page 1.

2.6.2 Diagramme de production

Le manuel AQ de l'entreprise doit également comprendre un diagramme de production illustrant l'acheminement du produit à chaque étape du processus de production ou étapes de fabrication, depuis la réception jusqu'à l'expédition finale, plus particulièrement aux points de transfert possibles entre les lignes où la qualité pourrait être compromise. Le diagramme doit indiquer les points de contrôle de la qualité, d'identification des lots, etc. ainsi que les lieux de prélèvement et de surveillance des échantillons.

Il faut s'assurer qu'une corrélation est établie entre le diagramme de production et le plan d'étage afin de favoriser une compréhension claire du processus.

2.7 Étalonnage des appareils

L'établissement doit indiquer les appareils servant au classement des produits et à la surveillance des points de contrôle (thermomètres, capteurs de température, appareils de calibrage, balances, trieurs électroniques, etc.) et consigner l'information relative à leur étalonnage, notamment :

  • le nom de la ou des personnes responsables désignées;
  • les procédures à suivre pour l'étalonnage et la tenue des registres;
  • la fréquence des essais et les valeurs de tolérance des appareils;
  • les mesures correctives à prendre en cas de non-conformité des appareils avec les exigences établies.

Cette information peut être présentée sous forme de tableau afin d'en faciliter la consultation.

2.8 Exigences relatives aux installations et aux opérations. Obtention et maintien de l'agrément

L'établissement doit être exploité et entretenu conformément aux exigences du PPQ-C qui sont énoncées à l'annexe A, et ce, avant et pendant la période d'agrément. Ces exigences élémentaires visent à définir les conditions ambiantes favorables à la production d'aliments salubres et à la préparation de produits de qualité. Il incombe à l'exploitant de s'assurer que l'établissement est exploité et entretenu conformément aux exigences minimales en tout temps pendant toute la durée de la période d'agrément. Il est responsable de tous les produits qui entrent dans l'établissement, et il est tenu de s'assurer de leur conformité aux exigences du PPQ-C et à celles des lois et règlements applicables.

2.9 Traçabilité et identification des lots

La traçabilité des produits dans l'établissement est un aspect essentiel du PPQ-C, car elle permet d'assurer que les produits destinés à être expédiés aux États-Unis n'ont pas été mêlés avec d'autres produits ni certifiés accidentellement comme étant conformes aux exigences d'importation des États-Unis. La traçabilité s'applique à tous les produits qui entrent dans l'établissement et qui en sortent. L'exploitant doit avoir mis en place une politique et des procédures assurant l'identification et la traçabilité de tous les produits de leur réception jusqu'à leur expédition. L'établissement doit tenir des registres à jour lui permettant d'établir clairement la correspondance entre la réception des produits, leur préparation ou surveillance dans les installations et leur expédition finale. L'identification des lots doit assurer la traçabilité des produits. L'établissement peut utiliser des documents d'expédition, des connaissements, des bons de commande, etc. aux fins de la traçabilité des produits, pour autant que les exigences du PPQ-C énoncées dans la présente section soient respectées.

2.9.1 Produits reçus

En ce qui concerne les produits reçus, les exigences du PPQ-C en matière de traçabilité et d'identification des lots ne s'appliquent pas aux produits libres non emballés qui sont transférés directement des camions aux entrepôts pour y être conservés durant une période plus ou moins longue. On ne doit assurer la traçabilité des produits non emballés qu'à partir du moment où ceux-ci entrent dans la ligne de production et, à ce stade, il faut établir pour eux un registre de réception.

Il faut établir un registre de réception pour chaque lot de produits emballés qui entre dans l'établissement dans des contenants de vrac (cellules, sacs conteneurs, sacs de jute, etc.) ou sur des palettes.

Le registre de réception doit contenir les renseignements ci-dessous :

  • Date de réception;
  • Quantité;
  • Type de produit;
  • Qualité déclarée (le cas échéant);
  • Source ou provenance;
  • Numéro d'exemption ministérielle (dans le cas des produits en vrac; provenant d'une autre province ou d'un autre pays)Note de bas de page 2;
  • Numéro de document de transfert du PPQ-C (le cas échéant).

Pour permettre la traçabilité des produits reçus, on doit apposer un code d'identification unique de lot sur chaque contenant de vrac ou palette de produits emballés faisant partie d'un même lot et établir clairement la correspondance entre celui-ci et le registre de réception. L'établissement peut choisir le système de numérotation pour l'identification des lots le plus approprié à ses activités, pour autant que ce système assure la traçabilité de la quantité totale de produit compris dans chaque lot.

Les produits classés provenant d'un autre établissement adhérant au PPQ-C sont déjà associés à un code d'identification unique de palette/contenant de vrac; cependant, il faut pouvoir établir clairement la correspondance entre ce numéro d'identification et le registre de réception.

Les codes d'identification de lot doivent également permettre d'établir la correspondance entre le registre de réception et les documents sur les lieux d'échantillonnage ainsi que les registres de production. Les produits éliminés/rejetés doivent comporter la mention « Ne pas expédier » pendant toute la durée de leur séjour dans l'établissement, et leur quantité doit être inscrite dans les registres d'expédition.

2.9.2 Produits finis

Conformément aux exigences du PPQ-C, il faut apposer un code d'identification de lot sur tous les contenants de vrac ou palettes de produits qui sont passés par la ligne de production et assurer la traçabilité des produits jusqu'au destinataire. Chaque contenant de vrac ou palette doit comporter un code d'identification unique qui permet de l'associer aux documents pertinents (document d'exportation du PPQ-C, document de transfert du PPQ-C et/ou autres documents d'expédition).

Chaque contenant de vrac (cellule, sacs conteneurs, sacs de jute, etc.) ou palette de produits finis ayant été classés ou soumis à une vérification du classement à l'intérieur de l'établissement doit porter une étiquette comportant les renseignements suivants

  • numéro d'agrément aux termes du PPQ-C attribué par l'ACIA à l'établissement;
  • la date de la préparation et/ou de la surveillance dans l'établissement;
  • un numéro d'identification unique de la palette/du contenant de vrac.

Le code d'identification de lot des produits finis peut comporter une date julienne à la place de la date de préparation ou de surveillance. Si l'exploitant crée son propre système d'identification en ajoutant d'autres renseignements pour ses propres besoins en matière de contrôle (producteurs agricoles, lignes de production, heure d'emballage, etc.), il doit en expliquer clairement la signification dans le manuel AQ de l'entreprise afin que l'ACIA puisse l'évaluer au regard des exigences du programme.

Considérons par exemple le code d'identification de lot A222160510NB06.

Voici ce qu'il signifie : « A » désigne la première palette emballée/contrôlée; « 222 », le numéro d'agrément aux termes du PPQ-C; et « 160510 », la date de l'emballage/de la surveillance (16 mai 2010). L'exploitant ajoute les éléments d'information suivants : « NB », qui désigne le code de la province; et « 06 », le numéro du producteur agricole.

Chaque palette de produits devant être exportés aux États-Unis ou à Porto Rico doit comporter le logo du PPQ-C de l'ACIA (annexe F) en plus du numéro d'agrément aux termes du PPQ-C, de la date et du code d'identification unique de contenant de vrac/palette. Le logo peut apparaître en noir et blanc ou en couleur (dans ce dernier cas, il doit être identique au logo officiel du PPQ-C de l'ACIA).

Nota : Dans le cas de produit classé libre non-emballé placé directement sur le plancher du véhicule, on doit apposer le code d'identification de lot correspondant sur la porte du camion, du côté intérieur.

Les produits qui sont acheminés sur la ligne de production mais qui ne sont pas classés (c.-à-d. a qu'ils ont seulement été calibrés, lavés ou débarrassés des débris) doivent également être identifiés à la fin du processus au moyen :

  • de la date de préparation;
  • d'un code d'identification unique apposé sur le contenant.

Le code d'identification de lot apposé sur les palettes doit mesurer au moins 6 pouces (15,24 cm) de largeur sur 4 pouces (10,16 cm) de hauteur. Il doit être facilement lisible et fixé solidement et bien en vue sur la partie supérieure du contenant de vrac ou de la palette de manière qu'il ne puisse être enlevé ou falsifié facilement.

Dans le cas de produits retravaillés, l'établissement doit documenter et contrôler le retrait du code d'identification de lot d'origine. Un nouveau code d'identification de lot doit être apposé sur le lot visé, et les registres doivent établir clairement la correspondance entre l'ancien et le nouveau code d'identification.

Les produits trouvés non conformes aux exigences en matière de qualité dans le cadre de la surveillance doivent être identifiés de manière à empêcher l'expédition du lot.

2.10 Contrôle des renseignements et des documents

2.10.1 Contrôle des documents

Un formulaire Document d'exportation pour les établissements adhérent au PPQ-C (document d'exportation du PPQ-C) (annexe G) doit accompagner chaque envoi vers les États-Unis.

2.10.1.1 Délivrance des documents d'exportation

L'établissement adhérant au PPQ-C et l'ACIA sont conjointement responsables des documents d'exportation du PPQ-C. L'ACIA délivre les documents d'exportation du PPQ-C pour attester que l'établissement est exploité selon un programme d'assurance qualité reconnu par l'ACIA et qu'il fait l'objet d'une surveillance et d'une vérification de la conformité au regard des exigences de ce programme. L'établissement adhérant au PPQ-C est tenu de remplir et de contrôler les documents d'exportation attestant la vérification de la qualité et la conformité aux exigences à l'importation imposées par les États-Unis.

2.10.1.2 Désignation du personnel autorisé

Chaque établissement adhérant au PPQ-C doit désigner les membres du personnel qui sont autorisés à demander et à remplir des documents d'exportation du PPQ-C; leur titre et leur nom doivent être indiqués clairement dans le manuel AQ de l'entreprise. Les employés désignés doivent recevoir une formation sur la façon de contrôler et de remplir les documents.

2.10.1.3 Contrôle des documents d'exportation

Les procédures mises en place pour contrôler et remplir les documents d'exportation doivent être clairement décrites dans le manuel AQ de l'entreprise; elles doivent permettre de garantir que les documents sont contrôlés et que l'intégrité du PPQ-C est maintenue. L'établissement doit s'assurer que tous les documents d'exportation du PPQ-C sont contrôlés et remplis correctement et avec honnêteté, et qu'ils sont utilisés exclusivement pour l'expédition de produits classés aux termes du PPQ-C. Les documents d'exportation du PPQ-C ne sont pas transférables. Si un établissement adhérant au PPQ-C permet à un autre établissement d'utiliser des documents d'exportation qui lui ont été délivrés, il recevra un avis de non-conformité critique, verra son agrément aux termes du PPQ-C suspendu ou annulé et perdra le privilège de demander, de remplir et de présenter des documents d'exportation du PPQ-C.

2.10.1.4 Demande de documents d'exportation

Pour obtenir des documents d'exportation du PPQ-C, l'établissement adhérant au PPQ-C doit présenter à l'ACIA au moins 24 heures à l'avance le formulaire prévu dûment rempli et signé (Demande de documents d'exportation pour les établissements adhérant au PPQ-C [annexe H]). Si l'établissement est en règle, l'ACIA évaluera sa demande et fournira les documents d'exportation du PPQ-C. D'autres documents pourront être fournis sur demande, selon le contrôle des documents délivrés antérieurement.

Les documents d'exportation du PPQ-C fournis par l'ACIA contiennent les renseignements suivants :

  1. le numéro unique du document d'exportation du PPQ-C;
  2. le nom de l'établissement adhérant au PPQ-C;
  3. le numéro d'agrément aux termes du PPQ-C; et
  4. le nom et la signature d'un inspecteur de l'ACIA.

2.10.1.5 Documents d'exportation à remplir

Pour chaque envoi admissible, le personnel autorisé de l'établissement doit remplir un document d'exportation du PPQ-C conformément aux directives énoncées à l'annexe G. Le personnel autorisé doit signer l'original du document et le joindre à l'envoi. Dans les 24 heures suivant l'expédition, une copie de chaque document d'exportation du PPQ-C dûment rempli et signé doit être transmise par télécopieur au bureau local de l'ACIA. S'il arrive souvent à l'établissement de ne pas transmettre les documents d'exportation du PPQ-C par télécopieur au bureau local de l'ACIA dans un délai acceptable, l'ACIA pourrait les fournir pour un chargement à la fois seulement.

On considère qu'un document d'exportation du PPQ-C a été délivré une fois qu'il a été transmis par télécopieur au bureau local de l'ACIA et que l'original a été remis au conducteur du véhicule de transport. Tant que le document d'exportation du PPQ-C n'a pas été dûment rempli, transmis par télécopieur au bureau local de l'ACIA et que les produits n'ont pas quitté l'établissement, le personnel autorisé peut y apporter des modifications mineures; pour ce faire, il doit observer la procédure qui s'applique à toutes les corrections effectuées dans les registres et qui consiste notamment à rayer l'erreur d'un seul trait, inscrire la correction à côté de l'erreur et apposer ses initiales.

2.10.1.6 Annulation de documents d'exportation délivrés

Lorsque le document d'exportation du PPQ-C a été délivré et qu'une copie en a été transmise par télécopieur au bureau local de l'ACIA, il ne peut plus être modifié. Pour être modifié, il devra être annulé et remplacé par un nouveau document. Le cas échéant, il faut tracer une ligne en diagonale sur le document original annulé et inscrire au-dessus de la ligne la mention Annulé. Il faut transmettre par télécopieur une copie du document annulé au bureau local de l'ACIA. L'original du document doit être conservé par l'établissement aux fins d'examen par l'équipe d'audit de l'ACIA.

L'établissement est tenu de conserver des copies des documents d'exportation du PPQ-C et des registres d'expédition et de production durant au moins deux (2) ans. Pour toute question ou demande de renseignements concernant les documents d'exportation, il faut s'adresser au bureau local de l'ACIA.

2.10.1.7 Contrôle des documents d'exportation par l'ACIA

L'ACIA conserve un registre de tous les documents d'exportation du PPQ-C délivrés et remplis par chaque établissement. Une copie du formulaire Document d'exportation pour les établissements adhérent au PPQ-C est conservée au bureau local de l'ACIA. Lors de la réception par télécopieur d'un document d'exportation du PPQ-C, l'employé de l'ACIA consigne le numéro du document ainsi que la date à laquelle il a été délivré, annulé ou retourné par l'établissement. Le document d'exportation télécopié fait office de document officiel pour l'ACIA concernant l'envoi.

2.10.2 Documents de transfert

Les produits préparés (emballés ou en vrac) dans un établissement adhérant au PPQ-C peuvent être transportés vers un autre établissement adhérant au PPQ-C afin d'être déclarés sur un document d'exportation visant un envoi vers les États-Unis si les conditions suivantes sont remplies :

  1. les deux établissements participent au PPQ-C et sont soumis par l'ACIA à une surveillance ainsi qu'à des audits visant à confirmer leur conformité aux exigences du programme;
  2. les produits répondent aux exigences relatives à la traçabilité et à l'identification de lots qui sont énoncées en 2.9;
  3. chaque envoi est consigné sur un document de transfert du PPQ-C (pour le transfert entre des établissements adhérant au PPQ-C de pommes de terre devant être exportées aux États-Unis) (annexe I);
  4. le document de transfert du PPQ-C doit être imprimé sur le papier à correspondance officielle de l'entreprise et contenir les renseignements suivants :
    1. un numéro de suivi unique;
    2. le nom complet, les coordonnées et le numéro d'agrément de l'établissement adhérant au PPQ-C;
    3. le nom complet et les coordonnées de l'expéditeur (inscrire la mention « même » si le nom de l'expéditeur est aussi celui de l'établissement expéditeur adhérant au PPQ-C);
    4. le nom complet et les coordonnées de l'établissement destinataire;
    5. les marques figurant sur les emballages, notamment le nom de la marque de commerce;
    6. le produit, le type et la variété (pommes de terre longues ou rondes, nom de la variété déclarée, le cas échéant, et « à chair jaune », le cas échéant);
    7. le nombre et le type d'emballages (p. ex. : 500 contenants maître, 10/ 5 lb 2,27 kg sacs en polyéthylène);
    8. le nom de la catégorie des produits;
    9. le calibre des produits (p. ex. : 2 pouces minimum, Chef ou 10 oz minimum);
    10. les codes d'identification de lot;
    11. la date à laquelle les produits ont été emballés et/ou contrôlés;
    12. des remarques;
    13. la province d'origine des produits (exigence phytosanitaire);
    14. la date d'expédition du lot et une signature attestant l'origine du produit, l'autorisation de signer au nom de l'établissement, la confirmation de l'exactitude des renseignements fournis et les conséquences juridiques rattachées à une déclaration fausse, trompeuse ou mensongère;
  5. les produits expédiés qui sont déclarés sur le document de transfert du PPQ-C doivent pouvoir en tout temps être contrôlés et identifiés;
  6. pour chaque transfert de produits éligibles destinés au marché des États-Unis vers un autre établissement adhérant au PPQ-C, il faut remplir un document de transfert, garder l'original en filière, et une copie doit accompagner le chargement. Dans les 24 heures suivant l'expédition, le document de transfert doit être télécopié au bureau local de l'ACIA ainsi qu' à l'établissement destinataire responsable de l'envoi aux États-Unis;
  7. la date de délivrance du document de transfert du PPQ-C sert au calcul des jours d'expédition effectué pour déterminer la fréquence des audits.

Nota : L'établissement adhérant au PPQ-C qui transfère des produits destinés au marché intérieur vers un établissement adhérant au PPQ-C situé dans une autre province doit se conformer aux exigences relatives au certificat ou au laissez-passer aux termes du Règlement sur les fruits et les légumes frais, sauf s'il s'agit d'un entrepôt agréé de fruits et légumes frais (EAFLF).

Les documents de transfert ne doivent pas nécessairement être assortis d'une exemption ministérielle dans le cas de produits en vrac finis transportés d'un établissement adhérant au PPQ-C à un autre situé dans une autre province afin d'être déclarés sur un document d'exportation PPQ-C visant un envoi vers les États-Unis.

Les produits reçus d'un autre établissement adhérant au PPQ-C qui sont accompagnés d'un document de transfert peuvent être déclarés sur un document d'exportation visant un envoi vers les États-Unis si les conditions suivantes sont remplies :

  1. l'information fournie sur le document de transfert permet d'établir clairement la correspondance entre le document d'exportation final et les échantillons et registres de réception/production/expédition de l'établissement d'origine;
  2. le document d'exportation du PPQ-C doit faire état des marques figurant sur les emballages, du type de produit, de la catégorie déclarée, du nombre et du type d'emballages ainsi que du code d'identification de lot des produits emballés dans l'établissement d'origine;
  3. les produits dont le processus d'emballage/la surveillance a eu lieu il y a plus de trois jours doivent être examinés pour s'assurer que leur qualité ne s'est pas détériorée.

Sil s'avère que les produits reçus d'un autre établissement adhérant PPQ-C, accompagnés d'un document de transfert, ne répondent pas aux exigences d'importation des États-Unis, l'établissement destinataire doit en informer le bureau local de l'ACIA afin d'obtenir des instructions.

2.10.3 Exigences en matière d'avis

Au plus 24 heures après le retour des produits destinés au marché intérieur ou étranger, l'exploitant de l'établissement adhérant au PPQ-C doit en aviser l'ACIA par télécopieur, quelle que soit la raison pour laquelle les produits ont été retournés; si le lot retourné est retenu par l'ACIA, l'exploitant doit en aviser celle-ci sur-le-champ; il doit garder le lot intact et retenir tous les envois retournés afin qu'ils puissent être inspectés par l'ACIA.

Toute incapacité de fournir un avis écrit dans un délai de 24 heures ou de retenir un envoi retourné afin qu'il puisse être inspecté est considérée comme une non-conformité, ce qui se traduit par un résultat insatisfaisant à l'audit.

2.10.4 Modification du manuel AQ de l'entreprise

Le manuel AQ de l'entreprise doit être mis à jour régulièrement pour faire état de nouvelles procédures ou de changements concernant des exigences ou des spécifications, en particulier à la suite d'une amélioration du système qualité. Le manuel AQ de l'entreprise doit décrire la procédure à suivre lorsqu'on doit y apporter des modifications. Il doit comprendre également la liste des détenteurs d'une copie contrôlée du manuel à qui l'on doit faire parvenir les modifications apportées afin qu'ils puissent les reporter sur leur copie du manuel. On doit trouver au début du manuel un relevé des modifications qui y ont été apportées.
 
Il incombe à l'établissement adhérant au PPQ-C de s'assurer que le manuel AQ de l'entreprise est modifié et tenu à jour pour refléter avec exactitude et en tout temps le déroulement des activités liées à son programme d'assurance qualité. L'établissement adhérant au PPQ-C doit faire approuver par l'ACIA, avant de la mettre en œuvre, toute modification ayant une incidence sur un procédé, une limite critique ou les tâches d'un employé occupant un poste clé. Dans le cas des autres types de modifications, il doit simplement faire parvenir à l'ACIA une copie de la page visée dans le manuel AQ de l'entreprise.

2.11 Audits internes

L'exploitant d'un établissement adhérant au PPQ-C doit mettre en place des procédures d'audit interne (autoévaluation). Il doit effectuer et documenter au moins un (1) audit interne complet (visant tous les éléments du système AQ) par saison d'expédition. Les audits internes sont nécessaires pour assurer l'intégrité du PPQ-C et du système AQ de l'entreprise ainsi que la qualité des produits. Le manuel AQ de l'entreprise doit énoncer une politique prévoyant la tenue d'audits internes à une fréquence régulière. Dans le cadre de ses audits, l'ACIA examinera les registres relatifs aux audits internes afin de s'assurer que l'établissement adhérant au PPQ-C est exploité et entretenu conformément aux exigences du PPQ-C.

Les audits internes doivent comprendre notamment :

  • un examen du manuel AQ de l'entreprise;
  • une inspection des installations, de l'équipement, des lieux d'entreposage des produits chimiques, etc.;
  • un examen des procédures d'assainissement, d'entretien et d'étalonnage et des registres connexes;
  • un examen des politiques et des procédures liées à la surveillance, à la mise en place de mesures correctives et à la vérification;
  • un examen des produits visant à confirmer que les procédures de surveillance sont observées;
  • un examen des registres d'inspection;
  • un examen des procédures d'identification de lots et de traçabilité;
  • un examen des documents d'exportation du PPQ-C délivrés;
  • un examen de la formation dispensée et des registres connexes;
  • un examen des autres registres et procédures aux fins du contrôle des documents.
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