Archivée - 2019 à 2020 Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sur cette page

• 1) Introduction
• 2) Traitement des demandes en vertu de la loi
• 3) Plaintes et enquêtes
• 4) Causes devant la Cour fédérale
• 5) Autres exigences relatives aux déclarations prévues à la loi
• Annexe A : Rapport statistique
• Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19
• Annexe B : Arrêté de délégation

1) Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la loi ») donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes présentes au Canada le droit d'accès aux renseignements personnels que le gouvernement détient à leur sujet. La loi protège aussi la vie privée des personnes en fixant des paramètres à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l'élimination des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales.

L'article 72 de la Loi exige des responsables des institutions fédérales qu'ils présentent un rapport au Parlement sur l'application de la loi au sein de leur institution, à chaque exercice. Le présent rapport, ainsi que tous les rapports annuels sur la protection des renseignements personnels, est présenté au Parlement comme le veut l'article 72 de la loi, et il décrit comment l'agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a appliqué la loi au cours de l'exercice 2019 à 2020. Il a été préparé dans le respect des exigences en matière de présentation de rapports du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'ACIA a pour mandat de protéger l'approvisionnement alimentaire et les ressources végétales et animales du Canada, afin d'assurer la salubrité et la qualité des aliments. Fidèle à son engagement à faire preuve d'ouverture et de transparence, l'ACIA reconnaît le droit d'accéder aux documents du gouvernement et elle fait de son mieux pour aider toute personne présentant une demande d'accès à l'information.

À propos de l'agence canadienne d'inspection des aliments

L'ACIA est un des plus grands organismes canadiens de réglementation à vocation scientifique. Elle compte plus de 6 590 employés répartis au Canada, dans 5 centres opérationnels, incluant la région de la capitale nationale (RCN), la région de l'Atlantique, le Québec, l'Ontario et l'Ouest. L'ACIA entend veiller à la santé et au bien-être des Canadiens, à l'environnement et à l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et des végétaux.

L'ACIA élabore des exigences législatives et dispense des services d'inspection et autres pour :

• prévenir et gérer les risques liés à la salubrité des aliments;
• protéger les ressources végétales contre les ravageurs, les maladies et les espèces envahissantes;
• prévenir et gérer les maladies animales et zoonoses;
• contribuer à la protection des consommateurs;
• faciliter l'accès aux marchés des aliments, des végétaux et des animaux du Canada et leurs produits.

Les activités de l'ACIA sont fondées sur des principes scientifiques, la gestion efficace des risques, l'engagement à l'égard de la prestation des services et de l'efficacité, ainsi que la collaboration avec des organismes nationaux et internationaux investis du même mandat.

L'ACIA est chargée d'administrer et d'appliquer 11 lois fédérales et 22 règlements qui régissent la salubrité et l'étiquetage des aliments vendus au Canada, et qui contribuent au maintien des ressources végétales et animales.

L'ACIA partage de nombreux domaines de responsabilité avec d'autres ministères et organismes fédéraux, les autorités provinciales, territoriales et municipales, et d'autres intervenants. Dans ce contexte opérationnel complexe, l'agence et ses partenaires adoptent des mesures de contrôle de la salubrité des aliments, gèrent les urgences et les risques liés à la salubrité des aliments, à la santé des animaux et à la protection des végétaux, et encouragent la conception de systèmes de salubrité des aliments et de lutte contre les maladies pour préserver la salubrité et la qualité supérieure des produits canadiens de l'agriculture, de l'agroalimentaire, de l'aquaculture et de la pêche. Les activités de l'agence comprennent la vérification de la conformité des produits importés, l'agrément et l'inspection des établissements, l'analyse des aliments, des animaux, des végétaux et des produits connexes, et l'approbation de l'utilisation de nombreux intrants agricoles. En outre, l'agence offre des avis scientifiques, élabore de nouvelles technologies, dispense des services d'analyse et effectue des recherches sur la réglementation.

Les responsabilités et les résultats stratégiques de l'ACIA sont énoncés dans son cadre ministériel des résultats, lequel décrit la façon dont l'agence prévoit allouer et gérer ses ressources pour atteindre les résultats prévus correspondants. L'ACIA est dirigée par un président qui relève du ministre de la Santé.

Application de la loi

L'application de la loi constitue la responsabilité première du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat de l'intégrité et des recours. Le bureau de l'AIPRP traite toutes les demandes d'information et coordonne toutes les activités liées à la loi, à son règlement d'application, ainsi qu'aux directives et lignes directrices connexes. Le bureau de l'AIPRP est dirigé par un directeur qui relève du chef des recours. Au cours de la période visée par le présent rapport, le bureau de l'AIPRP comptait 12.69 employés à temps plein, temps partiel ou étudiant et 0.82 personnes (consultants).

En plus des ressources du bureau de l'AIPRP, les principales directions générales comptent des conseillers désignés en AIPRP, lesquels relèvent directement de leur direction générale pour toute question ou activité de leur direction générale qui concerne l'AIPRP. Ces conseillers collaborent avec le bureau de l'AIPRP pour veiller à l'efficacité du processus emprunté afin de répondre rapidement aux demandeurs.

Ressources

Le bureau de l'AIPRP a affecté environ 181 368 $ en frais salariaux et 47 252 $ en frais administratifs à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le présent rapport. Ces frais ne tiennent pas compte des ressources de chaque direction générale, comme les conseillers en AIPRP, ni des autres dépenses encourues par les directions générales et les secteurs de programmes pour satisfaire aux exigences de la loi.

Formation et sensibilisation du personnel

À l'exercice 2019 à 2020, le bureau de l'AIPRP a donné 6 séances de formation à 68 employés des 5 centres opérationnels. Les séances de formation avaient pour but de mieux faire connaître la loi, d'en clarifier les exigences et d'expliquer les processus qui aident l'ACIA à s'acquitter de ses obligations. En plus de la formation dispensée par le bureau de l'AIPRP, les conseillers en AIPRP des directions générales ont offert des séances de sensibilisation au sein de leur direction générale respective. Le travail des conseillers en AIPRP des directions générales a été complété et facilité par des réunions hebdomadaires avec la direction de l'AIPRP et des réunions mensuelles dans le cadre desquelles on a examiné les enjeux opérationnels, dont les questions de formation et de sensibilisation, et formulé des plans aux fins de résolution.

Politiques, lignes directrices et procédures

L'ACIA a continué de travailler à l'amélioration du processus de traitement des demandes d'AIPRP afin d'en accroître la surveillance et la responsabilisation. Les activités consacrées à l'administration de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels font l'objet d'un examen trimestriel de la haute direction.

En janvier 2014, dans la foulée de l'engagement du Canada à l'égard du « gouvernement ouvert », l'ACIA a lancé le projet de paiement en ligne des demandes d'AIPRP. Les Canadiens peuvent ainsi présenter en ligne des demandes d'accès à des renseignements personnels détenus par l'agence.

L'utilisation par les Canadiens des services en ligne ne cesse d'augmenter depuis le dernier exercice. Du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, l'agence a reçu 42 demandes d'accès à des renseignements personnels par l'entremise de ce système.

Au cours de la période visée par le présent rapport, l'agence a réalisé une évaluation des connaissances sur la protection des renseignements personnels et de la conformité en la matière à l'échelon des cadres supérieurs. Les résultats de l'évaluation, obtenus par l'analyse d'une série de « mini-sondages » en ligne menés auprès de l'ensemble des cadres de l'agence, ont fourni des renseignements de base importants qui, utilisés de concert avec les récentes constatations du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) au sujet de la conformité en matière de protection des renseignements personnels à l'échelle du gouvernement, ont permis de guider l'élaboration d'une stratégie triennale sur la protection des renseignements personnels à l'agence.

En complément à sa précédente initiative sans papier en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, le bureau de l'AIPRP a élaboré des processus et des pratiques normalisés qui feront passer la gestion interne des cas du bureau à un format de fichier entièrement numérique et presque sans papier. Mise en œuvre à la fin de 2019, cette initiative conçue et dirigée par les employés a impliqué l'examen exhaustif des processus du bureau de l'AIPRP, puis l'élaboration et la documentation d'un ensemble complet de procédures opérationnelles normalisées (PON) axées sur le numérique destiné au bureau de l'AIPRP. Les nouvelles PON ont ensuite été intégrées à une plateforme électronique intuitive interrogeable et accessible à tous les membres de l'équipe d'AIPRP. En plus de faire la promotion d'un processus de bureau presque sans papier, les PON numériques permettent la mise à jour rapide et exacte d'une source unique de références sur les procédures pour l'équipe et favorisent l'amélioration des processus en vue de l'examen périodique des pratiques de bureau et du suivi du rendement du bureau et individuel.

Finalement, pendant la dernière partie de la période visée par le présent rapport, le Canada a dû répondre à une pandémie mondiale. En raison de la mise en œuvre de mesures radicales visant à lutter contre la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19) à la mi-mars 2020, le bureau de l'AIPRP de l'agence s'est vu contraint de modifier ses activités de différentes façons. Il a pu mettre à profit les procédures en matière de travail à domicile qu'il avait mises en place de concert avec son initiative de PON numériques afin que le travail des analystes d'AIPRP connaisse une transition harmonieuse vers une formule de travail entièrement à distance. Néanmoins, la capacité restreinte du réseau et la nécessité de concentrer les ressources limitées de l'agence sur la gestion des urgences et la poursuite de la prestation des services essentiels ont obligé le bureau de l'AIPRP à mettre en œuvre des changements opérationnels importants. Le bureau de l'AIPRP est resté fonctionnel pendant le reste de la période visée par le présent rapport en continuant de traiter les demandes en cours présentées avant la mise en œuvre des mesures de lutte contre la pandémie et de fournir des services consultatifs essentiels en matière de protection des renseignements personnels à des clients internes. Cependant, le bureau a cessé de confier aux directions générales de l'agence la tâche de récupérer des documents et a modifié son horaire de travail de façon à satisfaire à l'exigence consistant à optimiser la disponibilité du réseau pour les travailleurs essentiels pendant les heures normales de travail. Comme la situation liée à la pandémie continue d'évoluer, le bureau de l'AIPRP cherchera des occasions d'innover et de s'adapter afin de reprendre les activités normales – ou quasi normales – dès que possible. 

2) Traitement des demandes en vertu de la loi

Entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020, l'ACIA a reçu 51 nouvelles demandes de protection des renseignements personnels assujetties à la loi. C'est là une augmentation de 19 % depuis la période de rapport précédente. 5 demandes étaient en suspens à la fin de la période précédente, portant le nombre total de demandes à traiter à 56. Au cours de la période visée par le rapport, 50 demandes ont été fermées, ce qui en laisse 6 à reporter à l'exercice financier 2020 à 2021. Pour les demandes fermées, 19 444 pages ont été examinées, et 11 306 ont été divulguées sous le régime de la loi. Tout au long de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a maintenu une norme de service très élevée, 94 % des demandes ayant été fermées à temps.

Le tableau qui suit décrit le cycle des demandes de protection des renseignements personnels reçues à l'ACIA au cours des cinq derniers exercices :

En 2019 à 2020, le bureau de l'AIPRP a aussi reçu 24 demandes non officielles de divulgation de renseignements personnels, et il a examiné 2 679 pages à la suite de ces demandes.

Le tableau qui suit décrit le cycle des demandes non officielles de protection des renseignements personnels reçues à l'ACIA au cours des cinq derniers exercices :

Consultations

Aucune consultation n'a été reçue d'autres institutions au cours de la période de référence.

Délais de traitement et prorogation des délais

Les 50 demandes fermées en 2019 à 2020 ont été traitées dans les délais suivants :

• 30 dans un délai d'au plus 30 jours (60 %);
• 13 dans un délai de 31 à 60 jours (26 %);
• 4 dans un délai de 61 à 120 jours (8 %);
• 3 dans un délai de 121 jours ou plus (6 %).

L'ACIA surveille le rendement des réponses aux demandes en soumettant des rapports trimestriels au cadre supérieur de l'agence.

Aboutissement des demandes fermées

Voici l'aboutissement des 50 demandes fermées :

• 2 ont été entièrement divulguées (4 %);
• 31 ont été partiellement divulguées (62 %);
• 1 n'étaient associées à aucun dossier (2 %);
• 16 ont été abandonnées (32 %).

Tous les demandeurs ont reçu une copie des renseignements demandés, au lieu de les consulter sur place.

Exceptions et exclusions

L'ACIA a invoqué 46 fois des exceptions à la loi, soit :

• 1 fois pour renseignements personnels obtenus à titre confidentiel (art. 19) ;
• 2 fois pour sécurité des individus (art. 25) ;
• 30 fois pour des renseignements personnels (art. 26) ; et
• 13 fois pour des secrets professionnels d'avocat (art. 27).

L'agence n'a pas exclu de renseignements en vertu de la loi.

3) Plaintes et enquêtes

L'agence n'a reçu aucune plainte du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en 2019 à 2020. Il s'agit d'une baisse de 2 plaintes reçue à la période du rapport précédente. À l'exercice 2019 à 2020, 3 plaintes ont été complétés. De ces 3 plaintes, 1 a été abandonnée, et 2 ont été réglées et se sont avérées fondées.

4) Causes devant la cour fédérale

Aucune demande n'a été soumise à la Cour fédérale du Canada à l'exercice 2019 à 2020.

5) Autres exigences relatives aux déclarations prévues à la loi

Atteintes à la vie privée

2 atteintes à la vie privée se sont produites pendant la période de rapport, dont aucune n'était une atteinte substantielle.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

2 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont été réalisées pendant la période visée par le présent rapport.

Au cours des dernières années, l'ACIA a consacré des efforts considérables aux préparatifs en vue de l'entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur la salubrité des aliments au Canada (LSAC) et de son règlement d'application (le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada [RSAC]). La LSAC et le RSAC sont entrés en vigueur le 15 janvier 2019. L'établissement d'un régime d'octroi de licences pour l'industrie alimentaire canadienne représente une partie importante de la LSAC et du RSAC. Une EFVP concernant le RSAC a été entamée au cours de la période visée par le rapport précédent, mais elle n'a été officiellement close qu'au début de la période visée par le présent rapport. L'EFVP appuyant les initiatives de modernisation des services au titre du RSAC a été achevée, et sa réception a été confirmée par le Commissariat à la protection de la vie privée le 19 juin 2019.

En tant qu'employeur indépendant, l'ACIA prend très au sérieux ses responsabilités liées à la gestion des ressources humaines et investit régulièrement dans des mesures visant à permettre et à maintenir une gestion efficace de ses ressources humaines. Parmi ces responsabilités figure la protection des renseignements personnels de ses employés. La Direction générale des ressources humaines de l'agence met en œuvre un système et un processus visant à mieux intégrer les données relatives aux ressources humaines dans l'ensemble de l'agence. Une EFVP en appui au projet de renseignements opérationnels sur les ressources humaines a été réalisée et présentée à l'automne 2019.

Divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la loi

Aucune divulgation n'a été faite en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'exercice 2019 à 2020. L'article 8(2)(m) comprend la divulgation de renseignements personnels pour communication dans le cas où, de l'avis du responsable de l'institution, elle justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée pour laquelle l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Annexe A : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Agence canadienne d'inspection des aliments

Période d'établissement de rapport : Du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du bureau du conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et fichiers de renseignements personnels

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le tableau qui suit fait état du nombre de demandes officielles reçues pendant les deux périodes suivantes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Annexe B : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Présidente de l'Agence canadienne d'inspection des aliments délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Agence canadienne d'inspection des aliments - table de délégation

L'original a été signé par :

Siddika Mithani, Ph. D.
Présidente, Agence canadienne d'inspection des aliments

Ottawa, Canada
Le 10 mai 2019